Lomarahan jaksotus Excel Pohja

1. Avaa välilehti Lomarahatiedot ja lisää työntekijän nimi, tunniste, toimipiste ja TES. Näin saat jokaiselle riville oman perustan.
2. Syötä lomakauden alku ja loppu PP.KK.VVVV-muodossa sekä lomarahaprosentti. Usein prosentti on TES:n mukainen, joten tarkista se omasta sopimuksestasi.
3. Kirjaa lomarahaperuste euroina ja anna Excelin laskea kertynyt lomaraha. Jos peruste on 2 400,00 € ja prosentti 50 %, kertynyt lomaraha on 1 200,00 €.
4. Päätä jaksotuskuukausi ja merkitse maksettu päivä. Näin näet heti, mikä osa kuuluu millekin kuukaudelle ja mikä on vielä avoinna.
5. Tarkista välilehti Yhteenveto, jossa tiedot kasaantuvat kuukausitasolle. Käytä sitä ennen palkanmaksua ja ennen kuin viet luvut kirjanpitoon.
6. Lue välilehti Ohjeet, jos haluat yhdenmukaisen tavan täyttää taulukko joka kerta. Sama järjestys vähentää virheitä, kun henkilöstöä on useampi.
7. Arkistoi tiedosto kuukauden lopussa osaksi palkka-aineistoa. Kun rivit ovat ajan tasalla, sinä löydät myöhemmin helposti sen, mitä maksettiin ja milloin.

Lomarahan jaksotus on käytännössä tapa jakaa lomaraha oikealle kuukaudelle sen sijaan, että koko summa näkyisi yhdessä kohdassa. Tämä on hyödyllistä sinulle, jos haluat seurata palkkakuluja tasaisesti ja pitää tuloslaskelma-luvun vertailukelpoisena kuukaudesta toiseen.

Pohja sopii esimerkiksi pienelle Oy:lle, jossa on 4 työntekijää ja jokaisella eri lomakausi. Jos yhden työntekijän lomarahaperuste on 2 800,00 € ja TES:n mukainen lomaraha 50 %, jaksotettava summa on 1 400,00 €; jos jaat sen 7 kuukaudelle, kuukausikohtainen osuus on 200,00 €.

Kenelle tämä on käytännössä hyödyllinen

Sinä hyödyt tästä erityisesti, jos hoidat palkanlaskennan itse tai seuraat palkkoja Excelissä ennen varsinaista palkkaohjelmaa. Toiminimiyrittäjälle tästä on apua silloin, kun palkansaajia on vain muutama ja lomaraha pitää tarkistaa käsin.

Miksi kuukausiseuranta kannattaa

Jos maksettu lomaraha kirjataan vasta jälkikäteen, kuukausikulu voi heilahdella turhaan. Kun seuraat 12 kuukauden aikana esimerkiksi 6 työntekijän lomarahoja, 900,00 €:n virhe yhdessä kuussa tarkoittaa helposti 10 800,00 €:n vääristymää vuositasolla, vaikka todellinen rahavirta ei olisi muuttunut.

Lomaraha ei tule suoraan laista samalla prosentilla kaikille, vaan käytännön määräytyy yleensä työehtosopimuksen mukaan. Siksi sinun pitää tarkistaa oma TES ja soveltaa sen mukaista prosenttia, usein noin 50 % lomapalkasta tai lomapalkan osasta.

Jos työntekijän lomapalkka on 2 000,00 € ja lomarahaprosentti on 50 %, lomaraha on 1 000,00 €. Jos prosentti on 40 %, summa on 800,00 €; ero on 200,00 € yhtä työntekijää kohti, joten väärä prosentti näkyy heti euroissa.

Milloin jaksotus on järkevintä tehdä

Sinun kannattaa tehdä jaksotus samaan rytmiin kuin palkkakausi tai kuukausittainen sulku. Kun palkkoja maksetaan 12 kertaa vuodessa, kuukausijaksotus on useimmille pienyrityksille selkein tapa pitää tilinpäätös ja kuukausiseuranta linjassa.

Mitä pitää kirjata mukaan

Merkitse vähintään työntekijä, peruste, prosentti, jaksotuskuukausi, maksettu päivä ja huomio. Näillä tiedoilla sinä pystyt myöhemmin osoittamaan, miksi 1 200,00 € meni tietylle kuukaudelle eikä koko summaa kirjattu kerralla.

Tyypillisin virhe on kirjata koko lomaraha väärälle kuukaudelle. Jos 1 500,00 € siirtyy yhdelle kuukaudelle vaikka sen pitäisi jakautua useammalle, sinun kuukausikate näyttää liian heikolta ja seuraava kuukausi liian hyvältä.

Toinen virhe on käyttää väärää prosenttia. Jos TES:n mukainen lomaraha on 50 % mutta sinä syötät 40 %, yhden 3 000,00 €:n perusteen kohdalla ero on 300,00 €; viiden työntekijän aineistossa virhe kasvaa jo 1 500,00 €:oon.

Mitä virhe maksaa käytännössä

Virhe ei ole vain laskentaongelma, vaan myös aikaa vievä korjaus. Kun joudut korjaamaan 20 rivin taulukon jälkeenpäin, sinulta voi mennä helposti 1-2 tuntia pelkkään tarkistamiseen, ja samalla riski kasvaa, että joku maksetaan kahteen kertaan tai jää kokonaan pois.

Miksi päivämäärä kannattaa pitää mukana

Ilman maksettu pvm-saraketta et näe, onko lomaraha jo hoidettu vai vasta odottamassa. Jos palkkapäivä on 15. päivä ja maksat 10 työntekijälle lomarahaa, yksi puuttuva päivämäärä voi jättää 1 000,00 €–2 000,00 € avoimeksi ilman että huomaat sitä heti.

Paras tapa käyttää tätä pohjaa on sitoa se samaan hetkeen joka kuukausi. Useimmille suomalaisille pienyrityksille järkevin ajankohta on palkanmaksun tai kuukausisulun yhteydessä, ei silloin kun asia sattuu muistumaan mieleen.

Jos sinulla on 8 työntekijää ja täytät taulukon kerran kuukaudessa, työ vie usein 10-15 minuuttia. Jos taas et tee sitä säännöllisesti, sama selvitys voi venyä 45 minuuttiin, koska joudut etsimään edelliset jaksot ja maksetut osuudet uudelleen.

Käytännön rutiinit, joilla taulukko elää mukana

• Kopioi edellisen kuukauden rivit ja päivitä vain muuttuneet päivät ja summat.
• Käytä tietojen kelpoisuustarkistusta, jotta prosentti ei lipsahda vääräksi luvuksi.
• Lisää ehdollinen muotoilu, joka korostaa puuttuvan maksetun päivän tai tyhjän perusteen.
• Päivitä taulukko aina ennen palkka-ajoa, ei sen jälkeen.

Milloin Excelistä kannattaa siirtyä eteenpäin

Jos rivejä kertyy jatkuvasti enemmän kuin 50 tai palkkoihin liittyy useita TES-sääntöjä, erillinen Excel alkaa hidastaa. Silloin taloushallinto-ohjelma tai palkkaohjelma on yleensä parempi, koska se hoitaa jaksotuksen, maksut ja ilmoitukset yhden järjestelmän sisällä.