Lomapalkkavelka Excel Pohja

1. Avaa välilehti Asukset ja tarkista, että lomapäiväkertymä, lomarahaprosentti ja sivukuluprosentti vastaavat sinun käytäntöäsi. Jos käytät 2,5 päivää kuukaudessa, syötä sama arvo valmiiksi.
2. Täytä välilehdelle Lomapalkkavelka työntekijän nimi, toimipiste, työsuhteen tyyppi ja kuukausipalkka. Lisää myös kertyneet lomakuukaudet ja käytetyt lomapäivät.
3. Tarkista, että kaavat laskevat lomapäivät yhteensä, jäljellä olevat lomapäivät ja päiväpalkan oikein. Esimerkiksi 3 200 € kuukausipalkalla päiväkorvaus on noin 146,67 €, jos käytät 21,75 päivän jakajaa.
4. Seuraa Lomapalkkavelka (€)-saraketta ja Lomarahavaraus (€)-saraketta, jotta näet palkkavelan ja lomarahan erikseen. Tämä auttaa sinua erottelemaan varsinaisen lomapalkan ja lisän.
5. Katso Yhteenveto-välilehdeltä koko henkilöstön summa. Jos 4 työntekijän lomapalkkavelka on keskimäärin 1 100 € per henkilö, kokonaissumma on jo 4 400 € ennen sivukuluja.
6. Varmista Ohje-välilehdeltä, miten rivejä lisätään ja mitä sarakkeita ei pidä muuttaa. Kopioi valmis rivi uudelle työntekijälle, niin rakenne pysyy ehjänä.

Tätä pohjaa käyttää yleensä sinä, joka hoidat palkkoja pienessä yrityksessä, vaikka et olisi varsinainen palkkahallinnon ammattilainen. Tyypillinen käyttäjä on toimistovastaava, yrittäjä itse tai kirjanpidon parissa työskentelevä henkilö, joka tarvitsee yhden selkeän näkymän työntekijöiden lomavastuista.

Esimerkiksi 4 työntekijän putkiliikkeessä kuukausipalkat voivat olla 2 900–3 800 €. Jos yhdellä työntekijällä on kertynyt 14 lomakuukautta ja käytettyjä lomapäiviä on vähän, lomapalkkavelka voi olla helposti yli 1 200 € per henkilö. Kun kerrot tämän neljällä, sinulla on jo yli 4 800 € ennen sivukuluja.

Sinun kannattaa käyttää Exceliä, jos henkilöstöä on vielä vähän tai tiedot muuttuvat usein. Kun rivit nousevat noin 20–30 työntekijään ja mukaan tulee useita palkkalajeja, erillinen palkkaohjelma alkaa olla järkevämpi kuin käsin ylläpidetty taulukko.

Kun lukuja täytyy katsoa ennen kuukauden vaihtumista

Lomapalkkavelka nousee esiin erityisesti ennen palkanmaksua, kesälomakauden alussa ja ennen tilinpäätös-katetta. Jos yhden työntekijän päiväkorvaus on 150 € ja lomapäiviä on kertynyt 18, pelkkä lomapalkka on jo 2 700 € ilman sivukuluja.

Miksi Excel on tähän usein riittävä

Sinun ei tarvitse rakentaa raskasta järjestelmää, jos tehtävänä on seurata kuukausittain kertyvää vastuuta. Excel riittää hyvin, kun luvut ovat selkeitä ja kaavat pysyvät samoina, ja SUMMA- ja JOS-funktiot hoitavat koonnin ilman ylimääräistä käsityötä.

Suomessa lomapalkka perustuu vuosilomalaki:in ja työehtosopimukseen, jos TES antaa paremmat ehdot. Käytännössä lomapäiviä kertyy yleensä 2 tai 2,5 päivää kuukaudessa, ja lomaraha on monessa työpaikassa noin 50 % lomapalkasta, vaikka se määräytyy lopulta sopimuksen mukaan.

Jos työntekijän kuukausipalkka on 3 200 € ja lomapäiviä on kertynyt 18, päiväkohtainen arvo on noin 146,67 € käyttäen 21,75 päivän jakajaa. Tällöin lomapalkkavelka on noin 2 640,06 €, ja jos lomarahaprosentti on 50 %, varaus on noin 1 320,03 € ennen sivukuluja.

Verohallinto ei laske lomapalkkaa puolestasi, mutta sinun on silti pidettävä luvut oikein kirjanpidossa. Kirjanpitoaineiston säilytysaika on 6 vuotta, ja palkkavarausten on oltava todennettavissa, jos kirjanpitäjä tai tilintarkastaja kysyy perustetta.

Varaus vai maksu heti

Useimmille pienyrityksille järkevin tapa on tehdä lomapalkkavaraus kuukausittain eikä odottaa, että koko summa tulee kerralla kassasta ulos. Jos 6 työntekijän yrityksessä kertyy yhteensä 8 000 € lomapalkkavelkaa ja sivukuluja 1 800 €, kassavaikutus voi olla 9 800 € yhdellä jaksolla.

Mikä kannattaa tehdä oikein heti

Sinun kannattaa eritellä lomapalkka, lomaraha ja työnantajan sivukulut erikseen. Kun nämä ovat omissa sarakkeissaan, saat myös kirjanpitoon helpommin perusteltavan tase-erän ja vältyt siltä, että kaikki lomavastuu jää yhdeksi epämääräiseksi luvuksi.

Kun lomapalkka, lomaraha ja sivukulut ovat eriteltyinä, samaa tarkkuutta tarvitaan myös käännetyn veron seurantaan, jotta tase-erät ja alv-merkinnät pysyvät oikein.

Yleisin virhe on se, että käytetyt lomapäivät jäävät kirjaamatta. Jos työntekijällä on oikeasti 12 käyttämätöntä päivää, mutta taulukossa näkyy 16, sinä varaat 4 päivää liikaa; 150 € päiväarvolla tämä tarkoittaa 600 € ylimääräistä varausta yhdelle henkilölle.

Toinen tyypillinen moka on lomarahan laskeminen väärällä prosentilla. Jos käytät 50 %:n sijaan 40 %:a 3 000 € lomapalkasta, aliarvioit varauksen 300 €:lla per työntekijä, ja 5 työntekijällä ero on jo 1 500 €.

Kolmas ongelma on se, että sivukulut jätetään kokonaan pois. Kun lomapalkka on 10 000 € ja työnantajan sivukulujen yhteisvaikutus on esimerkiksi 22 %, todellinen kassavaikutus on 12 200 €, ei 10 000 €.

Virhe näkyy yleensä vasta silloin, kun rahat puuttuvat

Jos teet palkat kuun lopussa ja huomaat vasta seuraavassa kuussa, että lomavelkaa oli aliarvioitu 2 000 €, korjaus osuu suoraan maksuvalmius-puolelle. Tämä on se kohta, jossa Excelin puute maksaa aikaa ja rahaa, ei vain lisätyötä.

Kannattavin tapa välttää yllätykset

Sinun kannattaa käyttää aina samaa laskentatapaa koko henkilöstölle. Kun joku syöttää päiväpalkan käsin ja joku toinen käyttää eri jakajaa, vertailu ei enää pidä paikkaansa, ja pienikin 1 % virhe kasvaa vuodessa yllättävän suureksi summaksi.

Paras tapa käyttää tätä pohjaa on sitoa se yhteen tuttuun päivään, kuten palkanmaksun tarkistukseen tai kuukausikatkoon. Kun teet saman tarkistuksen joka kuun 25. päivä, lomapalkkavelka ei pääse vanhenemaan näkymättömäksi luvuksi.

Kopioi edellisen kuukauden rivit uuden kuukauden pohjaksi ja päivitä vain muuttuvat tiedot. Jos 12 työntekijän lista täytetään uudelleen käsin, siihen voi mennä helposti 20–30 minuuttia, mutta kopioimalla työ on 5–10 minuutin asia.

Pienet käytännöt, joilla vältät sekoilun

• Käytä tietojen kelpoisuustarkistusta, jotta lomakuukaudet eivät voi mennä miinukselle.
• Laita ehdollinen muotoilu punaiseksi, jos käytettyjä lomapäiviä on enemmän kuin kertynyt määrä.
• Pidä Asetukset-välilehdellä vakioarvot, jotta SUMMA.JOS- ja LASKE.JOS-tyyppiset koonnit pysyvät samoina.
• Siirrä valmis koonti aina samaan paikkaan ennen kirjanpidon ajoa.

Milloin Excelistä kannattaa siirtyä eteenpäin

Kun henkilöstöä on paljon, lomat ovat osittaisia ja palkkalajeja tulee useita, Excel alkaa olla liian hidas. Jos vietät joka kuukausi yli tunnin siihen, että tarkistat 15 työntekijän rivit ja korjaat kaavat, taloushallinto-ohjelma tai palkkaohjelma on yleensä järkevämpi ratkaisu.

Kun lomaseuranta alkaa viedä saman verran aikaa kuin kirjanpito, myös ennakkoveron jaksotus kannattaa hoitaa valmiilla pohjalla.