Myyntisaamisten ikäanalyysi Excel Pohja

1. Avaa Ikäanalyysi-välilehti ja syötä jokaiselle laskulle oma rivi. Täytä ainakin laskun nro, asiakas, laskupäivä, eräpäivä, pääoma ja ALV-%.
2. Kirjaa maksupäivä heti, kun suoritus näkyy tilillä. Jos lasku on vielä maksamatta, jätä maksupäivä tyhjäksi ja seuraa avoin saldoa.
3. Tarkista, että ALV € ja kokonaissumma € vastaavat laskua. Esimerkiksi 4 250,00 € + 25,5 % ALV tarkoittaa 1 083,75 € arvonlisäveroa ja yhteensä 5 333,75 €.
4. Seuraa päiviä eräpäivästä ja ikäluokkaa. Kun lasku ylittää esimerkiksi 14 tai 30 päivää, voit nostaa sen perintätoimi-seurantaan.
5. Katso Yhteenveto-välilehdeltä kokonaissaldot, asiakaskohtaiset summat ja myöhässä olevien laskujen määrä. Tämä auttaa sinua arvioimaan maksuvalmius nopeasti.
6. Pidä Ohjeet-välilehti mukana, jos useampi henkilö täyttää tiedostoa. Yhtenäinen syöttötapa vähentää virheitä ja helpottaa kuukauden vaihtoa.
7. Kopioi taulukko seuraavalle kuukaudelle, jos haluat säilyttää historian. Näet silloin, paraneeko maksukäyttäytyminen vai jäävätkö samat asiakkaat toistuvasti auki.

Myyntisaamisten ikäanalyysi on käytännössä myyntireskontran työkalu sinulle, joka haluat nähdä, mitkä laskut ovat vielä ajan tasalla ja mitkä alkavat syödä kassaa. Sitä käyttää toiminimiyrittäjä, pienen Oy:n toimistovastaava, kirjanpitäjä ja myös yhdistyksen rahastonhoitaja, jos laskuja ja jäsenmaksusaamisia kertyy useampia rivejä kuukaudessa.

Jos sinulla on esimerkiksi 60 laskua kuukaudessa ja keskimääräinen lasku on 450 €, yhden viikonkin viiveessa oleva 8 100 € saaminen voi tuntua tilillä heti. Tässä pohjassa näet laskun nro:n, eräpäivän, maksupäivän ja avoimen saldon samassa taulukossa, joten sinun ei tarvitse arvailla, onko raha tulossa vai ei.

Miksi tämä on hyödyllinen pienessä yrityksessä

Pienessä yrityksessä myyntisaamiset eivät ole vain kirjanpidon rivi, vaan suora vaikutus maksuvalmius. Kun asiakas maksaa myöhässä, sinä joudut silti maksamaan oman ALV:n, palkat, vuokrat ja mahdolliset TyEL-maksut ajallaan. Siksi ikäanalyysi on käytännössä kassanhallinnan perusväline, ei pelkkä raportti.

Milloin pohjaa kannattaa käyttää

Tyypillinen hetki on kuukauden vaihde, kun tarkistat avoimet laskut ennen OmaVero-päivää tai ennen kuin teet seuraavan maksuerän. Jos esimerkiksi sinulla on kolme yli 30 päivää myöhässä olevaa laskua á 1 200 €, puhut jo 3 600 €:sta, jonka perintää tai muistutusta kannattaa ryhtyä hoitamaan heti.

Verohallinto ei vaadi nimenomaan tätä Excel-pohjaa, mutta laskujen tiedot on pidettävä niin, että kirjanpito on todennettavissa. Laskumerkintöihin kuuluvat myyjän ja ostajan tiedot, Y-tunnus, juokseva laskunumero, päiväys, ALV-kanta ja ALV-määrä eriteltynä. Kun käytät ikäanalyysiä, sinun kannattaa pitää laskurivit täsmälleen samoina kuin myyntilaskuissa.

Kirjanpitolaki edellyttää, että kirjanpitoaineisto säilytetään 6 vuotta ja tositteet ovat jälkikäteen tarkistettavissa. Jos lasku on avoinna, ikäanalyysi auttaa sinua osoittamaan, milloin lasku on lähetetty, milloin eräpäivä on ollut ja miten sitä on seurattu. Se on käytännössä hyödyllinen myös tilinpäätösvaiheessa, kun haluat varmistaa, että taseessa olevat myyntisaamiset ovat oikeat.

ALV ja avoin saldo eivät ole sama asia

Jos laskulla on esimerkiksi 4 250,00 € pääoma ja 25,5 % ALV, kokonaissumma on 5 333,75 €. Kirjanpidossa myyntisaaminen näkyy koko summasta, mutta seurannassa on hyödyllistä erottaa pääoma, ALV € ja avoin saldo. Näin näet heti, paljonko rahaa puuttuu asiakkaalta ja paljonko siitä liittyy verolliseen myyntiin.

Kuukausi- vai viikkoseuranta

Jos laskuja syntyy vähän, kuukausiseuranta riittää. Jos taas verkkokaupassa tulee 300 tilausta kuukaudessa tai rakennusliikkeellä on useita työmaita, viikkokohtainen tarkistus on käytännössä järkevämpi. Yhden myöhästyneen 9 000 € laskun huomaaminen viikkoa aiemmin on paljon arvokkaampaa kuin sen löytäminen vasta kuun lopussa.

Yleisin virhe on se, että lasku merkitään maksetuksi vain siksi, että asiakas lupasi maksaa pian. Kun maksupäivää ei tarkisteta tililtä, avoin saldo näyttää väärää lukua ja ikäluokka jää vanhaksi. Jos sinulla on 25 laskua auki ja kahdessa on 1 500 € virheellinen merkintä, kassakuva vääristyy jo 3 000 €:lla.

Toinen tyypillinen virhe on eräpäivän puuttuminen tai väärä päivämäärä. Silloin myöhässä?-tieto ei toimi, ja 14 päivän jälkeen lähetettävä muistutus voi myöhästyä viikoilla. Jos viivästyskorko ja perintäkulu lähtevät liikkeelle vasta myöhään, sinä menetät sekä aikaa että rahaa.

Virheellinen ALV tai kokonaissumma sotkee seurannan

Jos laskulla on 2 000 € pääoma ja 25,5 % ALV, ALV:n pitäisi olla 510,00 € ja kokonaissumman 2 510,00 €. Yhden desimaalin virhe voi tuntua pieneltä, mutta kun sama virhe toistuu 40 laskulla, olet jo 400–800 € väärässä kokonaistasossa. Silloin myös raportointi Yhteenveto-välilehdellä antaa väärän kuvan.

Myöhässä oleva lasku maksaa yleensä enemmän kuin yksi muistutus

Jos asiakkaalla on 5 000 € avoin lasku ja se venyy 30 päivää, ongelma ei ole pelkkä odottaminen. Raha on poissa käytöstäsi, ja joudut ehkä paikkaamaan kassaa omalla tilillä tai lykkäämään omia maksuja. Käytännössä tämä on usein kalliimpi tilanne kuin yhden asiallisen maksumuistutuksen lähettäminen ajoissa.

Paras tapa käyttää tätä pohjaa on liittää se samaan rytmiin kuin muu laskujen tarkistus. Monessa pienyrityksessä järkevin hetki on kuukauden ensimmäinen tai viimeinen arkipäivä, jolloin tarkistat avoimet laskut, ALV:n ja tilille tulleet suoritukset samalla kertaa. Kun rutiini on sidottu OmaVero-päivään tai palkanmaksuun, taulukko pysyy käytössä eikä jää pöytälaatikkoon.

Kolme tapaa pitää taulukko elossa

• Kopioi edellisen kuukauden välilehti ja tyhjennä vain uudet rivit. Silloin historia säilyy ja voit vertailla esimerkiksi 18 000 € ja 24 500 € avoimia saamisia eri kuukausina.
• Käytä tietojen kelpoisuustarkistusta päivämäärille ja ALV-prosentille. Näin estät sen, että joku kirjoittaa eräpäivän väärään muotoon tai syöttää ALV:ksi 255 %.
• Lisää ehdollinen muotoilu myöhässä oleviin riveihin. Kun 14 päivää tai 30 päivää ylittyy, rivi näkyy heti punaisena eikä se huku muiden joukkoon.

Milloin Excelistä kannattaa siirtyä järjestelmään

Jos laskuja on vähän kymmeniä, tämä pohja riittää hyvin. Kun päädyt satoihin riveihin kuukaudessa, tarvitset yleensä taloushallinto-ohjelman tai erillisen reskontran, koska käsin ylläpidetty taulukko alkaa hidastaa työtä. Nyrkkisääntönä: jos yhden kuukauden seuranta vie yli tunnin joka viikko, olet jo lähellä vaihetta, jossa ohjelma kannattaa enemmän kuin Excel.

Näin siirtyessä taloushallinto-ohjelmaan myös tositteiden seuranta kannattaa pitää selkeänä, jotta laskujen ja kuittien jäljitys pysyy hallinnassa.