Sairauspoissaolo Excel Pohja - Ilmainen

1. Siirry Ohjeet-välilehdelle ja tarkista työntekijärekisterin tunnukset, nimet, osastot ja kaupungit.
2. Avaa Poissaolot-välilehti. Täytä keltaiset syöttösolut: työntekijätunnus, alkupäivä, loppupäivä, tyyppi, todistus, palkallisuus, syyluokka, ilmoitus ja mahdollinen huomautus.
3. Valitse työntekijätunnus listasta, esimerkiksi T001. Nimi, osasto ja kaupunki tulevat rekisteristä automaattisesti.
4. Syötä päivämäärät muodossa PP.KK.VVVV. Esimerkiksi 05.01.2026–07.01.2026 tuottaa kolme kalenteripäivää ja Excelin työpäivälaskennan mukaiset työpäivät.
5. Tarkista Jakson tarkistus -sarake. Se näyttää arvon OK, Pitkä poissaolo tai Virheellinen päivämäärä.
6. Siirry Yhteenveto-välilehdelle tarkistamaan jaksot, päivät, työntekijäkohtaiset määrät, syyluokat ja kuukausijakauma.
7. Säilytä tiedosto rajatulla käyttöoikeudella ja poista diagnoosit tai muut arkaluonteiset terveystiedot. Käytä vain organisaation tietosuojakäytännön sallimaa yleistä luokkaa.

Työntekijän sairauspoissaolo kirjataan Poissaolot-välilehdelle yhtenä jaksona. Rakennusliikkeen toimistovastaava voi kirjata esimerkiksi neljän työntekijän poissaolot heti aamulla, kun työntekijät ovat ilmoittaneet poissaolosta esihenkilölle. Myös toiminimiyrittäjä voi käyttää samaa rakennetta, jos työntekijöitä on vain muutama.

Ensimmäinen välilehti näyttää koko kirjausketjun

Kuva 1 näyttää Poissaolot-välilehden rakenteen. Sarakkeissa ovat muun muassa Työntekijätunnus, Poissaolon alkupäivä, Poissaolon loppupäivä, Kalenteripäivät, Työpäivät, Poissaolon tyyppi ja Ilmoitettu esihenkilölle. Keltaisiin soluihin syötetään tiedot, kun taas nimi, osasto, kaupunki ja päivälaskenta muodostuvat automaattisesti.

Jos poissaolo alkaa 05.01.2026 ja päättyy 07.01.2026, kalenteripäiviä kertyy 3. Jos jakso on maanantaista perjantaihin, työpäiviä kertyy viisi; viikonlopun sisältävässä jaksossa työpäivien määrä on pienempi.

Yhteenveto sopii kuukausittaiseen tarkistukseen

Kuva 2 näyttää Yhteenveto-välilehden, jossa näkyvät poissaolojaksot yhteensä, kalenteri- ja työpäivät, keskimääräinen jakson pituus sekä yhden päivän poissaolojen osuus. Lisäksi näkymässä on työntekijäkohtainen ja syyluokittainen erittely.

Kuukauden lopussa esihenkilö voi verrata esimerkiksi 12 poissaolojaksoa ja 28 työpäivää aiempaan seurantaan. Työkirja ei arvioi työkykyä eikä korvaa työterveyden tai palkanlaskennan järjestelmää.

Sairauspoissaolon seuranta liittyy työsopimuslakiin, työaikalakiin, vuosilomalakiin ja sovellettavaan työehtosopimukseen (TES). Työntekijän on yleensä ilmoitettava poissaolosta työpaikan ohjeen mukaan, ja työnantaja voi TES:n tai työpaikan käytännön perusteella edellyttää selvitystä tai lääkärintodistusta. Pohjassa tämä näkyy kenttinä Todistus vaaditaan ja Ilmoitettu esihenkilölle.

Kirjaa vain tarpeellinen tieto

Ohjeet-välilehti määrää, että syy kirjataan yleisellä luokkatasolla, kuten Flunssa, Migreeni, Infektio tai Tapaturma. Diagnoosia ei pidä tallentaa tähän tiedostoon. Terveystieto on erityisen suojattavaa henkilötietoa, joten käyttöoikeudet, säilytysaika ja poistaminen pitää järjestää työpaikan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Kuva 3 näyttää Ohjeet-välilehden, jossa ovat sallitut arvot ja työntekijärekisteri. Rekisterissä on työntekijätunnus, nimi, osasto ja kaupunki. Jos tunnus ei vastaa rekisteriä, nimi ei täyty normaalisti ja rivi pitää tarkistaa.

Palkka ja poissaolo eivät ole sama laskelma

Palkallisuus riippuu lain, TES:n, työsopimuksen ja työnantajan käytännön kokonaisuudesta. Esimerkiksi kolmen kalenteripäivän poissaolo ei automaattisesti tarkoita samaa palkkakäsittelyä kaikissa tilanteissa. Valitse Palkallinen-kenttään työpaikalla vahvistettu tieto ja käsittele varsinainen palkka palkanlaskennassa.

Työkirja laskee työpäivät NETWORKDAYS-toiminnolla, mutta se ei huomioi työvuorokohtaisia poikkeamia, arkipyhiä tai työehtosopimuksen palkkasääntöjä. Siksi yhteenveto soveltuu seurantaan, ei palkkalaskelman perusteeksi.

Yleisin käytännön virhe on loppupäivän jättäminen tyhjäksi tai syöttäminen alkupäivää aikaisemmaksi. Pohjan Jakson tarkistus näyttää tällöin Virheellinen päivämäärä -tekstin, mutta työntekijäkohtainen seuranta ei ole käyttökelpoinen ennen korjausta.

Yksi jakso kirjataan vahingossa moneen kertaan

Jos 05.01.2026–07.01.2026 kirjataan kolmelle riville, yhteenveto näyttää kolme jaksoa ja yhdeksän kalenteripäivää, vaikka oikea määrä on yksi jakso ja kolme päivää. Tämä vääristää myös työntekijäkohtaisia kaavioita ja kuukausilukuja.

Toinen virhe on väärä työntekijätunnus. Jos T001 kirjoitetaan muodossa T-001, nimi, osasto ja kaupunki eivät löydy rekisteristä. Käytä valintalistaa, älä kirjoita tunnusta käsin, jos se on listalla valittavissa.

Yli 30 päivän jakso vaatii ihmisen tarkistuksen

Pohja merkitsee yli 30 kalenteripäivän poissaolon Pitkä poissaolo -tekstillä. Se ei ole lääketieteellinen arvio eikä automaattinen lakiraja, vaan työkirjaan rakennettu tarkistusmerkintä. Esimerkiksi 01.03.2026–31.03.2026 on 31 kalenteripäivää ja nousee tarkistettavaksi.

Myös syyluokan käyttäminen diagnoosikenttänä on tietosuojariski. Jos huomautukseen kirjoitetaan sairauden yksityiskohtia, tiedosto sisältää enemmän terveystietoa kuin seurantaan tarvitaan.

Paras käyttörytmi on lyhyt tarkistus jokaisen ilmoituksen jälkeen ja koonti kerran kuukaudessa. Kun työntekijä ilmoittaa poissaolon, syötä samaan aikaan tunnus, päivät, tyyppi ja ilmoitustieto. Näin tammikuun lopussa ei tarvitse muistella 12 eri ilmoitusta jälkikäteen.

Pidä syöttö ja tarkistus erillään

Kirjaaja käyttää Poissaolot-välilehteä, esihenkilö tarkistaa Jakson tarkistus -sarakkeen ja vastuuhenkilö avaa Yhteenveto-välilehden kuukausittain. Jos kuukaudessa on esimerkiksi 18 jaksoa ja 42 työpäivää, luvut voidaan kirjata henkilöstöpalaverin käsittelymuistioon ilman yksittäisten työntekijöiden terveystietojen levittämistä.

• Käytä aina valintalistoja ja pidä työntekijärekisteri ajan tasalla.
• Tarkista punaisella korostetut pitkät jaksot ja päivämäärävirheet heti.
• Varmista ennen jakamista, että tiedostoon pääsevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tiedot työtehtävässään.
• Tallenna kuukausittainen versio vain, jos säilyttäminen on organisaation käytännön mukaan tarpeellista.

Milloin Excel ei enää riitä

Kun käyttäjiä on useita, poissaoloja kirjataan päivittäin tai tarvitset työvuorot, palkat, työterveyden ja käyttöoikeudet samaan kokonaisuuteen, siirry henkilöstö- tai palkkajärjestelmään. Tämä pohja valmistellaan 1 000 riville, mutta suuri rivimäärä ei yksin tee siitä henkilöstöjärjestelmää.