Kilometrikorvaus Excel Pohja - Ilmainen

1. Vaihe 1 — Avaa Asetukset-välilehti (kuva 2) ja täytä yrityksen nimi, Y-tunnus ja tilikausi.
2. Vaihe 2 — Tarkista ajoneuvotyypit Henkilöauto, Moottoripyörä ja Muu ajoneuvo sekä niiden perus- ja lisähenkilökorvaukset. Päivitä arvot Verohallinnon voimassa olevan päätöksen perusteella.
3. Vaihe 3 — Siirry Ajoilmoitukset-välilehdelle (kuva 1) ja kirjoita jokainen työajo omalle rivilleen.
4. Vaihe 4 — Täytä keltaisiin soluihin päivä, työntekijä, kustannuspaikka, lähtöpaikka, kohde, ajoneuvotyyppi, kilometrit, lisähenkilöt, päiväraha ja huomautus.
5. Vaihe 5 — Älä muokkaa laskennallisia sarakkeita I–K, M ja N. Ne hakevat hinnat ja laskevat korvaukset automaattisesti.
6. Vaihe 6 — Tarkista Hyväksyntä-sarake ja käsittele Tarkistettava-rivit ennen palkanmaksua tai kulukorvausten hyväksyntää.
7. Vaihe 7 — Seuraa Yhteenveto-välilehdeltä (kuva 3) kuukausi- ja työntekijäkohtaisia lukuja. Ohje-välilehti (kuva 4) sisältää lyhyet käyttöohjeet.

Kilometrikorvauslaskuria käyttää käytännössä se henkilö, joka joutuu yhdistämään työajojen tositteet, palkanmaksun ja kustannuspaikat. Toiminimiyrittäjä voi kirjata omat asiakaskäyntinsä heti ajon jälkeen, kun taas pienen osakeyhtiön (Oy) kirjanpitäjä tarkistaa työntekijöiden rivit ennen palkka-aineiston käsittelyä.

Kirvesmiehen viikoittaiset työmaakäynnit

Kirvesmiehellä voi olla neljä työntekijää ja 20–30 ajoilmoitusta kuukaudessa. Kun esimerkiksi 4 työntekijää kirjaavat viisi ajoa viikossa, kuukauden käsiteltäväksi kertyy noin 80 riviä. Ajoilmoitukset-välilehden (kuva 1) sarakkeet työntekijä, kustannuspaikka, lähtöpaikka ja kohde tekevät ajojen kohdistamisesta näkyvää.

Rakennusliikkeen toimistovastaava tarvitsee tätä erityisesti palkanmaksun yhteydessä. Jos 28 kilometrin henkilöautoajo käyttää pohjan näytearvoa 0,59 €/km ja mukana on yksi lisähenkilö, jonka arvo on 0,04 €/km, laskelma on 28 × (0,59 + 1 × 0,04) = 17,64 €. Mahdollinen 16,00 € päiväraha nostaa rivin kokonaismääräksi 33,64 €.

Yhdistyksen ja yrityksen kuukausirutiini

Yhdistyksen rahastonhoitaja voi käyttää samaa rakennetta talkoo- ja kokousmatkojen koontiin, mutta korvauksen verokohtelu on tarkistettava erikseen. Verkkokauppayrittäjä ei yleensä tarvitse tätä päivittäin, mutta sesongin aikana esimerkiksi 300 toimitukseen liittyvää ajoa voi synnyttää tarpeen keskitetylle seurannalle.

Yhteenveto-välilehti (kuva 3) näyttää korvattavat kilometrit, kilometrikorvaukset, päivärahat ja maksettavan kokonaismäärän. Päätös on selvä: jos ajoja kertyy yli kymmenen kuukaudessa, erilliset muistiinpanot kannattaa korvata yhdellä ajoilmoituslistalla.

Kilometrikorvaus ei ole yleinen itse määriteltävä kulukorvaus, vaan verovapauden ehdot ja enimmäismäärät perustuvat Verohallinnon vuosittaiseen päätökseen. Pohjan Asetukset-välilehti (kuva 2) sisältää näytearvot: henkilöautolle 0,59 €/km ja lisähenkilölle 0,04 €/km, moottoripyörälle 0,45 €/km sekä muulle ajoneuvolle 0,30 €/km. Tarkista nämä arvot aina vuoden 2026 voimassa olevasta päätöksestä ennen käyttöä.

Korvausarvon päivittäminen

Asetukset-välilehden solut B8:C10 ovat käyttäjän muokattavia desimaalilukuja. Kun henkilöauton peruskorvaus on 0,59 €/km, 100 kilometrin ajo ilman lisähenkilöä tuottaa 59,00 €. Kahdella lisähenkilöllä kaava on 100 × (0,59 + 2 × 0,04) = 67,00 €.

Pohja ei päätä, täyttyvätkö verovapaan matkakustannusten korvauksen ehdot. Sinun on tarkistettava työmatkan luonne, ajankohta, matkareitti ja mahdollinen päiväraha Verohallinnon ohjeista sekä työnantajan käytännöistä.

Kirjaaminen ja tositteet

Työajosta kannattaa säilyttää vähintään päivä, lähtöpaikka, kohde, ajettu matka, ajoneuvo, matkustajat ja matkan tarkoitus. Pohjassa nämä tiedot ovat sarakkeissa A–H ja O. Ohje-välilehti (kuva 4) kertoo, että laskennallisia sarakkeita I–K, M ja N ei tarvitse täyttää käsin.

Jos kilometrikorvaus käsitellään palkkana, se vaikuttaa palkanlaskennan aineistoon ja työnantajan ilmoituksiin eri tavalla kuin verovapaa kustannusten korvaus. Siksi tämä taulukko on laskennan apuväline, ei itsenäinen vahvistus verovapaudesta. Kuukausittainen käsittely on useimmille pienyrityksille parempi kuin kerran vuodessa tehtävä koonti, koska puuttuva reitti tai väärä ajoneuvo löytyy vielä tuoreesta muistista.

Tyypillinen virhe syntyy, kun työntekijä kirjoittaa kilometrit, mutta jättää ajoneuvotyypin tyhjäksi. Tällöin peruskorvaus ei löydy Asetukset-välilehdeltä, kilometrikorvaus voi jäädä nollaksi ja Hyväksyntä-sarakkeeseen tulee Tarkistettava.

Väärä ajoneuvo muuttaa euromäärää

Jos 200 kilometrin henkilöautoajo lasketaan vahingossa moottoripyörän 0,45 €/km arvolla henkilöauton 0,59 €/km sijaan, ero on 200 × 0,14 € = 28,00 €. Kymmenellä samanlaisella ajolla kuukausiero kasvaa 280,00 euroon. Pudotusvalikko pienentää riskiä, mutta ei korvaa työntekijän tarkistusta.

Toinen virhe on lisähenkilöiden määrän syöttäminen kilometreinä tai euroina. Pohja odottaa sarakkeessa H kokonaislukua 0–10. Jos yksi lisähenkilö merkitään luvuksi 1, henkilöauton näytearvolla lisäkorvaus on 0,04 €/km; 150 kilometrillä se lisää laskelmaan 6,00 €.

Päivärahan ja kokonaismäärän sekoittaminen

Päiväraha kirjoitetaan sarakkeeseen L euroina, ja sarake M laskee kilometrikorvauksen sekä päivärahan yhteen. Jos 102 kilometrin ajo tuottaa 45,90 € kilometrikorvausta ja päivärahaan syötetään 24,00 €, kokonaismäärä on 69,90 €. Päivärahaa ei pidä kirjata uudelleen kilometrikorvauksen sisään.

Myös tyhjä päivä tai negatiivinen kilometrimäärä aiheuttaa ongelmia. Pohjan tietojen kelpoisuustarkistus sallii päivämäärän, kilometrit 0–10 000 ja lisähenkilöt 0–10, mutta hyväksyntä edellyttää positiivista kilometrimäärää. Kuukauden lopussa suodatin kannattaa kohdistaa Hyväksyntä-sarakkeeseen: 80 ajoa ja yhden rivin tarkistus vie vähemmän aikaa kuin virheen etsiminen palkkalaskelman jälkeen.

Paras käyttörytmi on kirjata ajo saman päivän aikana tai viimeistään perjantaina. Kun ajoilmoitukset täytetään kerran viikossa, 20 kuukausittaista matkaa tarkoittaa noin viittä tarkistettavaa riviä viikossa eikä yhtä epäselvää listaa palkanmaksupäivänä.

Yhdistä taulukko palkanmaksuun

Valitse kiinteä tarkistushetki esimerkiksi kolme arkipäivää ennen palkanmaksua. Avaa Ajoilmoitukset-välilehti (kuva 1), suodata tarvittaessa työntekijä tai kuukausi ja tarkista ensin päivät, kilometrit, ajoneuvotyyppi sekä Hyväksyntä-sarake.

• Kirjaa jokainen ajo omalle rivilleen, älä niputa viittä eri työmaakäyntiä yhdeksi merkinnäksi.
• Pidä kustannuspaikka samassa muodossa, esimerkiksi KP-1001, jotta kohdistus säilyy yhdenmukaisena.
• Tarkista Asetukset-välilehti kerran vuodessa ja päivitä vuoden 2026 korvausarvot Verohallinnon päätöksen mukaan.
• Varmista Yhteenveto-välilehdeltä, että kuukausittaiset kilometrikorvaukset ja työntekijöiden kilometrit vastaavat rivejä.

Milloin pohja ei enää riitä

Pohja on käytännöllinen, kun ajoja on alle 100 valmiilla syöttöalueella ja yksi henkilö hallitsee tarkistuksen. Jos ajoja kertyy 120 kuukaudessa, käyttäjiä on useita tai hyväksyntä vaatii useita vaiheita, siirry taloushallinto- tai palkkaohjelmaan. Excelin 100 rivin valmisteltu alue ei silloin ole toiminnan rajoite sinänsä, vaan merkki siitä, että hyväksyntä, käyttöoikeudet ja audit trail tarvitsevat järjestelmän.

Ohje-välilehti (kuva 4) kannattaa pitää mukana perehdytyksessä. Uusi työntekijä näkee siitä, että keltaiset solut ovat syötettä varten ja I–K-, M- ja N-sarakkeet muodostuvat automaattisesti.