Matkalaskun seuranta Excel Pohja - Ilmainen

1. Vaihe 1 — Avaa Matkalaskut-välilehti. Syötä yksi matkalasku yhdelle riville alkaen riviltä 4; vaaleankeltaiset solut ovat muokattavia ja vaaleansiniset solut lasketaan automaattisesti.
2. Vaihe 2 — Täytä laskun numero, matkustaja, Y-tunnus tai kustannuspaikka, matkapäivä, lähtöpaikka, kohde ja matkan tarkoitus.
3. Vaihe 3 — Valitse matkan tyyppi ja päivärahakoodi valintalistasta. Syötä kilometrit sekä majoituksen, aterioiden, muiden kulujen ja ALV:n euromäärät.
4. Vaihe 4 — Tarkista automaattisesti muodostuvat km-korvaus, kilometrikorvaus, päiväraha ja yhteensä. Esimerkiksi 360 kilometriä ja Asetukset-välilehdellä oleva 0,55 €/km tuottavat 198,00 € kilometrikorvausta.
5. Vaihe 5 — Valitse hyväksyntätila ja täytä hyväksyjä, hyväksymispäivä, maksupäivä sekä huomautus, kun tiedot ovat saatavilla.
6. Vaihe 6 — Avaa Yhteenveto ennen palkanmaksua tai kirjanpitoa. Tarkista matkustajakohtaiset, matkatyyppikohtaiset ja kuukausittaiset koontitiedot.
7. Vaihe 7 — Päivitä tarvittaessa Asetukset-välilehden korvausmäärät ja säilytä tositteet Ohjeet-välilehden mukaisesti.

Toiminimiyrittäjä kirjaa matkat heti

Toiminimiyrittäjä voi käyttää Matkalaskut-välilehteä jokaisen asiakaskäynnin jälkeen. Kirvesmies, jolla on neljä työntekijää ja viikoittaisia työmaakäyntejä, voi kirjata esimerkiksi 360 kilometriä, 128,00 € majoitusta, 32,00 € aterioita ja 18,00 € muita kuluja samalle riville.

Kun Asetukset-välilehdellä oleva km-korvaus on 0,55 €/km, 360 kilometriä tuottaa 198,00 €. Riviin lisätään lisäksi kokopäivärahan koodi, kustannuspaikka, lähtöpaikka, kohde ja matkan tarkoitus, jotta kirjanpitoon jää matkan liiketaloudellinen peruste.

Oy:n kirjanpitäjä tarvitsee hyväksyntähistorian

Pienen osakeyhtiön (Oy) kirjanpitäjä voi seurata hyväksyntätilaa, hyväksyjää sekä hyväksymis- ja maksupäivää. Kuukauden lopussa Yhteenveto-välilehti auttaa tarkistamaan, montako laskua on syötetty, kuinka monta on maksettu ja miten laskut jakautuvat matkustajittain.

Rakennusliikkeen toimistovastaava voi kirjata työntekijöiden työmaakäynnit viikoittain ja tarkistaa aineiston ennen palkanmaksua. Valintalistat sisältävät matkan tyypit Kotimaan työmatka, Asiakaskäynti, Koulutus ja Muu sekä hyväksyntätilat Luonnos, Tarkistettavana, Hyväksytty ja Maksettu.

Vuoden aikana tarvittava näkymä

Kuukausikoonti kattaa tammikuusta joulukuuhun 2026. Jos yrityksessä syntyy esimerkiksi 25 matkalaskua kuukaudessa, 100 valmisteltua riviä riittää noin neljän kuukauden aineistoon; silloin vanhat rivit on arkistoitava erilliseen tiedostoon ennen uuden jakson aloittamista.

Kuva 1 näyttää Matkalaskut-välilehden 24 sarakkeen rakenteen. Keltainen syöttöalue erottaa käyttäjän täytettävät tiedot sinisistä laskentakentistä, ja suodatusrivi sekä kiinnitetty otsikkorivi helpottavat pitkän listan käsittelyä.

Korvausmäärät tarkistetaan Asetukset-välilehdellä

Asetukset-välilehdellä on vuoden 2026 käyttöön tarkoitettu esimerkkimääritys: kilometrikorvaus 0,55 €/km, osapäiväraha 24,00 € ja kokopäiväraha 54,00 €. Verohallinto vahvistaa verovapaat matkakustannusten korvaukset vuosittain, joten tarkista vuoden 2026 määrät ennen kuin käytät pohjaa palkkahallinnon tai kirjanpidon lopullisena aineistona.

Kun matka on 520 kilometriä, 0,55 €/km tuottaa 286,00 €. Päivärahakoodi Kokopäiväraha lisää asetuksen mukaan 54,00 €, mutta majoitus, ateriat ja muut kulut kirjataan erillisinä euromäärinä. Pohja ei päättele päivärahaoikeutta matkan kestosta, vaan käyttäjän on valittava oikea koodi.

ALV kirjataan kulun yhteydessä

Matkalaskut-välilehden ALV-sarake on euromääräinen syöttökenttä. Suomessa yleinen arvonlisävero (ALV) on 25,5 %, elintarvikkeiden ja ravintola- ja ateriapalvelujen alennettu kanta 14 % sekä esimerkiksi majoituksen, liikuntapalvelujen ja henkilökuljetusten kanta 10 %.

Esimerkiksi 110,00 €:n verolliseen majoituslaskuun sisältyvä 10 %:n ALV on 10,00 €, jos hinta on ilmoitettu verollisena. Kirjaa pohjaan tositteen mukainen ALV 10,00 € ja säilytä kuitti, koska pelkkä taulukon summa ei osoita vähennysoikeutta.

Tositteet ja palkanmaksu

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa ja tositteita on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Ohjeet-välilehti muistuttaa tästä, mutta tiedosto ei tallenna tositteita: merkitse huomautukseen esimerkiksi Tosite liitetty ja säilytä varsinainen kuitti erillisessä järjestelmässä.

Jos korvaus maksetaan palkkana tai palkkion yhteydessä, käsittely on sovitettava palkanmaksuun ja tulorekisteri-ilmoittamiseen. Matkalaskupohja tukee tarkistusta, mutta ei tee palkkalaskentaa eikä lähetä ilmoituksia OmaVeroon.

Kuva 2 näyttää Yhteenveto-välilehden tunnusluvut, neljä koontialuetta ja kolme kaaviota. Se on johdon tarkistusnäkymä, ei erillinen viranomaisilmoitus.

Väärä korvausmäärä kertautuu nopeasti

Jos Asetukset-välilehdellä oleva kilometrikorvaus jää vanhaksi ja yrityksellä on 40 matkaa, joista jokainen on 300 kilometriä, 0,05 €/km:n ero merkitsee 40 × 300 × 0,05 € = 600,00 €. Siksi korvausmäärä on tarkistettava ennen uuden vuoden tai uuden korvauskauden matkoja.

Tyypillinen virhe on myös päivärahakoodin valitseminen muistista. 10 kokopäivärahan merkitsemistä osapäivärahoiksi muuttaa asetusesimerkin perusteella korvauksen 540,00 eurosta 240,00 euroon, eli ero on 300,00 €.

ALV, kuitit ja kululajit sekoittuvat

ALV-kenttään syötetään tässä pohjassa euroina kohdistuva ALV, ei verokannan prosenttia. Jos kirjoitat 25,5 numeroksi 25,50 €:n sijaan ja kyse on 100,00 €:n verollisesta ostosta, kirjanpidon ALV-erittely vääristyy 0,50 €:sta 25,50 euroon.

Majoitus, ateriat ja muut kulut ovat omat sarakkeensa. Jos 128,00 €:n majoitus kirjataan vahingossa Muut kulut -sarakkeeseen, matkustajakohtainen seuranta voi edelleen näyttää summan, mutta kululajikohtainen tarkistus ja tositteen käsittely vaikeutuvat.

Hyväksyntä jää kesken

Matkalasku, josta puuttuu hyväksyjä tai maksupäivä, jää helposti palkanmaksun ja kirjanpidon väliin. Esimerkiksi 15 laskua à 240,00 € tarkoittaa 3 600,00 €:n kokonaisuutta, joka voi jäädä kuukauden sulkemisessa selvittämättä, jos hyväksyntätilaa ei päivitetä.

Älä käytä tyhjää riviä usealle matkalle. Yksi rivi yhdelle matkalle säilyttää reitin, tarkoituksen, kulut ja hyväksynnän samassa asiayhteydessä. Tarkista myös, että Yhteenveto-välilehden luvut vastaavat alkuperäisiä rivejä ennen tilinpäätöstä.

Kuva 3 näyttää Asetukset-välilehden korvaus-, päivärahakoodi-, matkatyyppi-, hyväksyntätila- ja ALV-listat. Jos näitä arvoja muutetaan kesken vuoden, dokumentoi muutos, jotta vanhojen laskujen tulkinta säilyy.

Kiinnitä kirjaaminen palkanmaksuun

Helpoin käytäntö on kirjata matka saman viikon aikana ja tehdä varsinainen tarkistus ennen palkanmaksua. Varaa esimerkiksi perjantaisin 20 minuuttia: käy läpi uudet rivit, tarkista kilometrit ja tositteet sekä päivitä hyväksyntätila.

Jos yrityksessä syntyy 12 matkalaskua viikossa ja yhden rivin tarkistus vie kaksi minuuttia, viikkorutiini vie noin 24 minuuttia. Kuukaudessa aikaa kuluu noin 96 minuuttia, mutta puuttuvien tietojen selvittäminen ei kasaannu tilinpäätökseen.

Käytä välilehtiä eri tarkoituksiin

• Kirjaa alkuperäiset tiedot Matkalaskut-välilehdelle ja pidä laskunumero juoksevana, esimerkiksi ML-2026-001.
• Tarkista Yhteenveto-välilehti kuukauden lopussa: matkustajakohtaiset kulut, hyväksyntätilat ja kuukausittaiset luvut.
• Muuta korvausmääriä vain Asetukset-välilehdellä, ei laskentakaavoissa.
• Säilytä tositteet erillisessä paikassa ja merkitse niiden tila Huomautus-sarakkeeseen.

Yhteenveto käyttää valmisteltua kuukausialuetta tammikuusta joulukuuhun 2026. Kun kuukauden matkalaskut on tarkistettu, vertaa koontia Matkalaskut-välilehden suodatettuihin riveihin; näin huomaat nopeasti tyhjän, väärän päivämäärän tai puuttuvan summan.

Milloin Excel ei enää riitä

Pohja sisältää 100 syöttöriviä ja toimii parhaiten pienessä aineistossa. Jos yrityksellä on 30 työntekijää ja jokaiselta syntyy 10 laskua kuukaudessa, 300 riviä kuukaudessa ylittää valmistellun alueen nopeasti.

Siirry silloin matkalasku- tai taloushallinto-ohjelmaan, jossa kuitit, hyväksyntäketju, käyttäjäoikeudet ja kirjanpitoaineisto käsitellään samassa järjestelmässä. Excel on järkevä aloitusratkaisu, kun aineisto on pieni ja hyväksyjä pystyy tarkistamaan rivit kuukausittain.

Kuva 4 näyttää Ohjeet-välilehden kuusivaiheisen käyttöohjeen sekä neljän välilehden tarkoitukset. Käytä sitä perehdytyslistana, kun matkalaskujen käsittely siirtyy toiselle henkilölle.