Luottotappiot Excel Pohja

1. Avaa Luottotappiot-välilehti ja syötä jokaiselle tapaukselle oma rivi. Kirjaa ainakin asiakas, laskun numero, laskupäivä, eräpäivä ja laskun summa.
2. Täydennä maksupäivä ja perintävaihe heti, kun tilanne muuttuu. Näin sinä näet, mitkä laskut ovat vain myöhässä ja mitkä ovat jo luottotappioita.
3. Tarkista, että ALV-% ja summa alv 0 € vastaavat laskua. Kun erittely on oikein, myös laskun summa yht. ja nettovaikutus menevät oikein.
4. Siirry Yhteenveto-välilehdelle ja tarkista koonti kuukausittain. Käytä sitä varsinkin silloin, kun sinulla on useita asiakkaita ja haluat nähdä kokonaiskuvan nopeasti.
5. Lue Ohjeet-välilehti ennen kuin muokkaat kaavoja tai lisäät rivejä. Se auttaa pitämään sarakkeet ja laskennan ehjänä, vaikka tietomäärä kasvaa.
6. Jos sinulla kertyy paljon tapauksia, kopioi edellisen kuukauden rakenne uudeksi pohjaksi. Näin sinä säilytät saman logiikan ja vertailu pysyy helppona.

Luottotappioiden seuranta Excelissä on hyödyllinen silloin, kun sinä haluat nähdä avoimet saatavat ennen kuin ne katoavat lopullisesti kirjanpidosta. Tästä pohjasta on hyötyä esimerkiksi toiminimiyrittäjälle, pienen Oy:n talousvastaavalle ja toimistotyöntekijälle, joka seuraa asiakaslaskujen maksua viikoittain.

Kuva 1 näyttää Luottotappiot-välilehden: sarakkeet etenevät tapaus-ID:stä ja asiakkaasta laskun numeroon, eräpäivään, maksupäivään, perintävaiheeseen ja nettovaikutukseen. Kun sinulla on vaikka 40 laskua kuukaudessa ja niistä 3 jää avoimeksi, yksi taulukko kertoo nopeasti, missä kohtaa raha on jumissa.

Kenelle pohja sopii arjessa

Tätä käyttää usein myyntilaskuja lähettävä pienyritys, joka ei halua rakentaa raskasta järjestelmää vain muutaman myöhästyneen laskun takia. Jos sinulla on esimerkiksi 300 tilausta kuukaudessa ja keskimääräinen lasku on 180 €, jo 5 maksamatta jäänyttä laskua tarkoittaa 900 €:n aukkoa kassaan.

Miksi koonti kannattaa tehdä rivitasolla

Rivitasoinen seuranta toimii paremmin kuin pelkkä kuukausisummaa seuraava muistilappu. Kun sinä näet eräpäivän, päivää myöhässä -sarakkeen ja perintävaiheen yhdessä paikassa, voit reagoida ennen kuin saatava vanhenee tai muuttuu kirjanpidollisesti hankalaksi.

Kuva 2 näyttää Yhteenveto-välilehden, jossa tapahtumia voidaan vetää kuukausitasolle ja verrata esimerkiksi laskutettuun myyntiin. Tämä auttaa sinua huomaamaan, että 2 %:n luottotappioaste 50 000 €:n kuukausimyynnistä on jo 1 000 € menetystä, ei pieni sivuseikka.

Mitä tästä näet yhdellä silmäyksellä

Kun seuranta on tehty samalla logiikalla joka kuukausi, sinun on helpompi vertailla asiakkaita, toimialoja ja perintävaiheita. Se on käytännössä nopeampi tapa hoitaa luottoriskin arkipäiväinen valvonta kuin kaivaa tiedot erillisistä lasku- ja pankkilistoista.

Luottotappion kirjaaminen ei ole vain taulukon täyttämistä, vaan siihen liittyy kirjanpidollinen logiikka. Kirjanpitolaki edellyttää, että tositteet ja kirjanpitoaineisto säilytetään 6 vuotta tilikauden päättymistä seuraavan vuoden alusta, joten myös luottotappion perusteet kannattaa pitää tallessa.

Jos laskussa on ollut ALV, se pitää huomioida oikein. Suomessa yleinen arvonlisävero on 25,5 %, ja alennetut kannat ovat 14 % ja 10 %; kun esimerkiksi 1 255,00 €:n laskusta 1 000,00 € on veroton myynti ja 255,00 € ALV:tä, saatavan kirjaus pitää tehdä niin, että veroton osuus, vero ja mahdollinen lopullinen tappio menevät oikein.

Miksi erittely on tärkeä

Tässä pohjassa on omat sarakkeet summalle alv 0 € ja laskun summalle yht., koska pelkkä kokonaissumma ei riitä kirjanpidolliseen seurantaan. Jos sinulla on 8 laskua, joista jokainen on 620,00 € sisältäen ALV:n, kokonaisriski on 4 960,00 €, mutta veroton vaikutus ja ALV-osuus ovat eri asia kirjanpidossa.

Milloin huomio siirtyy Verohallintoon

Jos saatavaan liittyy alv-oikaisu tai muu ilmoitettava muutos, sinä käsittelet asian Verohallinto:n ja OmaVero:n kautta normaalien ilmoitus- ja maksukausien mukaan. Kuukausi-, neljännesvuosi- tai vuosijakso valitaan liiketoiminnan koon perusteella, eikä luottotappion seuranta saa sotkea omaa ilmoitusaikataulua.

Käytännön kanta on selvä: jos luottotappioita syntyy toistuvasti, riviseuranta on parempi kuin jälkikäteen tehty muistien varassa laskeminen. Kun 10 tapausta käsitellään kuukausittain, yhdenkin väärän summan korjaaminen jälkikäteen vie helposti enemmän aikaa kuin koko taulukon ylläpito.

Tyypillinen virhe on se, että sinä merkitset laskun luottotappioksi liian aikaisin tai liian myöhään. Jos saatava on vielä perintävaiheessa, mutta kirjaat sen jo lopulliseksi menetykseksi, raportti näyttää liian huonolta ja voit tehdä myös kirjanpidollisen virheen.

Toinen tavallinen moka on ALV:n jättäminen tarkistamatta. Jos 2 000,00 €:n myynti sisältää 25,5 % ALV:n, veroton osuus on 1 593,63 € ja vero 406,37 €; jos sinä käsittelet summan väärin, erotus kertautuu useassa tapauksessa nopeasti sadoiksi euroiksi.

Myöhästynyt seuranta maksaa rahaa

Jos sinulla on esimerkiksi 12 asiakasta ja jokaiselta jää keskimäärin 250,00 € maksamatta, avoin saldo on 3 000,00 €. Kun havainto viivästyy kahdella kuukaudella, perintämahdollisuus heikkenee ja kassavaje iskee juuri siihen kohtaan, jossa sinä tarvitsisit rahaa palkkoihin tai ostolaskuihin.

Väärä kirjaus maksaa myös aikaa

Kun yksi tapaus pitää korjata jälkikäteen, sinä käytät aikaa laskun, pankkisuorituksen ja mahdollisen hyvityksen etsimiseen. Jos korjaus vie 15 minuuttia ja tällaisia tapauksia on 20 vuodessa, hukkaat jo 5 tuntia pelkkään selvittelyyn.

Siksi pohjan hyöty on käytännöllinen: se pakottaa sinut pitämään päivämäärät, summat ja vaiheet yhdessä. Kun jokainen rivi on täytetty samalla tavalla, virheiden määrä laskee ja luottoriskin seuranta pysyy hallinnassa ilman turhaa jälkipuintia.

Kun päivämäärät, summat ja vaiheet pysyvät yhdessä, myös tositteiden tarkistuslista auttaa varmistamaan, että jokainen kirjaus löytyy nopeasti eikä selvittely veny.

Jotta tästä ei tule yhden kuukauden kokeilu, sinun kannattaa liittää se olemassa olevaan rutiiniin. Paras hetki on usein palkanmaksun, kuukauden päätöksen tai arvonlisäveroilmoituksen yhteydessä, jolloin sinä tarkistat samalla myös avoimet saatavat.

Pidä tapa lyhyenä ja toistuvana

• Varaa 10–15 minuuttia joka viikko uusien ja erääntyneiden laskujen tarkistamiseen.
• Kopioi edellisen kuukauden rakenne, jos sinulla on paljon samanlaisia tapauksia.
• Käytä ehdollista muotoilua tai omaa värikoodausta, jotta yli 30 päivää myöhässä olevat rivit näkyvät heti.
• Pidä laskun numero ja maksupäivä pakollisina kenttinä, jotta et joudu arvailemaan myöhemmin.
• Jos rivejä alkaa olla yli 200, harkitse siirtymistä taloushallinto-ohjelmaan tai myyntireskontraan.

Milloin Excel ei enää riitä

Jos sinulla on esimerkiksi verkkokauppa, joka käsittelee 500 laskua kuukaudessa, luottotappioiden seuranta onnistuu kyllä vielä Excelissä, mutta työmäärä kasvaa nopeasti. Kun virheitä alkaa tulla toistuvasti tai usea henkilö muokkaa samaa tiedostoa, erillinen järjestelmä on käytännössä parempi.

Kuva 3 näyttää Ohjeet-välilehden, jossa pohjan käyttö on selitetty lyhyesti ja selvästi. Se on hyvä muistutus siitä, että paras taulukko on se, jota sinä oikeasti käytät joka kuukausi, et vain tiedosto, joka jää kansioon odottamaan.