Koontilasku Excel Pohja

1. Avaa Erittely-välilehti ja syötä jokainen laskutettava rivi omalle rivilleen: kuvaus, määrä, yksikköhinta ja alv-kanta.
2. Tarkista, että rivimäärät ja hinnat ovat oikein. Jos käytät useita alv-kantoja, pidä ne erillään omilla riveillään.
3. Siirry Yhteenveto-välilehdelle ja varmista, että kaavat laskevat kokonaissumman, verottoman summan ja veron oikein.
4. Tarkista ALV-laskenta-välilehdeltä, että veron osuus vastaa käytettyä kantaa, esimerkiksi 25,5 % tai alennettua kantaa.
5. Lue Ohjeet-välilehti, jos haluat varmistaa täyttöjärjestyksen tai sen, mitä tietoja kannattaa lisätä laskulle.
6. Tallenna tiedosto omalla asiakkaalla tai projektille nimetylle versiolla, jotta voit käyttää samaa rakennetta seuraavassa kuussa uudelleen.

Koontilaskun erittely on hyödyllinen, kun sinulla on monta pientä työtä tai toimitusta, mutta haluat lähettää yhden selkeän laskun. Tyypillinen käyttäjä on toiminimiyrittäjä, rakennusliikkeen toimistovastaava tai pienen Oy:n laskuttaja, joka kokoaa kuukauden aikana syntyneet rivit yhteen.

Esimerkiksi kirvesmies, jolla on 4 työntekijää ja 18 laskutettavaa työvaihetta kuukaudessa, säästää aikaa, kun hän syöttää rivit yhteen taulukkoon eikä tee jokaista laskua erikseen. Sama koskee verkkokauppaa, jolla on 300 tilausta kuukaudessa: koonti helpottaa silloin, kun lasku tehdään yhdelle yritysasiakkaalle useista toimituksista.

Milloin tätä käytetään

Sinä hyödyt tästä erityisesti, kun laskutus tehdään projektikohtaisesti, kuukausittain tai työmaittain. Koontilasku on käytännöllinen myös silloin, kun asiakkaalla on useita vastaanottokohtia, mutta maksaja on yksi.

Mitä taulukossa näkyy

Pohjan rakenne on jaettu neljään osaan: Ohjeet kertoo täyttöjärjestyksen, Erittelyssä on rivit, Yhteenveto näyttää summat ja ALV-laskenta varmistaa veron. Kun rivin hinta on esimerkiksi 12 × 85,00 €, rivisummaa syntyy 1 020,00 € ennen veroa, ja se on helpompi tarkistaa yhdestä näkymästä kuin käsin laskemalla.

Kenelle tämä on järkevin

Jos laskutettavia rivejä on kuukaudessa 5–50, Excel on yleensä nopein tapa hallita koontia. Jos rivejä kertyy jatkuvasti satoja, sinä alat todennäköisesti hyötyä jo varsinaisesta laskutus- tai taloushallinto-ohjelmasta enemmän kuin taulukosta.

Koontilaskun pitää silti täyttää normaalit laskumerkinnät: myyjän tiedot, ostajan tiedot, Y-tunnus, laskunumero, laskun päiväys ja ALV-erittely. Tämä ei ole vain siistiä kirjanpitoa, vaan käytäntö, jota Verohallinto odottaa, kun lasku menee tositteeksi tai vähennettäväksi kuluksi.

Jos koontilaskulla on esimerkiksi 8 erillistä työsuoritetta ja jokainen on 250,00 € verottomana, veroton summa on 2 000,00 €. Kun siihen lisätään yleinen 25,5 % ALV, vero on 510,00 € ja laskun loppusumma 2 510,00 €.

ALV-kanta kannattaa pitää erillään

Jos samassa koonnissa on esimerkiksi sekä 25,5 % että 10 % rivejä, sinun kannattaa eritellä ne omille riveilleen. Silloin veron tarkistus ei jää yhden summasolun varaan, vaan näet heti, kumpi kanta on käytössä missäkin osassa.

Excelin kaavat helpottavat tarkistusta

Pohjassa käytetään käytännössä kaavoja, jotka kokoavat rivit yhteen SUMMA-funktiolla. Jos haluat tarkistaa, montako laskuriviä on täytetty, LASKE.JOS tai SUMMA.JOS toimii hyvin, kun rivit on nimetty yhdenmukaisesti.

Suomessa pienyrittäjälle tärkein käytännön valinta on usein tämä: tee koonti Excelillä silloin, kun laskutusta on vielä hallittava käsin, mutta siirry ohjelmaan heti, kun eri alv-kantoja, maksuehtoja ja osalaskuja on niin paljon, että tarkistus alkaa viedä liikaa aikaa.

Yleisin virhe on se, että rivisummaa ja veroa ei erotella kunnolla. Kun verollinen summa lasketaan suoraan ilman erillistä veroton/vero -jaottelua, tarkistus hidastuu ja pienikin pyöristysvirhe voi näyttää siltä, että koko lasku on väärin.

Toinen tavallinen moka on se, että sama työvaihe laskutetaan kahteen kertaan. Jos sinulla on 14 päivän maksuehto ja 6 laskuriviä, joista yksi on kopioitu vahingossa, virhe voi näkyä vasta maksun jälkeen ja aiheuttaa turhaa hyvityslaskua tai muistutusten oikaisua.

Virheiden hinta näkyy rahassa ja ajassa

Jos koontilaskulla on 20 riviä ja jokaisessa on vain 2,50 € virhe, kokonaisheitto on jo 50,00 €. Se on juuri se kokoluokka, joka tekee asiakkaan tarkistuksesta ärsyttävän ja sinun täsmäytyksestäsi turhan pitkäksi.

Veron unohdus maksaa eniten

Jos ALV-rivi puuttuu kokonaan tai kanta on väärä, ongelma ei ole vain taulukossa vaan myös ilmoituksissa. Silloin virhe voi kulkea OmaVero-ilmoitukseen asti, ja korjaaminen vie enemmän aikaa kuin yhden koontirivin syöttäminen oikein heti alussa.

Minun kantani on suora: koontilasku kannattaa pitää mahdollisimman yksinkertaisena. Kun rivit, verokannat ja loppusumma näkyvät omissa soluissaan, sinä huomaat virheen ennen kuin se ehtii asiakkaalle.

Kun verotiedot on saatu kohdalleen, seuraava askel on pitää myös hyvityslaskun seuranta yhtä selkeänä, jotta korjaukset pysyvät hallinnassa.

Koontilasku toimii parhaiten, kun siitä tulee osa samaa rutiinia kuin palkanmaksu tai ALV-ilmoitus. Jos käsittelet laskun aina kuun viimeisenä arkipäivänä, sinä et joudu etsimään rivejä jälkikäteen eri sähköposteista, työmaalistoista tai muistilapuista.

Rakenna rutiini näin

• Kopioi edellisen kuukauden tiedosto ja vaihda vain päivämäärät, asiakkaan tiedot ja rivit.
• Käytä pudotusvalintoja tai tietojen kelpoisuustarkistusta, jotta alv-kanta ei karkaa vääräksi.
• Pidä Erittely-välilehdellä yksi rivi yhtä tapahtumaa varten, ei useita tapahtumia yhdessä solussa.
• Tarkista Yhteenveto ennen lähettämistä ja vertaa sitä ALV-laskenta-välilehteen.
• Merkitse valmis koonti arkistoon, jotta löydät sen myöhemmin kirjanpitoa varten.

Milloin Excelistä kannattaa siirtyä eteenpäin

Jos sinulla on esimerkiksi 12 asiakasta, 4 eri alv-kantaa ja jatkuvasti osalaskutettavia töitä, taulukko alkaa olla enemmän työ kuin apu. Silloin taloushallinto-ohjelma tai laskutusjärjestelmä on käytännössä helpoin tapa, koska se vähentää käsityötä ja pienentää virheiden riskiä.

Jos taas laskutat 1–2 kertaa kuussa ja rivit ovat selkeitä, tämä Excel-pohja on kevyt ja nopea. Juuri siinä kohtaa se on parhaimmillaan: ei liikaa rakennetta, mutta tarpeeksi, jotta lasku pysyy hallussa.

Kun ennakko- ja loppusumma täytyy sovittaa yhteen, seuraava luonteva vaihe on käyttää täsmäytyspohjaa arkistoinnin tueksi.