Työmaan kustannusseuranta Excel Pohja

1. Vaihe 1 — Avaa tiedosto ja tarkista Kustannusseuranta-välilehden työmaan nimi. Pohjan esimerkki koskee asuinkerrostaloa osoitteessa Kalevantie 12, Tampere.
2. Vaihe 2 — Lisää jokaiselle ostolle, urakkalaskulle tai työvoimakululle oma rivi. Täytä kustannuslaji, selite, toimittaja ja päivämäärä.
3. Vaihe 3 — Syötä budjetoitu summa sarakkeeseen Budjetti € ja toteutunut summa sarakkeeseen Toteutunut €. Käytä samoja verokäsittelyperiaatteita kaikilla riveillä, esimerkiksi alv 0 % -hintoja, jos budjetti on laadittu ilman arvonlisäveroa.
4. Vaihe 4 — Tarkista sarakkeet Erotus €, Käyttö-% ja Tila. Pohja laskee erotuksen budjetin ja toteuman perusteella, joten älä kirjoita laskettuihin sarakkeisiin omia lukuja.
5. Vaihe 5 — Avaa Yhteenveto-välilehti työmaan viikko- tai kuukausipalaverissa. Vertaa kokonaisbudjettia toteutuneisiin kustannuksiin ja nosta ylittävät kustannuslajit esiin.
6. Vaihe 6 — Säilytä laskut, vastaanottotarkastukset ja muut tositteet kirjanpidon kanssa yhtenevästi. Päivitä taulukko vähintään kerran viikossa, jotta uusi lasku ei jää johdonmukaisesti vanhan toteumatiedon alle.

Työmaan kustannusseuranta on käytännössä rakennusliikkeen päätöksenteon työlista: mitä on budjetoitu, mitä on jo maksettu ja missä kustannuslajissa ennuste alkaa karata. Toimintatapa sopii erityisesti pienelle rakennusliikkeelle, jossa työnjohtaja, yrittäjä ja toimiston työntekijä eivät tarvitse kolmea eri järjestelmää samaan tietoon.

Kenen kannattaa käyttää taulukkoa

Rakennusliikkeen toimistovastaava voi kirjata ostolaskut sitä mukaa, kun ne saapuvat. Vastaava työnjohtaja taas näkee työmaan viikkopalaverissa, ylittääkö esimerkiksi kaluston vuokraus sille varatun summan.

Kirvesmies, jolla on neljä työntekijää ja yksi suuri saneerauskohde, voi seurata työvoimaa, materiaaleja ja aliurakoita riveittäin. Jos työvoiman budjetti on 62 000 € ja toteuma 61 800 €, käyttöaste on noin 99,7 %: silloin jäljellä oleva työmäärä ei voi perustua oletukseen, että palkkakuluja on vielä lähes budjetin verran käyttämättä.

Mitä kuva 1 näyttää

Kustannusseuranta-välilehti näkyy kuvassa 1. Sen taulukon sarakkeet etenevät numerosta kustannuslajiin, selitteeseen, toimittajaan ja päivämäärään, minkä jälkeen tulevat Budjetti €, Toteutunut €, Erotus €, Käyttö-% ja Tila.

Esimerkkiriveillä maa- ja pohjatöiden budjetti on 45 000 € ja toteuma 47 200 €. Erotus on tällöin -2 200 €, jos erotus lasketaan budjetti miinus toteutunut, ja käyttöaste on noin 104,9 %. Tällainen rivi kannattaa käsitellä heti, ei vasta tilinpäätöksen yhteydessä.

Milloin tiedot päivitetään

Paras hetki on kerran viikossa ennen työmaakokousta ja lisäksi aina, kun suuri urakka- tai materiaalilasku hyväksytään. Kuukausittainen päivitys on liian hidas hankkeessa, jossa materiaaliostoja ja aliurakoita kertyy päivittäin.

Yhteenveto-välilehti, joka näkyy kuvassa 2, sopii koontinäkymäksi. Ohje-välilehti kuvassa 3 kertoo, mitä riveille syötetään ja mitä laskettuja sarakkeita ei pidä muuttaa.

Päivittäisen seurannan rinnalla työmaapäiväkirjan ylläpito pitää myös työvaiheet, havainnot ja hyväksynnät koossa ennen seuraavaa työmaakokousta.

Excel-taulukko ei korvaa kirjanpitoa, mutta sen tietojen pitää sopia yhteen tositteiden ja kirjanpidon kanssa. Kirjanpitolaki edellyttää, että liiketapahtumat voidaan todentaa tositteilla ja että kirjanpitoaineisto säilytetään pääsääntöisesti 6 vuotta sen tilikauden päättymisestä, johon aineisto liittyy.

Alv-kanta ratkaisee vertailukelpoisuuden

Rakennusliikkeen kannattaa päättää ennen ensimmäistä syöttöä, seurataanko budjettia ja toteumaa ilman arvonlisäveroa vai verollisina. Käytännössä alv 0 % -hinta on yleensä selkein, koska yritys voi verrata ostojen kustannuksia ja urakkahintaa samalla perusteella.

Suomen yleinen ALV on 25,5 %. Jos materiaalilaskun veroton hinta on 10 000 €, laskun arvonlisävero on 2 550 € ja verollinen loppusumma 12 550 €. Älä siis syötä budjettiin verotonta hintaa ja toteumaan verollista hintaa: näennäinen 2 550 €:n ylitys on silloin vain kirjaustavan virhe.

Rakennusalan käännetty verovelvollisuus voi tulla kyseeseen rakentamispalveluissa, kun myyjä ja ostaja täyttävät ehdot. Tällöin laskun alv-merkintä ja käsittely tarkistetaan laskulta; Exceliin kirjataan sama kustannusperuste kuin kirjanpitoon, eikä puuttuvaa veroa lisätä omin päin.

Tositteet, laskut ja ennakot

Jokaiselta kustannusriviltä pitäisi löytyä toimittaja, päivämäärä, selite ja tositteen tunniste. Laskulla on oltava muun muassa myyjän ja ostajan tiedot, Y-tunnus, juokseva laskunumero, laskun päiväys sekä alv-kanta ja -määrä silloin, kun arvonlisävero kuuluu laskulle.

Ennakkomaksu, pidätys tai keskeneräiseen työhön liittyvä jaksotus ei ole sama asia kuin lopullinen toteutunut rakennuskustannus. Jos 50 000 €:n aliurakkalasku kohdistuu kahdelle kuukaudelle, kirjanpidon jaksotus ja työmaan kustannusennuste on tehtävä samalla logiikalla, jotta yhden kuukauden toteuma ei vääristy.

Työvoima ei ole vain maksettu palkka

Työntekijöiden kustannuksiin kuuluvat palkan lisäksi työnantajan sivukulut, kuten TyEL-maksu, työttömyysvakuutus, sairausvakuutus ja tapaturmavakuutus. TyEL-maksu on työntekijän iästä, sopimuksesta ja vuoden maksuista riippuva kustannus, joten budjettia ei pidä rakentaa pelkän bruttopalkan varaan.

Jos neljän työntekijän yhteenlasketut kuukausipalkat ovat 12 000 €, todellinen työnantajakustannus on tätä suurempi. Työvoiman budjettiin kirjataan yrityksen käyttämä kustannusperiaate, ja palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin 5 päivän kuluessa palkan maksamisesta.

Työmaan kustannusseuranta kaatuu useimmiten siihen, että luvut ovat kyllä Excelissä mutta eri perusteilla. Yhdellä rivillä on verollinen ostolasku, toisella veroton urakkahinta ja kolmannella arvioitu työvoima ilman sivukuluja. Yhteissumma näyttää täsmälliseltä, vaikka se ei kuvaa samaa asiaa.

Alv ja puuttuvat laskut vääristävät toteumaa

Jos 20 000 €:n materiaalibudjetti on alv 0 % mutta toteumaksi syötetään 25,5 %:n verolliset laskut, toteuma näyttää 5 100 € liian suurelta. Tämä voi johtaa turhaan materiaalihankintojen jäädyttämiseen tai väärään päätelmään, että urakka on jo ylittänyt budjettinsa.

Toinen tavallinen ongelma on vastaanotetun työn puuttuminen seurannasta. Aliurakoitsija on voinut tehdä 18 000 €:n työn, mutta laskuttaa vasta myöhemmin. Jos kustannusennusteessa ei huomioida tehtyä mutta laskuttamatonta työtä, Yhteenveto näyttää hetkellisesti liian hyvää tulosta.

Yksi lasku kirjataan kahdesti

Kun ostolasku kirjataan ensin toimittajan nimellä ja myöhemmin uudelleen työvaiheen nimellä, sama 8 400 €:n lasku kasvattaa toteumaa 16 800 euroon. Neljän tällaisen virheen yhteisvaikutus on jo 33 600 € ylimääräistä kustannusta näkymässä, vaikka pankkitililtä on lähtenyt vain 16 800 €.

Estät tämän pitämällä laskun numeron tai muun tositetunnisteen selitteessä. Jos sama tunniste löytyy kahdelta riviltä, kyse ei yleensä ole kahdesta ostosta vaan tarkistettavasta kaksoiskirjauksesta.

Budjetti ei päivity muutostöistä

Rakennushankkeessa tilaajan muutostyö voi kasvattaa sekä myyntiä että kustannuksia. Jos 12 000 €:n lisätyö aiheuttaa 7 500 € materiaali- ja työvoimakuluja, alkuperäisen budjetin rinnalle tarvitaan muutostyön seuranta; muuten 7 500 € näkyy perusteettomana ylityksenä.

Myös kaluston vuokrat unohtuvat helposti. Esimerkkipohjassa kalusto- ja vuokrakulujen toteuma on 17 650 € ja budjetti 15 000 €, joten ylitys on 2 650 €. Yksi jatkunut nosturivuokra, jonka irtisanominen unohtuu kahdeksi viikoksi, voi maksaa enemmän kuin koko viikkopalaverissa säästetty aika.

Myöhässä havaittu ylitys maksaa eniten

Jos 100 000 €:n työvaihe ylittää budjetin 8 %, kustannuspoikkeama on 8 000 €. Kun havainto tehdään vasta työn valmistuttua, vaihtoehdot ovat käytännössä neuvottelu, katteen menetys tai laskun hyväksyminen; viikoittainen seuranta antaa vielä mahdollisuuden muuttaa työjärjestystä tai hankintaa.

Kun poikkeama huomataan vasta työn valmistuttua, lisä- ja muutostöiden seuranta auttaa pitämään muutokset ja niiden kustannusvaikutukset erillään ennen kuin ne ehtivät syödä katetta.

Taulukko pysyy käytössä, kun sen päivittäminen kytketään jo olemassa olevaan työvaiheeseen. Rakennusliikkeelle toimivin rytmi on usein torstai-iltapäivä ennen perjantain työmaakokousta: toimistovastaava vie laskut sisään, työnjohtaja tarkistaa tehdyn työn ja yrittäjä katsoo ennusteen.

Pidä viikkotarkistus lyhyenä

Älä yritä selvittää koko projektia kerralla. Tarkista ensin kolme lukua: kokonaisbudjetti, kokonais­toteuma ja kustannuslajit, joiden käyttö-% ylittää 90 %. Sen jälkeen käy läpi vain uudet laskut ja rivit, joiden erotus on negatiivinen.

• Kirjaa uusi lasku samana päivänä, kun se hyväksytään.
• Merkitse selitteeseen työvaihe ja toimittajan laskunumero.
• Vertaa toteumaa työmaan fyysiseen etenemiseen, ei vain edelliseen viikkoon.
• Kirjaa muutostyöt omalla selitteellään, jotta ne eivät sekoitu alkuperäiseen budjettiin.

Jos materiaalibudjetti on 38 000 € ja kuukauden aikana toteumaa syntyy 36 500 €, käyttöaste on noin 96,1 %. Kun työvaiheesta on vielä puolet tekemättä, tämä ei ole hyvä uutinen vaan ennusteongelma, joka pitää nostaa kokouksessa esiin.

Tee syötöstä mahdollisimman virheetön

Keltaisella syöttömuotoilulla erotetut kentät auttavat näkemään, mihin käyttäjän kuuluu kirjoittaa. Älä muuta kaavasarakkeita, otsikoita tai Yhteenveto-välilehden koontia; lisää uusi kustannus omalle rivilleen.

Suomenkielisessä Excelissä tavalliset laskut voidaan tehdä funktioilla SUMMA, JOS ja JOSVIRHE. Tässä tiedostossa kannattaa kuitenkin käyttää valmiita laskentoja sellaisinaan ja varmistaa ennen rivien lisäämistä, että kaavat ulottuvat uudelle riville.

Milloin Excel ei enää riitä

Excel on hyvä, kun työmaita on yksi tai muutama ja kustannusrivejä kertyy esimerkiksi 100–500 kuukaudessa. Jos 10 työmaata tuottaa kukin 300 riviä kuukaudessa, käsiteltävää on 3 000 riviä; silloin toimittaja-, hyväksyntä-, ennuste- ja käyttöoikeustiedot kuuluvat taloushallinto- tai projektinhallintajärjestelmään.

Siirry varsinaiseen järjestelmään myös silloin, kun samaa tiedostoa muokkaa useita henkilöitä, laskujen hyväksyntä pitää pystyä todentamaan tai työmaan kustannukset pitää yhdistää suoraan kirjanpitoon. Excel-pohja toimii tällöin edelleen ennakkoseurantana, mutta ei ainoana totuuslähteenä.