Arvonlisäveron marginaaliverotus Excel Pohja

1. Avaa Tapahtumat-välilehti ja täytä jokaiselle ostolle oma rivi. Merkitse vähintään päivämäärä, ostohinta, myyntihinta ja tuoteryhmä.
2. Syötä verokanta ja mahdolliset kulut, jos pohjassa niitä seurataan. Näin näet, paljonko marginaalia syntyy euromääräisesti.
3. Tarkista Yhteenveto-välilehti. Siellä näet koonnin, jossa SUMMA, KESKIARVO ja muut laskennat kokoavat kuukausituloksen.
4. Vertaile ostohintaa ja myyntihintaa ennen kuin teet ALV-ilmoituksen OmaVerossa. Jos myyt 10 kappaletta ja jokaisen marginaali on 80 €, kokonaismarginaali on 800 €.
5. Käy Ohjeet-välilehti läpi, jos et ole varma, mitä riville kuuluu ja mitä ei pidä kirjata.
6. Päivitä taulukko aina, kun uusi kauppa syntyy. Kun kirjaat tapahtumat heti, et joudu kaivamaan kuitteja ja hintoja jälkikäteen.

Tämä pohja on sinulle, jos myyt käytettyjä tavaroita, taidetta, keräilyesineitä tai muita tavaroita, joissa arvonlisäveron marginaaliverotus soveltuu koko myyntihinnan sijasta vain katteeseen. Käytännössä tämä on tyypillinen tilanne kirppismyynnissä, käytetyn tavaran liikkeessä tai pienessä verkkokaupassa, jossa tavara ostetaan yksityishenkilöltä ja myydään eteenpäin.

Esimerkiksi jos ostat tavaran 200 eurolla ja myyt sen 320 eurolla, marginaali on 120 €. Jos myyt tällaisia 40 kappaletta kuukaudessa ja keskimarginaali on 75 €, kuukausimarginaali on 3 000 €. Ilman kunnollista taulukkoa nämä luvut menevät helposti sekaisin, varsinkin kun yksittäisiä ostoja tulee eri päivinä ja eri myyjiltä.

Miksi tämä on käytännössä parempi kuin tavallinen myyntilista

Normaali laskupohja ei riitä, jos sinun pitää erotella marginaali ja veroton ostohinta oikein. Tässä on järkevintä kirjata jokainen tapahtuma omalle rivilleen, koska silloin sinä näet heti, mikä tavara tuotti 20 €, mikä 150 € ja mikä meni miinukselle. Jos marginaali on pieni, esimerkiksi 30 € per tuote, virhe yhdessä rivissä voi vääristää koko kuukauden tulosta merkittävästi.

Kuva 1 näyttää Tapahtumat-välilehden, jossa on syöttösarakkeet ostolle, myynnille ja laskennalle. Se on oikea työpöytäsi, jos sinulla on paljon rivejä ja haluat pitää tiedot järjestyksessä ilman erillistä muistivihkoa.

Kenelle tästä on eniten hyötyä

Toiminimiyrittäjä hyötyy tästä silloin, kun marginaaliverotettavia tuotteita liikkuu useita kuukaudessa. Myös pienen Oy:n kirjanpitäjä saa tästä nopeasti luvut tilikauden päätteeksi, eikä jokainen kauppa jää yksittäisen sähköpostin tai kuitin varaan. Jos sinulla on 100 ostoa vuodessa ja myyntiä 100 kappaletta, käsin tehty Excel on usein nopeampi kuin hajanaiset merkinnät eri paikkoihin.

Verohallinto edellyttää, että sinä pystyt näyttämään, miten marginaali on laskettu ja mihin tapahtumiin se perustuu. Marginaaliverotuksessa et siis kirjaa veroa koko myyntihinnasta, vaan lasket sen ostohinnan ja myyntihinnan erotuksesta sen mukaan, kuuluuko tavara marginaaliverotuksen piiriin.

Suomessa ALV:n yleinen kanta on 25,5 %, mutta marginaaliverotuksessa veron logiikka poikkeaa tavallisesta myynnistä. Jos myyntihinta on 480 € ja ostohinta 300 €, marginaali on 180 €. Jos vastaavia kauppoja kertyy 15 kappaletta kuukaudessa, kokonaismarginaali on 2 700 €, ja silloin sinun pitää pystyä osoittamaan rivikohtaiset tiedot selkeästi.

Kirjausketju pitää olla ehjä

Sinun kannattaa säilyttää ostotosite, myyntitieto ja laskentakaava samassa ketjussa, koska kirjanpitolaki edellyttää, että kirjanpitoaineisto säilyy 6 vuotta. Tämä pohja tukee juuri sitä ajatusta: kun rivi on kerran kirjattu, myöhemmin ei tarvitse arvailla, mikä tavara ostettiin 140 eurolla ja myytiin 210 eurolla.

Jos käytät pohjaa kuukausittain ja viet sinne 50 riviä kuussa, vuoden aikana rivejä kertyy 600. Silloin yksi selkeä SUMMA-koonti ja valmiit sarakkeet ovat käytännössä pakollisia, jos haluat tehdä OmaVero-ilmoituksen ilman turhaa käsityötä.

Marginaaliverotus kannattaa erottaa tavallisesta myynnistä

Teknisesti tämä on parempi pitää omana taulukkonaan kuin sekoittaa siihen tavallista laskutusta. Jos samassa yrityksessä on 300 €:n tavallista palvelumyyntiä ja 120 €:n marginaalikauppoja, sekaisin mennyt data johtaa helposti väärään verokäsittelyyn. Tämä pohja antaa sinulle yhden, yhtenäisen rakenteen, jossa marginaalikaupat pysyvät omissa riveissään.

Yleisin virhe on se, että sinä lasket veron koko myyntihinnasta, vaikka kyse olisi marginaaliverotuksesta. Jos myyt tavaran 250 eurolla ja ostit sen 180 eurolla, veron peruste on 70 €, ei 250 €. Kun tällainen virhe toistuu 20 rivillä, erotus alkaa näkyä jo selvästi koko kuukauden summassa.

Toinen tyypillinen ongelma on ostohinnan puutteellinen kirjaus. Jos ostohinta puuttuu viideltä riviltä, et enää tiedä, mikä marginaali on todellinen. Jos keskimarginaali olisi 60 € ja merkintä puuttuu 5 kaupalta, sinulta katoaa helposti 300 € vertailukelpoinen tieto.

Virhe maksaa aikaa ja rahaa

Kun rivejä on paljon, käsin laskettu yhteenveto vie helposti 1–2 tuntia kuukaudessa ylimääräistä aikaa. Jos teet 80 kauppaa kuukaudessa ja jokainen vaatii erillisen tarkistuksen, yhden virheen korjaaminen voi viedä enemmän aikaa kuin itse myynti. Siksi on järkevää käyttää taulukkoa, jossa kaavat hoitavat laskennan samalla tavalla joka kerta.

Kolmas virhe on se, että omaa myyntiä ei erotella muusta liiketoiminnasta. Jos sinulla on 12 000 € muuta liikevaihtoa ja marginaalikauppaa 4 000 €, väärä kirjaus voi sotkea kokonaiskuvan niin, että et enää näe, paljonko varastoon sitoutui rahaa. Kuva 2 näyttää Yhteenveto-välilehden, jossa tällaiset luvut kannattaa pitää yhdessä näkymässä.

Pienet summat kannattaa silti kirjata heti

Moni ajattelee, että 20 € tai 35 € kauppa ei ole tärkeä. Käytännössä juuri nämä rivit unohtuvat ensin, ja vuoden lopussa puuttuu kymmeniä rivejä. Kun kirjaat myynnin heti, taulukko pysyy ehjänä ja tilanne näkyy oikein ilman jälkikäteen tehtyä arvausta.

Pienet rivit pysyvät tallessa, kun ne viedään heti tositelistaan, jolloin kuukauden lopun puuttuvat myynnit löytyvät ilman jälkikäteen tehtyä arvausta.

Tämä pohja toimii parhaiten, kun sinä yhdistät sen samaan rytmiin kuin muu myynti tai kirjanpito. Jos teet myyntejä päivittäin, vie tapahtumat taulukkoon joka ilta. Jos myyntiä tulee harvemmin, kerran viikossa tehtävä päivitys riittää, kunhan et jätä koko kuukautta yhteen kertaan.

Jos sinulla on 30 uutta ostoa kuukaudessa, niiden kirjaaminen viidessä erässä tarkoittaa vain kuutta riviä kerrallaan. Se on paljon helpompi hoitaa kuin 30 irrallista kuittia viimeisenä päivänä ennen ilmoitusta. Kun yhdistät tämän rutiinin OmaVero-päivään tai tilinpäätöksen valmisteluun, taulukosta tulee osa työtä eikä erillinen projekti.

Kolme käytännön tapaa pitää pohja elossa

• Kopioi edellisen kuukauden välilehti ja tyhjennä vain syöttörivit, jotta rakenne pysyy samana.
• Käytä tietojen kelpoisuustarkistusta, jos tuotteita on paljon ja haluat estää väärät tuoteryhmät.
• Hyödynnä ehdollista muotoilua, joka korostaa negatiivisen marginaalin tai puuttuvan ostohinnan.

Milloin Excelistä kannattaa siirtyä järjestelmään

Jos rivejä kertyy yli 500 vuodessa, käsin ylläpidetty Excel alkaa usein hidastaa enemmän kuin auttaa. Silloin kannattaa harkita varsinaista taloushallinto-ohjelmaa tai varastonhallintaa, jossa ostot, myynnit ja marginaalit tulevat samasta tietokannasta. Alle sen rajan tämä pohja on yleensä nopein ja selkein tapa pitää marginaaliverotus hallussa.

Alle sen rajan tämä pohja on yleensä nopein ja selkein tapa pitää marginaaliverotus hallussa, ja saman kirjaustavan voi hyödyntää myös takuuvarauksen laskennassa.