Päivärahalaskelma Excel Pohja - Ilmainen

1. Vaihe 1 — Avaa Työmatkat-välilehti ja syötä vaaleankeltaisiin soluihin matka-ID, työntekijä, kotipaikka ja kohde.
2. Vaihe 2 — Anna matkan alkupäivä, alkuaika, loppupäivä ja loppuaika. Excel laskee keston tunteina ja muodostaa kuukauden automaattisesti.
3. Vaihe 3 — Valitse Korvauslaji-sarakkeesta esimerkiksi Kokopäiväraha tai Osapäiväraha. Valinta tehdään Hinnasto-välilehden luettelosta.
4. Vaihe 4 — Syötä päivärahojen ja ateriakorvausten lukumäärät kokonaislukuina. Pohja laskee korvausten euromäärät Hinnasto-välilehden arvoilla.
5. Vaihe 5 — Tarkista Hinnasto-välilehdeltä määrät, voimassa alkaen -päivä ja huomautukset ennen kuin maksat korvauksia.
6. Vaihe 6 — Tarkista Työmatkat-välilehden Verovapaa?- ja Lisätiedot-sarakkeet. Verovapaa?-sarake muistuttaa tarkistuksesta, mutta ei ratkaise verovapautta.
7. Vaihe 7 — Seuraa Yhteenveto-välilehdeltä kokonaismäärää ja kuukausikohtaista jakaumaa sekä säilytä hyväksytyt tositteet organisaation käytännön mukaan.

Toiminimiyrittäjä voi käyttää pohjaa omien työmatkojensa dokumentointiin, mutta työnantajan maksamissa korvauksissa käyttäjä on yleensä pienen osakeyhtiön (Oy) yrittäjä, palkanlaskija tai toimiston vastuuhenkilö. Rakennusliikkeen toimistovastaava kirjaa esimerkiksi kirvesmiehen Tampereen työmaan matkan alkupäivän, kellonajat ja korvauslajin heti matkan jälkeen.

Työmatkat-välilehti kokoaa todellisen matkatiedon

Kuva 1 näyttää Työmatkat-välilehden 20 saraketta. Syöttöön kuuluvat muun muassa Matka-ID, työntekijä, kotipaikka, kohde, alku- ja loppupäivä, alku- ja loppuaika, korvauslaji sekä päivärahojen ja ateriakorvausten lukumäärät. Kesto, kuukausi, yksikköhinnat ja loppusummat ovat laskettuja kenttiä.

Esimerkiksi Helsingistä Tampereelle lähtevä työntekijä voi kirjata lähtöajaksi 05.01.2026 klo 07.30 ja paluuajaksi klo 19.15. Pohja laskee kestoksi 11,75 tuntia, mutta tämä laskelma ei yksin päätä päivärahan verovapautta: työmatkan ehdot ja ateriat on tarkistettava erikseen.

Hinnasto ratkaisee euromäärän

Kuva 2 näyttää Hinnasto-välilehden sarakkeet Korvauslaji, Päiväraha / kpl, Ateriakorvaus / kpl, Voimassa alkaen ja Huomautus. Pienen Oy:n kannattaa päivittää hinnasto ennen jokaista vuotta eikä kirjoittaa määriä suoraan matkariveille, koska keskitetty päivitys vähentää eri rivien välisiä ristiriitoja.

Verkkokaupan 300 kuukausittaisen toimituksen sijaan tässä pohjassa seurataan työmatkoja, joten jokaisesta matkasta tarvitaan henkilön ja ajankohdan lisäksi kohde. Yhdistyksen rahastonhoitaja voi käyttää samaa rakennetta, jos yhdistys maksaa matkakorvauksia ja hyväksymiskäytäntö on sovittu.

Pohjan Hinnasto-välilehti ei sisällä valmiita vuoden 2026 euromääriä, vaan soluihin B4:C103 syötetään päivärahan ja ateriakorvauksen määrä. Tämä on oikea ratkaisu, koska Verohallinnon voimassa olevat verovapaat enimmäismäärät on tarkistettava ennen käyttöönottoa eikä malliin pidä lukita vanhentunutta hintaa.

Matka-aika ei yksin riitä

Verovapauden arvioinnissa on tarkistettava työmatkan tilapäisyys, kohde, etäisyys, matkan kesto ja työnantajan maksamat ateriat. Esimerkiksi 11,75 tunnin matka Helsingistä Tampereelle voi näyttää Työmatkat-välilehdellä täydeltä päivältä, mutta päivärahan lopullinen käsittely riippuu sovellettavista Verohallinnon ehdoista ja siitä, mitä aterioita työnantaja tarjoaa.

Ateriakorvausta ei pidä lisätä automaattisesti jokaiselle matkalle. Ohje-välilehti muistuttaa nimenomaisesti aterioiden tarjoamisesta, ulkomaanmatkoista ja työehtosopimuksen ehdoista. Pohjan Verovapaa?-sarake näyttää tarkistustekstin, ei viranomaisen päätöstä.

Hinnaston päivittäminen käytännössä

Kuva 2:n Hinnasto-välilehdellä on myös Voimassa alkaen -päivä ja Huomautus-kenttä. Kirjaa määrä päivämäärällä 01.01.2026 vain, kun olet tarkistanut sen lähteestä; ulkomaan päivärahoissa maakohtainen määrä on tarkistettava erikseen.

Työnantajan on dokumentoitava matka niin, että korvauksen peruste voidaan osoittaa. Säilytä hyväksytyt matkalaskut kirjanpitolain edellyttämällä tavalla; kirjanpitoaineiston säilytysaika on pääsääntöisesti 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta. Verohallinnon ohje, työehtosopimus ja työnantajan matkustusohje täydentävät toisiaan, joten maksaminen kannattaa tehdä vasta näiden tarkistusten jälkeen.

Päivärahalaskelman suurin riski ei ole SUMMA-kaava vaan väärä lähtötieto. Jos kellonaika puuttuu, Työmatkat-välilehden keston kaava jättää tuloksen tyhjäksi. Jos päivämäärä on tekstimuodossa, kuukausi ei välttämättä kohdistu oikein Yhteenveto-välilehdelle.

Väärä määrä tai korvauslaji vääristää koko kuukauden

Jos työntekijälle kirjataan Kokopäiväraha Osapäivärahan sijaan, yksi rivi voi kasvattaa maksua väärällä yksikköhinnalla. Esimerkiksi 8 matkan kuukaudessa tarkoittaa kahdeksan erillistä tarkistuskohtaa; jos jokaisella rivillä olisi 20 €:n virhe, kokonaisero olisi 160 €.

Kuva 1:n Korvauslaji-valikko hakee vaihtoehdot Hinnasto-välilehdeltä. Älä kirjoita nimeä käsin eri muodossa, kuten Kokopäiväraha välilyönnillä tai ylimääräisellä merkillä, koska haku voi palauttaa tyhjän hinnan. Myös negatiiviset tai desimaalimuotoiset lukumäärät ovat väärä tapa, sillä L4:M103 hyväksyy kokonaislukuja nollasta ylöspäin.

Verovapaa?-sarakkeeseen ei saa luottaa automaattisena päätöksenä

Rivin S kaava näyttää Tarkista ehdot tai Tarkista, mutta se ei tutki matkan tilapäisyyttä, aterioiden todellista tarjoamista tai TES-määräyksiä. Jos ateriakorvaus maksetaan tilanteessa, jossa työnantaja on järjestänyt aterian, seurauksena voi olla veronalaisen edun korjaaminen palkkatiedoissa ja lisäselvitystyö.

Toinen käytännön virhe on hinnaston päivittämättä jättäminen vuoden vaihtuessa. Jos 50 matkaa lasketaan vanhalla hinnalla ja ero on 5 € matkaa kohden, korjaustarve on 250 € ennen kuin palkanlaskennan ja kirjanpidon vaikutuksia edes käsitellään.

Paras käyttötapa on kirjata matka Työmatkat-välilehdelle heti matkan jälkeen, ei palkanmaksupäivän aattona. Varaa esimerkiksi perjantaisin 15 minuuttia työntekijöiden rivien tarkistamiseen ja kuukauden viimeisenä työpäivänä toinen hetki Yhteenveto-välilehden läpikäyntiin.

Kytke tarkistus palkanmaksuun

Ennen palkanmaksua tarkista, että jokaisella rivillä on Matka-ID, alku- ja loppupäivä, kellonajat, korvauslaji sekä lukumäärät. Neljä matkaa viikossa tarkoittaa noin 16 riviä kuukaudessa; näin puuttuva päivä tai väärä korvauslaji on vielä helppo löytää.

• Tarkista Hinnasto-välilehti vuoden alussa ja aina, kun verovapaita enimmäismääriä muutetaan.
• Käytä Työmatkat-välilehden suodatusta työntekijän, kuukauden tai korvauslajin tarkistamiseen.
• Vertaa Yhteenveto-välilehden kuukausisummaa hyväksyttyihin matkalaskuihin.
• Kirjoita Lisätiedot-sarakkeeseen esimerkiksi asiakastapaaminen, koulutuspäivä tai asennuskäynti.

Milloin Excel ei enää riitä

Pohjassa on 100 valmisteltua Työmatkat-riviä, joten se sopii pienelle tiimille ja enintään 100 käsiteltävälle riville kerrallaan. Jos rakennusliikkeellä on 20 työntekijää ja jokainen tekee 10 matkaa kuukaudessa, 200 riviä täyttyy jo kuukaudessa ja varsinainen palkka- tai taloushallinto-ohjelma on käytännössä parempi.

Kuva 3 näyttää Yhteenveto-välilehden tunnusluvut ja kuukausitaulukon. Kuva 4 näyttää Ohje-välilehden muistutukset, joiden avulla uusi käyttäjä ymmärtää, mitkä solut ovat syötettä ja mitkä kaavan tuloksia.