Remonttibudjetin seuranta Excel Pohja

1. Avaa Remonttibudjetti-välilehti ja tutustu valmiisiin esimerkkiriveihin, kuten purkutöihin, sähkötöihin, LVI-töihin ja lattioihin.
2. Muokkaa Työvaihe- ja Kategoria-sarakkeiden tiedot oman remonttisi mukaisiksi. Käytä yksi rivi yhtä selkeästi rajattua työkokonaisuutta varten.
3. Kirjoita Vastuuhenkilö-, Aloituspäivä- ja Valmistumispäivä-sarakkeisiin tekijä ja sovittu aikataulu. Päivämäärät kannattaa antaa muodossa PP.KK.VVVV.
4. Syötä Suunniteltu budjetti arvonlisäveroineen, jos seuraat kotitalouden todellista maksettavaa summaa. Kirjaa Toteutunut kustannus laskujen ja kuittien perusteella.
5. Tarkista Ero (€)- ja Ero (%)-sarakkeet jokaisen uuden laskun jälkeen. Esimerkiksi 1 800,00 €:n budjetti ja 2 100,00 €:n toteuma tarkoittavat 300,00 €:n ylitystä eli noin 16,7 %.
6. Päivitä Tila ja kirjoita Huomiot-sarakkeeseen syy poikkeamalle, kuten lisätyö, materiaalin hinnannousu tai muuttunut suunnitelma.
7. Tarkista Yhteenveto-välilehti ennen seuraavaa hankintaa ja säilytä laskut sekä kuitit Ohje-välilehden ohjeiden mukaisesti.

Remonttibudjetin seuranta palvelee ennen kaikkea yksityishenkilöä, joka teettää useita töitä samassa omakotitalossa. Tarve syntyy usein ennen remontin aloitusta, mutta taulukko on hyödyllisimmillään viikoittain silloin, kun laskuja, lisätöitä ja materiaalihankintoja alkaa tulla eri lähteistä.

Kuva 1 näyttää Remonttibudjetti-välilehden rakenteen. Ylärivillä ovat sarakkeet Työvaihe, Kategoria, Vastuuhenkilö, Aloituspäivä, Valmistumispäivä, Suunniteltu budjetti, Toteutunut kustannus, Ero (€), Ero (%), Tila ja Huomiot. Yksi rivi voi kuvata esimerkiksi sähköurakkaa, jonka budjetti on 4 200,00 € ja toteuma 3 950,00 €.

Kun remontissa on monta tekijää

Kirvesmies, jolla on neljä työntekijää, voi käyttää rivejä esimerkiksi purkutöille, väliseinille, levytykselle ja viimeistelylle. Vastuuhenkilö-sarake kertoo, keneltä puuttuva hinta tai aikataulutieto haetaan, eikä kaikki asia jää rakennuttajan muistin varaan.

Verkkokaupan sijaan remontissa ostokset syntyvät usein rautakaupassa, tukkuliikkeessä ja urakoitsijoilta. Jos materiaaleihin kuluu 6 500,00 € ja työhön 12 000,00 €, kokonaisbudjetti 18 500,00 € kannattaa jakaa työvaiheisiin eikä säilyttää yhtenä epämääräisenä summana.

Yhteenveto ennen seuraavaa päätöstä

Kuva 2 näyttää Yhteenveto-välilehden koontinäkymän, jonka avulla tarkistat kokonaisuuden ennen uuden tilauksen hyväksymistä. Kuva 3 näyttää Ohje-välilehden, johon voit palata, kun lisäät rivejä tai tulkitset poikkeamia.

Useimmille kotitalouksille työvaihekohtainen seuranta on parempi kuin pelkkä kuukausittainen menolista. Se kertoo, johtuuko 1 200,00 €:n ylitys sähköurakan lisätyöstä vai siitä, että kaikki materiaalikuitit ovat vielä kirjaamatta.

Remonttibudjetti ei korvaa laskuja, sopimuksia tai kuitteja. Säilytä urakoitsijan lasku, maksutosite ja mahdollinen kirjallinen tarjous, koska Verohallinto tarvitsee kotitalousvähennyksen perustaksi tiedot työn osuudesta, työn tekijästä ja maksuajankohdasta.

Työ ja materiaalit eri riveille

Pyydä urakoitsijalta lasku, jossa työn osuus ja materiaalit on eroteltu. Jos lasku on 5 000,00 €, josta työn osuus on 3 000,00 € ja materiaalien 2 000,00 €, vain työn osuutta käsitellään kotitalousvähennyksen perusteena sen kyseisen vuoden ehtojen mukaisesti.

Remonttibudjetissa voit kirjata koko maksettavan summan Toteutunut kustannus -sarakkeeseen, mutta lisää Huomiot-sarakkeeseen esimerkiksi työn osuuden määrä. Näin budjetti vastaa pankkitililtä lähtevää rahaa, eikä verovähennyksen laskenta sekoitu kokonaiskustannukseen.

Urakoitsijan laskumerkinnät

Tarkista laskusta myyjän nimi ja osoite, yrityksen Y-tunnus, juokseva laskunumero, laskupäivä, työn kuvaus, verokanta ja arvonlisäveron määrä. Tavallinen remonttilasku sisältää yleensä ALV:n 25,5 %, joten esimerkiksi 4 000,00 €:n verottomasta työstä loppusumma on 5 020,00 €.

Jos lasku ei vastaa tarjousta, älä merkitse sitä hiljaa toteumaksi. Kirjaa poikkeama taulukon Huomiot-sarakkeeseen ja pyydä korjattu lasku tai kirjallinen selvitys ennen maksua.

Sopimus ja kuluttajan asema

Kun ostat remontin yritykseltä omaan kotiisi, sovitut työt, hinta-arvio, aikataulu ja lisätöiden hyväksymistapa kannattaa kirjata. KKV ohjeistaa kuluttajaa reklamoimaan virheestä ensin urakoitsijalle kirjallisesti; taulukon päivämäärä- ja huomiotiedot helpottavat tapahtumien osoittamista.

Pidä budjetin seuranta erillään verolaskelmasta. Käytännössä kannattaa ensin hallita todellista kassasta lähtevää 20 000,00 €:n remonttisummaa ja laskea kotitalousvähennys vasta tositteiden perusteella.

Jos budjetissa pysytään vielä ennen kotitalousvähennystä, määrälaskelma rakennushankkeeseen auttaa pitämään materiaali- ja työmenot erillään tositteiden tarkistusta varten.

Remontissa suurin ongelma ei yleensä ole yksittäinen väärä kaava vaan se, että kustannus kirjataan väärään vaiheeseen tai vasta viikkoja myöhemmin. Silloin päätät seuraavista hankinnoista vanhentuneen tiedon perusteella ja huomaat ylityksen vasta, kun pankkitilillä on liian vähän rahaa.

Lisätyö katoaa kokonaisbudjetin sisään

Urakoitsijan 900,00 €:n lisätyö voi näyttää pieneltä, mutta neljä samanlaista muutosta nostaa remonttia 3 600,00 €. Jos alkuperäinen budjetti on 18 000,00 €, lisätöiden vaikutus on 20,0 %. Kirjaa jokainen muutos omalle rivilleen tai vähintään Huomiot-sarakkeeseen, jotta syy näkyy myös myöhemmin.

Budjetti ja toteuma eivät ole vertailukelpoisia

Jos suunnittelet materiaalit verollisina mutta syötät urakoitsijan työn verottomana, Ero (€) näyttää keinotekoisen säästön. Esimerkiksi 2 000,00 € ilman veroa on 2 510,00 € 25,5 %:n arvonlisäverolla, joten samaa verokäsittelyä on käytettävä molemmissa sarakkeissa.

Toinen kallis tapaus on puuttuva lasku. Neljä 750,00 €:n materiaalikuittia tekee 3 000,00 €, mutta jos niistä kirjataan vain kolme, Yhteenveto-välilehti näyttää 750,00 € liian pienen toteuman.

Aikataulupoikkeama nostaa työn hintaa

Jos kosteiden tilojen työ siirtyy 10 päivää, seuraavat työvaiheet voivat joutua odottamaan ja väliaikainen asuminen maksaa esimerkiksi 85,00 € päivässä. Viivästys maksaa silloin 850,00 € ennen kuin yhtään uutta rakennusmateriaalia on ostettu.

Tyypillinen virhe on myös maksaa kiistetty lasku ennen tarkistusta. Merkitse ensin toteuma, poikkeama ja selvityksen päivämäärä; muuten sama kustannus voi päätyä seurantaan kahdesti, jos hyvityslasku kirjataan uutena negatiivisena tapahtumana väärin.

Remonttibudjetti pysyy käyttökelpoisena, kun päivität sitä aina saman tapahtuman yhteydessä. Sopiva rytmi on esimerkiksi sunnuntai-ilta tai urakoitsijan viikkopalaveria edeltävä puolituntinen, ei vasta remontin lopussa.

Kiinnitä päivitys laskujen käsittelyyn

Kun maksat laskun, kirjaa samalla toteutunut kustannus ja merkitse lasku maksetuksi Huomiot-sarakkeeseen. Jos viikolla tulee kolme laskua, joiden summat ovat 1 250,00 €, 680,00 € ja 2 100,00 €, käytä 10 minuuttia niiden kohdistamiseen oikeille työvaiheille.

• Tarkista kerran viikossa uudet laskut, kuitit ja hyväksytyt lisätyöt.
• Vaihda Tila-arvo heti, kun työ alkaa tai valmistuu.
• Kirjoita poikkeaman syy, ei vain sanaa lisäkulu.
• Tarkista Yhteenveto-välilehti ennen yli 500,00 €:n hankintaa.

Pidä syöttö kurissa

Älä muuta otsikoita tai kaavoja kesken remontin. Lisää uusi työvaihe omalle rivilleen, kopioi tarvittaessa edellisen rivin muotoilu ja säilytä alkuperäinen tiedosto ennen suurempaa muutosta.

Kun rivejä kertyy yli 100 tai remontissa on useita asuntoja ja kymmeniä laskuja kuukaudessa, Excel alkaa olla hankala hyväksymiskierto- ja tositeseurantaan. Yhden omakotitalon 20–40 työvaiheen remontissa tämä pohja on kuitenkin käytännöllisempi kuin raskas järjestelmä, koska päivittäminen vie vain muutaman minuutin.

Kun remontti on valmis ja työvaiheita on seurattu tähän asti, seuraava luonnollinen vaihe on takuuajan seuranta, jotta mahdolliset puutteet ja korjaukset pysyvät hallinnassa.