Takuuvaraus Excel Pohja

1. Syötä jokainen toimitus tai projekti Takuuvaraus-välilehdelle omalle rivilleen. Kirjaa ainakin toimituspäivä, asiakas, myyntisummaa ja takuuaika kuukausina.
2. Täytä arvioitu kustannusprosentti ja toteutuneet takuukulut. Jos arvioit esimerkiksi 3 %:n kustannuksen 20 000 €:n myynnille, laskennallinen kustannus on 600 €.
3. Tarkista varausprosentti ja laskennallinen takuuvaraus. Kun myyntiä on 80 000 € ja varausprosentti 2,5 %, varaus on 2 000 €.
4. Avaa Yhteenveto-välilehti ja katso kokonaisuus. Siellä näet, montako riviä on mukana, paljonko varaus yhteensä on ja paljonko toteutuneita kuluja on kertynyt.
5. Pidä Oletukset-välilehdellä samat laskentaperusteet koko kauden ajan. Jos prosentti muuttuu, päivitä se kerran ja tarkista kaikki rivit uudelleen.
6. Käy Ohje-välilehti läpi ennen ensimmäistä käyttöä. Se helpottaa, jos sinä tai kollega syötätte tietoja eri aikaan kuukaudesta.

Takuuvarauksen laskenta on tyypillinen tarve rakennusliikkeessä, asennusfirmassa, huoltoyhtiössä ja pienessä Oy:ssä, jossa laskutus tulee useana eränä ja takuuaika jatkuu pitkään. Kun sinulla on esimerkiksi 12 projektia ja jokaisessa 15 000 € myyntiä, 2 %:n varaus tarkoittaa jo 3 600 €:n kokonaissummaa, joten yhden rivin virhe ei ole pieni asia.

Tätä pohjaa käyttää usein myös toimistovastaava, joka kokoaa kuukauden lopussa projektien tiedot yhteen, sekä yrittäjä, joka haluaa nähdä nopeasti, paljonko rahaa pitää jättää sivuun. Jos yhdessä kohteessa toteutuneet takuukulut ovat 900 € ja varaus vain 500 €, erotus näkyy heti ilman erillistä laskua.

Kuka hyötyy tästä eniten

Sinä hyödyt eniten, jos teet toimitus- tai urakkatyötä, jossa jälkivastuu on osa normaalia katetta. Esimerkiksi 4 asentajan yrityksessä 8 projektia kuukaudessa tarkoittaa jo 96 riviä vuodessa, ja silloin käsin tehty muistilappu ei enää riitä.

Mitä taulukosta näkee yhdellä silmäyksellä

Takuuvaraus-välilehdellä näet toimituspäivän, asiakkaan, myyntisummaa alv 0 % sekä laskennallisen takuuvastuun. Kun yhteenveto kokoaa rivit yhteen, pystyt vertaamaan varauksen määrää toteutuneisiin kuluihin ennen kuin tilinpäätös lukitaan.

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineisto säilytetään 6 vuotta tilikauden päättymistä seuraavan vuoden alusta, ja takuuvaraus on osa sitä aineistoa, jonka perusteet sinun pitää pystyä perustelemaan. Kun kirjallinen laskentatapa on sama jokaisella rivillä, varaus on helpompi osoittaa oikein myös tilinpäätöshetkellä.

Jos varausta tehdään liikaa, tulos pienenee turhaan. Jos taas 50 000 €:n projektisalkussa varaus on vain 1 % vaikka toteutunut taso on lähempänä 3 %, aliarvioit kulut 1 000 €:lla ja tulos vääristyy.

Miksi prosentti kannattaa lukita Oletukset-välilehdelle

Oletukset-välilehdelle kannattaa laittaa yksi selkeä varausprosentti, esimerkiksi 2,50 %, ja käyttää sitä koko aineistossa. Näin JOS- ja SUMMA.JOS-tyyppiset kaavat voivat hakea saman logiikan kaikille riveille ilman, että jokainen syöttäjä valitsee oman tulkintansa.

Miksi tämä on parempi kuin käsin laskettu muistio

Käsin tehty lista toimii hetken, mutta 30 projektin aineistossa virhe syntyy helposti jo yhdestä puuttuvasta rivistä. Taulukko on käytännössä parempi kuin paperimuistio, koska myynti, toteutuneet kulut ja erotus ovat samassa paikassa ja sama laskentatapa toistuu joka rivillä.

Yleisin virhe on se, että arvioitu kustannusprosentti vaihtelee riviltä toiselle ilman perustetta. Jos yhdessä kohteessa käytät 1 %:a ja toisessa 4 %:a, et enää vertaa samaa asiaa, vaan jokainen rivi kertoo eri tarinaa.

Toinen virhe on toteutuneiden takuutöiden jättäminen kirjaamatta vasta kauden lopussa. Kun 700 €:n korjauslasku unohtuu ja näkyy vasta seuraavalla kuulla, varaus näyttää liian suurelta ja päätös perustuu väärään tilanteeseen.

Virhe maksaa euroina ja ajassa

Jos 25 projektissa varaus on keskimäärin 300 € pielessä, kokonaisheitto on 7 500 €. Se on jo summa, joka näkyy tilinpäätöksessä ja vaatii jälkikäteen selvittelyä.

Miksi erotus-sarake on tärkeä

Erotus €-sarake kertoo, onko varaus yli vai ali suhteessa toteutuneisiin kuluihin. Ilman sitä sinä näet vain kaksi erillistä lukua, etkä tiedä nopeasti, pitääkö varausta kasvattaa vai purkaa.

Erotus €-sarake kertoo, onko varaus yli vai ali suhteessa toteutuneisiin kuluihin. Edustuskulujen vähennyskelpoisuuden tarkistus hoituu omalla Excel-pohjalla, kun menot pitää erotella nopeasti kirjauksen ja verokäsittelyn kannalta.

Paras tapa pitää taulukko käytössä on sitoa se samaan rytmiin kuin laskutus tai kuukauden päätös. Kun täytät Takuuvaraus-välilehden aina esimerkiksi kuun 2. päivänä, sinulla on yksi vakiohetki, eikä aineisto kasaannu lopulta yhdeksi iltapäiväksi.

Jos projekteja kertyy paljon, kopioi edellisen kuukauden välilehti pohjaksi ja päivitä vain muuttuneet rivit. Kun rivejä on esimerkiksi 40 ja muutos koskee vain 6 kohdetta, säästät helposti 20–30 minuuttia joka kierroksella.

Mitkä oikotiet pitävät taulukon siistinä

• Käytä tietojen kelpoisuustarkistusta, jotta sama asiakas tai status valitaan aina samasta listasta.
• Hyödynnä ehdollista muotoilua, joka korostaa negatiivisen erotuksen punaisella.
• Pidä Oletukset-välilehdellä vain yksi varausprosentti, jotta kaavat pysyvät yksinkertaisina.
• Jos rivimäärä kasvaa yli 100:n, harkitse siirtymistä taloushallinto-ohjelmaan tai projektijärjestelmään.

Kun taulukko kasvaa liian suureksi, ylläpito alkaa hidastaa enemmän kuin hyödyttää. Silloin Excel toimii vielä raportointiin, mutta varsinainen kirjaus kannattaa siirtää järjestelmään, joka käsittelee myös laskutuksen ja kirjanpidon yhdellä rungolla.

Kun taulukko kasvaa liian suureksi, jaksotettujen menojen täsmäytys tarjoaa rinnalle toisen tavan hallita täsmäytystä Excelissä silloin, kun kirjaus tarvitsee selkeää jaksotusta ja vertailua.