Aliurakoiden maksuerätaulukko Excel Pohja

1. Vaihe 1 — Avaa Maksuerät-välilehti ja tarkista hankkeen otsikko. Korvaa esimerkkiteksti oman työmaasi nimellä, jos pohjassa on valmiina Asuinkerrostalo Kruunuvuori, Helsinki.
2. Vaihe 2 — Syötä jokaiselle aliurakoitsijalle nimi, työlaji ja sopimussumma euroina. Käytä samaa nimeä kaikilla saman urakoitsijan riveillä, jotta koonti pysyy johdonmukaisena.
3. Vaihe 3 — Lisää jokainen maksuerä omalle rivilleen. Merkitse maksuerän numero, kuvaus, sovittu osuus prosentteina ja maksuerän summa.
4. Vaihe 4 — Täytä laskutuspäivä ja eräpäivä, kun aliurakoitsijan lasku saapuu. Kirjaa Maksettu € -sarakkeeseen pankista maksettu summa, ei pelkästään laskun loppusummaa.
5. Vaihe 5 — Tarkista Tila- ja Myöhässä (pv) -sarakkeet ennen viikon maksatuskierrosta. Selvitä erääntyneet rivit työmaan hyväksyjältä tai aliurakoitsijan yhteyshenkilöltä.
6. Vaihe 6 — Avaa Yhteenveto-välilehti ja vertaa hankkeen sovittuja, maksettuja ja avoimia summia kirjanpidon ostovelkoihin. Lue Ohje-välilehti, jos haluat tarkistaa syöttölogiikan ja käytettävät kentät.

Aliurakoiden maksuerätaulukko on hyödyllinen silloin, kun työmaalla on samanaikaisesti useita sopimuksia ja laskuja. Rakennusliikkeen toimistovastaava tarvitsee näkymän siihen, mitä on sovittu esimerkiksi sähköurakasta, LVI-töistä ja maalauksesta, kun taas vastaava mestari tarkistaa, liittyykö lasku hyväksyttyyn työvaiheeseen.

Työmaan arjen käyttötilanteet

Kirvesmies, jolla on neljä työntekijää, voi käyttää taulukkoa esimerkiksi aliurakoitsijoiden maksujen ennakointiin pienessä saneerauskohteessa. Jos sähköurakan sopimussumma on 48 000 € ja se jaetaan neljään 25 %:n maksuerään, yhden erän laskennallinen arvo on 12 000 € ennen mahdollista ALV:tä.

Suuremmassa kohteessa 300 tilausta kuukaudessa käsittelevä verkkokauppa ei yleensä tarvitse tätä pohjaa, mutta rakennuttajan tai rakennusliikkeen toimistossa samaa logiikkaa voidaan soveltaa kymmeniin työvaiheisiin. Esimerkiksi 12 aliurakoitsijaa ja keskimäärin 5 maksuerää tarkoittavat jo 60 seurantatapahtumaa yhtä työvaihetta tai maksatuskierrosta kohti.

Milloin taulukko avataan

Tarve syntyy heti aliurakkasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, koska maksuerät kannattaa kirjata ennen ensimmäistä laskua. Taulukkoa päivitetään vähintään viikoittain ja erityisesti kuukauden vaihteessa, jolloin ostolaskut, työn etenemä ja maksuvalmius tarkistetaan.

Kuva 1 näyttää Maksuerät-välilehden käytännön rakenteen. Vasemmalla ovat sopimukseen liittyvät kentät ja keskellä laskutuksen päivämäärät, kun taas oikealla ovat maksutilanne, myöhästyminen ja yhteyshenkilö.

Yhteenveto johdolle ja kirjanpitoon

Kuvan 2 Yhteenveto-välilehti on tarkoitettu koontinäkymäksi. Sen avulla voit verrata hankkeen maksuerien kokonaismäärää maksettuihin ja avoimiin euroihin ilman, että jokainen Maksuerät-välilehden rivi täytyy käydä erikseen läpi.

Pienen osakeyhtiön (Oy) kirjanpitäjä voi käyttää koontia ostovelkojen täsmäytyksen tukena, mutta Excel ei korvaa hyväksyttyä ostolasku- tai kirjanpitoaineistoa. Kuva 3:n Ohje-välilehti kannattaa jättää tiedostoon, jotta työmaan toinen käyttäjä näkee, mitä kuhunkin sarakkeeseen syötetään.

Maksuerätaulukko ei yksin ratkaise laskun verokäsittelyä. Sinun pitää tarkistaa aliurakkasopimus, lasku, työn sisältö ja se, onko kyse rakentamispalvelusta. Rakentamispalvelujen käännetyssä ALV-menettelyssä ostaja ilmoittaa ja maksaa arvonlisäveron, kun lain edellytykset täyttyvät; pelkkä materiaalin ostaminen ei tee laskusta automaattisesti käännetyn verovelvollisuuden alaista.

Alv-kanta ja laskun tiedot

Kun tavallista arvonlisäverollista myyntiä laskutetaan yleisellä verokannalla, verokanta on 25,5 %. Jos veroton maksuerä on 12 000 €, vero on 3 060 € ja laskun loppusumma 15 060 €. Maksuerätaulukon Sopimussumma € ja Maksuerän summa € kannattaa pitää samassa verottomassa tai verollisessa muodossa kuin sopimuksessa ja laskulla.

Rakentamispalvelun laskulla voi olla käännetty verovelvollisuus, jolloin myyjä ei lisää laskulle veroa samalla tavalla kuin normaalissa myynnissä. Laskulta pitää silti löytyä muun muassa myyjän ja ostajan tiedot, Y-tunnukset, juokseva laskunumero, laskun päiväys, työn kuvaus ja asianmukainen merkintä käännetystä verovelvollisuudesta.

Maksuehto, eräpäivä ja viivästys

Eräpäivä ei ole sama asia kuin laskutuspäivä. Jos lasku päivättyy 05.07.2026 ja maksuehto on 14 päivää, eräpäivä on yleensä 19.07.2026, ellei sopimuksessa ole muuta sovittu. Kirjaa molemmat päivät omiin sarakkeisiinsa, koska muuten myöhästymisen seuranta vääristyy.

Yritysten välisessä kaupassa viivästyskorko perustuu korkolakiin: korko on viitekorko lisättynä 8 prosenttiyksiköllä. Tarkista sovellettava korkokausi ja sopimusehto ennen korkolaskua. Esimerkiksi 15 060 €:n laskun 10 päivän viivästys 10 %:n vuotuisella korolla olisi noin 41,26 €; tämä on laskuesimerkki, ei automaattisesti kyseisen kauden oikea korkoprosentti.

Kirjanpidon ja aineiston näkökulma

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa, kuten laskuja ja niiden käsittelyyn liittyviä tietoja, säilytetään pääsääntöisesti 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Excel-pohja on seurannan apuväline: alkuperäinen lasku, hyväksyntä, sopimus ja maksutosite säilytetään kirjanpitoaineistona erikseen.

Aliurakoiden maksuerätaulukossa kalleimmat virheet syntyvät yleensä siitä, että sopimuksen maksuerät ja saapuneet laskut eivät enää vastaa toisiaan. Työmaan kiireessä lasku hyväksytään, vaikka maksuerän kuvaus, työn etenemä tai aiemmin maksettu summa on tarkistamatta.

Sama työvaihe laskutetaan kahdesti

Jos 20 000 €:n betonointimaksuerä kirjataan kahdelle riville ja molemmat laskut maksetaan, virheen suora vaikutus on 20 000 € ennen arvonlisäveron käsittelyä. Lisäksi virheen selvittäminen voi vaatia tuntikausia laskujen, pankkitapahtumien ja työmaan vastaanottotietojen vertailua.

Erityisen tavallinen tilanne on osamaksu, jossa Maksettu € -sarakkeeseen merkitään laskun summa, vaikka osa on jo maksettu aiemmassa maksuerässä. Tällöin Maksamatta € näyttää liian pieneltä ja hankkeen kustannusennuste vääristyy. Kirjaa maksut toteutuneina suorituksina ja pidä maksuerän kuvaus yksilöitynä.

Alv-käsittely jää tarkistamatta

Rakentamisen käännetyn verovelvollisuuden virhe voi siirtää veron väärälle osapuolelle ja aiheuttaa korjausilmoituksen tarpeen. Jos 50 000 €:n veroton aliurakkalasku käsitellään virheellisesti normaalilla 25,5 %:n verolla, laskusummaan tulee 12 750 €:n veroerä, joka ei kuulu laskulle, jos käännetyn verovelvollisuuden ehdot täyttyvät.

Virhe ei ole vain Excel-ongelma. Sinun on korjattava lasku, ostoreskontran kirjaus ja tarvittaessa OmaVerossa annettu arvonlisäveroilmoitus. Maksuerätaulukkoon kannattaa lisätä vähintään selkeä huomio maksuerän verokäsittelystä, vaikka pohjan alkuperäiset sarakkeet eivät sisällä erillistä ALV-saraketta.

Eräpäivät ja hyväksyntä unohtuvat

Kun laskutuspäivä kirjataan mutta Eräpäivä jätetään tyhjäksi, maksatuslista ei kerro, mikä lasku pitäisi maksaa tänään. 15 000 €:n laskun 14 päivän maksuehto voi ylittyä useita päiviä, jos lasku jää työmaan hyväksyjälle eikä toimistovastaava näe sen tilaa.

Myöhästyminen voi synnyttää viivästyskorkoa, perintäkuluja ja aliurakoitsijan perustellun huomautuksen. Yksi 50 €:n selvitykseen käytetty toimistotunti on pieni kustannus verrattuna siihen, että toistuvat virheet heikentävät luottamusta ja vaikeuttavat seuraavien työvaiheiden käynnistymistä.

Myöhästymisten ja hyväksyntäketjun lisäksi samat tiedot kannattaa kirjata myös työmaapäiväkirjan ylläpitoon, jotta eräpäivien viivästymisen syyt näkyvät myöhemmin työvaiheiden seurannassa.

Taulukko pysyy käytössä, kun sen päivitys sidotaan jo olemassa olevaan maksatus- ja kirjanpitorutiiniin. Paras hetki ei yleensä ole satunnainen ilta, vaan sovittu ajankohta ennen viikoittaista laskujen hyväksyntää ja kuukauden päättyessä ennen kuin aineisto lähetetään kirjanpitoon.

Jaa päivitys kahteen lyhyeen tarkistukseen

Työmaan vastaava mestari tarkistaa kerran viikossa, että laskutettava työvaihe on tehty ja maksuerän kuvaus vastaa sopimusta. Toimistovastaava täydentää tämän jälkeen laskutuspäivän, eräpäivän ja Maksettu € -sarakkeen, jolloin sama henkilö ei joudu arvaamaan sekä työn etenemää että maksun toteutumista.

• Perjantaina tarkista avoimet ja myöhässä olevat rivit.
• Maksatuspäivänä vertaa laskua sopimussummaan ja aiempiin maksueriin.
• Kuukauden lopussa vertaa Yhteenveto-välilehteä ostoreskontran avoimiin laskuihin.
• Tallenna alkuperäinen tiedosto ennen suuria muutoksia ja nimeä versio hankkeen sekä kuukauden mukaan.

Käytä pohjan kolme välilehteä eri tarkoituksiin

Maksuerät-välilehti on ainoa varsinainen syöttöpaikka. Kuva 1:n vaaleat syöttösolut auttavat erottamaan käsin täytettävät kentät laskennallisista tai seurattavista kentistä. Älä rakenna rinnalle toista epävirallista listaa, koska silloin Maksamatta € voi poiketa Yhteenveto-välilehden koonnista.

Kuva 2:n Yhteenveto-välilehti kannattaa avata aina ennen maksatuspalaveria. Kuva 3:n Ohje-välilehti kannattaa säilyttää muuttamattomana ja käyttää perehdytyksessä: 10 minuutin ohjeistus voi estää sen, että päivämäärät kirjoitetaan tekstinä tai prosenttiosuudet syötetään euromäärinä.

Milloin Excel ei enää riitä

Jos hankkeessa on 80 aliurakoitsijaa, 10 maksuerää jokaisella ja 800 aktiivista riviä, Excel voi vielä toimia kurinalaisella käytöllä, mutta manuaalinen täsmäytys muuttuu raskaaksi. Kun laskuja tulee esimerkiksi 150 kuukaudessa tai useampi henkilö muokkaa tiedostoa samanaikaisesti, siirry taloushallinto-ohjelman ostoreskontraan ja työmaan hyväksyntäjärjestelmään.

Useimmille pienille työmaille tämä pohja on järkevämpi kuin raskaan järjestelmän rakentaminen heti. Kun avoimia rivejä kertyy yli 300 tai maksuerien hyväksyntä vaatii useita rinnakkaisia hyväksyjiä, järjestelmä maksaa yleensä itsensä takaisin vähentyneenä selvitystyönä.

Kun avoimia rivejä kertyy yli 300 tai maksuerien hyväksyntä vaatii useita rinnakkaisia hyväksyjiä, järjestelmä maksaa yleensä itsensä takaisin vähentyneenä selvitystyönä, ja samalla kannattaa ottaa käyttöön takuuasioiden seurantapohja.