Kirjanpidon tositelista Excel Pohja

1. Avaa välilehti Tositteet ja lisää jokaiselle tapahtumalle yksi rivi. Syötä vähintään tositenro, päivämäärä, tyyppi, selite, kumppani ja summa.
2. Tarkista, että ALV-kanta ja tiliöinti vastaavat tositetta. Jos myynti on esimerkiksi 2 500,00 € ja ALV 25,5 %, ALV on 637,50 € ja brutto 3 137,50 €.
3. Käytä Yhteenveto-välilehteä kuukauden lukujen tarkistamiseen. Jos kuukaudessa on 48 tositetta ja 3 puuttuu, huomaat ne heti.
4. Merkitse tila esimerkiksi avoin, maksettu tai tarkistettava. Näin et sekoita vielä käsittelemättömiä rivejä valmiisiin.
5. Täydennä Huomio-kenttään poikkeukset, kuten puuttuva kuitti, sekamaksu tai laskun oikaisu.
6. Tee kuukausittain tarkistus ennen ilmoitusta: täsmääkö tositelistassa oleva ALV, tiliöinti ja maksupäivä tiliotteeseen.
7. Kun kuukausi on valmis, kopioi rakenne seuraavalle kaudelle ja jatka samalla mallilla. Näin sinulle syntyy pysyvä rutiini.

Tätä pohjaa käyttää yleensä toiminimiyrittäjä, pienen Oy:n hoitaja tai tilitoimiston kanssa työskentelevä vastuuhenkilö, kun tositteet pitää saada ehjään muotoon ennen kuukausitarkistusta tai tilinpäätös-vaihetta. Kun rivejä on 30–80 kuukaudessa, käsin selaaminen alkaa syödä aikaa, mutta yhtenäinen lista pitää kaikki tiedot yhdessä paikassa.

Kuva 1 näyttää välilehden Tositteet. Siinä on sarakkeet tositenumerolle, päivämäärälle, kuukaudelle, tyypille, selitteelle, kumppanille, Y-tunnukselle, tiliöinnille, ALV-kannalle, verottomalle eurolle, ALV:lle, bruttosummalle, maksutavalle, maksupäivälle, hyväksyjälle, tilalle ja huomiolle.

Kun rivejä tulee paljon

Jos sinulla on esimerkiksi 4 työntekijän putkiliike ja kuukaudessa 60 ostotositetta sekä 25 myyntiriviä, tositelistasta tulee käytännössä pakollinen. Ilman sitä yhden laskun löytäminen voi viedä 10 minuuttia, mutta selkeässä taulukossa löydät sen yleensä alle minuutissa.

Koonti ilman käsinlaskua

Kuva 2 näyttää Yhteenveto-välilehden, jossa voit laskea rivejä ja euroja esimerkiksi SUMMA- ja LASKE.JOS-logiikalla. Kun kuukauden veroton myynti on 12 000,00 € ja ALV 25,5 %, veroa kertyy 3 060,00 €, ja luvut on helppo tarkistaa ennen OmaVeroon vientiä.

Kirjanpitolain näkökulmasta tärkeintä on, että tositteet löytyvät, niitä voi lukea myöhemmin ja tieto on riittävän yksiselitteinen. Kirjanpito-aineiston säilytysaika on 6 vuotta, joten myös Excelissä oleva lista kannattaa pitää sellaisena, että siitä näkee jälkikäteen kuka osti, mitä osti ja milloin maksettiin.

ALV-merkinnöissä käytät Suomessa yleistä 25,5 %:n kantaa tai alennettuja 14 % ja 10 % -kantoja sen mukaan, mihin tavaraan tai palveluun tositemerkintä liittyy. Jos myynti on 1 000,00 € ilman veroa ja kanta 25,5 %, ALV on 255,00 € ja brutto 1 255,00 €; tämä on juuri se lasku, jonka haluat nähdä listassa oikein jo syöttövaiheessa.

Vero ja maksukausi

Jos kirjaat aineistoa Verohallintoon varten, kuukausittainen, neljännesvuosittainen tai vuosittainen ilmoitusrytmi kannattaa pitää yhdellä taulukolla, ei muistin varassa. OmaVeroon vietävä tieto on helpompi tarkistaa, kun Tositteet-välilehdellä on valmiiksi päiväys, ALV-kanta ja brutto.

Tiliöinti ja jäljitettävyys

Tiliöintisarakkeen käytännön arvo on siinä, että näet nopeasti esimerkiksi 3000 Myyntisaamiset, 4400 Toimistokulut tai muun tilin, johon tapahtuma kuuluu. Kun rivejä on 100 ja yhden väärän tiliöinnin korjaaminen vie 5 minuuttia, kymmenen virhettä tarkoittaa jo lähes tunnin ylimääräistä työtä.

Yleisin virhe on se, että sinä kirjaat summan, mutta unohdat päivämäärän, Y-tunnuksen tai ALV-kannan. Silloin lista näyttää täyttyneeltä, mutta siitä ei oikeasti saa tilinpäätöstä tai veroilmoitusta varten luotettavaa aineistoa.

Kuva 3 näyttää Ohjeet-välilehden. Siinä on tarkoitus ohjata sinua syöttämään tiedot samalla tavalla joka kerta, jotta rivit eivät vaihtele tekijän mukaan.

Virhe maksaa aikaa ja rahaa

Jos 40 tositteesta 5 pitää etsiä uudelleen, ja yhden etsimiseen menee 8 minuuttia, häviät jo yli puoli tuntia kuukaudessa. Jos taas ALV 25,5 % kirjautuu väärälle riville, korjaat summan yleensä sekä tositteelle että ilmoitukselle, mikä lisää riskin tehdä uusi virhe.

Puuttuva kuitti on oikea ongelma

Kun kuitti puuttuu, kyse ei ole vain siististä listasta vaan siitä, että meno voidaan jättää vähennyksettä. Siksi Huomio-kenttä on tärkeä: siihen kirjoitat heti, miksi rivi vaatii tarkistuksen, eikä asia huku myöhemmin sähköposteihin.

Kun merkintä pitää oikaista myöhemmin, ennakkoveron jaksotus on oma vaiheensa, ja siihen sopii jaksotuksen pohja.

Pysyvän rutiinin saat helpoimmin sitomalla listan kuukauden päätökseen, palkanmaksuun tai ALV-ilmoituksen aikaan. Kun sama tarkistus tehdään joka kuun viimeinen arkipäivä, taulukko ei jää irralliseksi tiedostoksi vaan osaksi oikeaa työtä.

Käytännön tapa on kopioida edellisen kuukauden välilehti, täyttää uudet rivit ja tarkistaa poikkeamat ennen kuin alat tehdä ilmoitusta. Jos sinulla on 72 riviä kuukaudessa ja 6 niistä on epäselviä, käytät epäselvyyksien ratkaisuun aikaa paljon vähemmän kuin silloin, kun aloitat tyhjästä.

Pidä rakenne samana

• Käytä aina samaa tositenumerointia, esimerkiksi T-2026-001 alkaen.
• Syötä summat heti verottomana, ALV:nä ja bruttona, jotta lasku ei jää tulkinnan varaan.
• Merkitse tila heti, kun rivi on tarkistettu tai maksettu.
• Käytä tietojen kelpoisuustarkistusta, jotta tyyppi ja ALV-kanta eivät vaihdu kirjoitusvirheen vuoksi.

Milloin taulukko ei enää riitä

Jos rivejä alkaa tulla satoja kuukaudessa tai tarvitset automaattisen siirron kirjanpito-ohjelmaan, Excel on jo välivaihe. Silloin kannattaa siirtyä taloushallinto-ohjelmaan, mutta siihen asti hyvä pohja on nopein tapa pitää kirjanpito kasassa ilman turhaa manuaalityötä.

Silloin kannattaa siirtyä taloushallinto-ohjelmaan, mutta sitä ennen edustuskulujen vähennyskelpoisuuden tarkistus auttaa erottamaan, mitkä menot voi vielä pitää kirjanpidossa selkeinä Excel-riveinä.