Työmaapäiväkirja Excel Pohja

1. Vaihe 1 — Avaa Paivakirja-välilehti ja tarkista kohteen nimi, päivityspäivä sekä työmaan vastaava.
2. Vaihe 2 — Lisää jokaisesta työpäivästä uusi rivi ja syötä Pvm muodossa PP.KK.VVVV. Täytä myös Viikonpaiva, Saa ja Lampotila C.
3. Vaihe 3 — Kirjaa päivän Tyovaihe ja Vastuuhenkilo, esimerkiksi perustustyöt ja työmaamestari.
4. Vaihe 4 — Merkitse Tyontekijoita (kpl), Tunnit yhteensa, Aliurakoitsijat sekä Koneet ja kalusto. Syötä tunnit todellisen työpäivän mukaan, ei työvuorosuunnitelman perusteella.
5. Vaihe 5 — Lisää materiaalitoimitukset, turvallisuushavainnot, viivästystunnit ja Tapahtumat / Huomiot mahdollisimman konkreettisesti.
6. Vaihe 6 — Tarkista Tuntipalkka ja Paivan tyokustannus, käy Resurssit- ja Yhteenveto-välilehdet läpi ja säilytä päiväkirja työmaan muun dokumentaation yhteydessä.

Kirvesmiehen ja työmaamestarin päivittäinen merkintä

Työmaapäiväkirja palvelee erityisesti rakennusliikkeen työnjohtajaa, työmaamestaria ja toimistovastaavaa, joka kokoaa päivän tapahtumat tilaajalle tai omaan seurantaan. Merkintä tehdään työpäivän päätteeksi, ennen kuin sää, toimitukset ja poikkeamat sekoittuvat seuraavan päivän tapahtumiin.

Esimerkiksi kirvesmies, jolla on 4 työntekijää, voi kirjata päivän riville 32 tuntia, työvaiheeksi runkotyöt ja turvallisuushavainnot arvolla 1. Jos tuntipalkka on 22,00 €, päivän työvoimakustannus on 32 × 22,00 € = 704,00 € ennen työnantajan sivukuluja.

Mitä ensimmäinen kuva kertoo rakenteesta

Kuva 1 näyttää Paivakirja-välilehden otsikkoalueen ja 16 saraketta: Pvm, Viikonpaiva, Saa, Lampotila C, Tyovaihe, Vastuuhenkilo, Tyontekijoita (kpl), Tunnit yhteensa, Aliurakoitsijat, Koneet ja kalusto, Materiaalitoimitukset, Turvallisuushavainnot (kpl), Viivastys (h), Tapahtumat / Huomiot, Tuntipalkka ja Paivan tyokustannus.

Resurssit-välilehti sopii resurssien tarkasteluun, Yhteenveto koontinäkymään ja Ohje pohjan käyttöohjeisiin. Kuva 2 näyttää Resurssit-välilehden, kuva 3 Yhteenveto-välilehden ja kuva 4 Ohje-välilehden; tarkista aina tiedot alkuperäisestä työkirjasta ennen raportointia.

Milloin merkintä syntyy

Tarve korostuu perustusten, runkovaiheen ja talotekniikan aikana, kun useita aliurakoitsijoita työskentelee samalla alueella. Rakennusliikkeen toimistovastaava voi käyttää päiväkirjaa myös viikoittain työmaakokouksen valmisteluun, kun 5 työpäivän tapahtumat käydään läpi yhdellä silmäyksellä.

Dokumentointi tukee sopimus- ja työturvallisuusasioita

Työmaapäiväkirja ei korvaa rakennusurakan sopimusasiakirjoja, tarkastusasiakirjaa tai lakisääteisiä turvallisuusmenettelyjä. Se on kuitenkin käytännöllinen päiväkohtainen tosite siitä, mitä työmaalla tapahtui, millaisissa olosuhteissa työ tehtiin ja syntyikö viivästystä.

Työturvallisuuslain 738/2002 näkökulmasta turvallisuushavainnot kannattaa kirjata tosiasioina: esimerkiksi puuttuva kaidesuoja, havaintopäivä ja korjaava toimenpide. Numero 0 tarkoittaa, ettei kyseiseen päivään kirjattu havaintoa; se ei todista, että työmaalla olisi tehty täydellinen turvallisuustarkastus.

Viivästys ei ole sama kuin työntekijätön päivä

Kirjaa Viivastys (h) vain todellisena työvaiheeseen vaikuttaneena aikana. Jos materiaalitoimitus myöhästyy 3 tuntia ja neljä työntekijää odottaa, päiväkirjaan tulee 3 viivästystuntia ja Tapahtumat / Huomiot -kenttään esimerkiksi toimituksen puuttunut aika sekä toimittaja.

Jos odotuksen vuoksi käyttämättä jää 12 työtuntia ja tuntipalkka on 22,00 €, työpanoksen arvo on 12 × 22,00 € = 264,00 €. Tämä ei automaattisesti ole laskutettava korvaus, mutta päiväkohtainen merkintä antaa sopimusneuvottelulle huomattavasti paremman pohjan kuin jälkikäteen kirjoitettu muistikuva.

ALV ja kustannukset pidetään erillään

Paivan tyokustannus on seurantaluku, ei palkkalaskelma eikä ALV-ilmoitus. Jos työkustannus on 704,00 €, sitä ei pidä merkitä automaattisesti myynnin verottomaksi tai verolliseksi määräksi; rakennusalan laskutuksessa sovellettava arvonlisäverokanta ja mahdollinen käännetty verovelvollisuus tarkistetaan laskutuksen yhteydessä.

Käytännön kannanotto on selvä: käytä päiväkirjaa tapahtumien ja resurssien todentamiseen, mutta pidä palkanmaksu, kirjanpito ja Verohallinnolle annettava ilmoitus erillisissä järjestelmissä.

Palkanmaksun puolella osa-aikainen palkanlaskenta kuuluu tähän erilliseen ketjuun, kun tuntitiedot muutetaan varsinaiseksi palkaksi eikä enää työmaan kustannusseurannaksi.

Tyhjä huomiokenttä heikentää viivästysnäyttöä

Yleinen virhe on merkitä Viivastys (h) -sarakkeeseen 4, mutta jättää Tapahtumat / Huomiot tyhjäksi. Kun kuukauden päästä yritetään selvittää, miksi 4 tuntia syntyi, puuttuvat toimitus, kellonaika, työvaihe ja yhteyshenkilö; 20 työpäivän kuukaudessa tämä voi tarkoittaa 80 tuntia epäselvää aineistoa.

Jos neljän työntekijän työaika maksaa esimerkin mukaisesti 22,00 € tunnilta, 80 tuntia vastaa 1 760,00 €:n palkkakustannusta ennen työnantajan sivukuluja. Kirjaa siksi vähintään tapahtuma, vaikutus ja sovittu jatkotoimi.

Työtunnit ja työntekijämäärä eivät täsmää

Jos Tyontekijoita (kpl) on 8 mutta Tunnit yhteensa on 16, tieto voi olla oikein vain silloin, kun työpäivä sisälsi yhteensä kaksi tuntia työtä tai osa henkilöstöstä puuttui. Kahdeksan työntekijän normaalissa 8 tunnin päivässä odotettava määrä on 64 tuntia, joten ero 48 tuntia on tarkistettava ennen Yhteenveto-välilehden käyttöä.

Toinen käytännön virhe on kirjata yhden työntekijän tunnit kohtaan Tunnit yhteensa. Tällöin esimerkiksi 64 tunnin päivä näyttää 8 tunnilta ja vääristää sekä kustannusseurantaa että työn etenemisen arviointia.

Turvallisuushavaintoja ei saa nollata muistamisen vuoksi

Arvo 0 turvallisuushavainnoissa on eri asia kuin tyhjä solu. Tyhjä merkintä kertoo keskeneräisestä syötöstä, kun taas 0 kertoo, että päivän kirjauksessa ei ollut havaintoa; tämä ero kannattaa sopia työmaan omassa ohjeessa.

Jos yksi havainto jää kirjaamatta viikossa 12 viikon ajan, poikkeamien seurantaan syntyy vähintään 12 rivin aukko. Excel-päiväkirja ei korvaa korjaavien toimien järjestelmää, mutta se tekee toistuvat puutteet näkyviksi ennen kuin niistä syntyy tapaturma, seisokki tai riita.

Kiinnitä täyttö työpäivän päättymiseen

Paras käytäntö on 10 minuutin kirjaus työpäivän lopussa, ei koko viikon muistelu perjantai-iltapäivänä. Kun työmaamestari täyttää yhden rivin jokaisesta päivästä, viiden päivän viikko tuottaa viisi päiväkohtaista merkintää eikä yhtä epätarkkaa yhteenvetoa.

Varaa perjantaina vielä 15 minuuttia tarkistukseen: ovatko työntekijämäärä, tunnit, viivästystunnit ja turvallisuushavainnot täytettyinä? Kahden viikon työmaalla tämä tarkoittaa noin 2 × 5 × 10 minuuttia eli 100 minuuttia syöttöä ja 30 minuuttia tarkistusta.

Käytä samaa tarkistusjärjestystä joka päivä

• Syötä ensin Pvm, sää, lämpötila, työvaihe ja vastuuhenkilö.
• Tarkista sen jälkeen työntekijät ja Tunnit yhteensa; 8 työntekijää ja 64 tuntia on tavallinen 8 tunnin päivä.
• Kirjaa toimitukset, kalusto, turvallisuushavainnot ja viivästys ennen huomiokentän täydentämistä.
• Varmista lopuksi Tuntipalkka ja Paivan tyokustannus sekä vertaa riviä työmaan toteutuneeseen tilanteeseen.

Milloin Excel ei enää riitä

Excel sopii hyvin yhdelle työmaalle, kun tietojen syöttäjiä on 1–3 ja päiväkirjarivejä syntyy esimerkiksi 200–500. Jos 10 työmaata tuottaa 250 päivää vuodessa, rivejä kertyy 2 500; silloin käyttöoikeudet, versiohistoria, mobiilisyöttö ja liitteiden hallinta puoltavat työmaajärjestelmää.

Pidä tämä pohja käytössä niin kauan kuin yksi vastuuhenkilö pystyy tarkistamaan aineiston ja tiedosto säilyy hallitusti. Siirry varsinaiseen järjestelmään, kun samaa päiväkirjaa muokataan yhtä aikaa usealta työmaalta tai viivästys- ja turvallisuustietojen jäljitettävyys on sopimuksen kannalta kriittinen.

Kun päiväkirjan tiedot siirtyvät sopimuksen kannalta kriittisiksi, sama työmaa hyötyy myös tarjouslaskennan pohjasta, jossa työvaiheiden kustannukset voidaan pitää samalla tarkkuudella kasassa.