Ennakkolasku Excel Pohja

1. Avaa Täsmäytys-välilehti ja syötä projektin tai urakan perustiedot niihin soluihin, jotka on varattu laskuriveille.
2. Kirjaa ennakkolaskun tiedot: laskun päiväys, numero, veroton summa, ALV ja kokonaissumma. Näin alkuperäinen laskutus jää talteen yhdessä paikassa.
3. Syötä loppulaskun tiedot samalle riville tai viereiselle riville pohjan rakenteen mukaan. Varmista, että vertaat samoja summatyyppejä keskenään.
4. Tarkista Yhteenveto-välilehdeltä, että ennakon ja loppulaskun erotus vastaa työn todellista tilannetta. Jos erotus on esimerkiksi 2 300 €, näet sen heti ilman käsin laskemista.
5. Käy Ohjeet-välilehti läpi, jos täytät pohjaa ensimmäistä kertaa. Siellä kerrotaan, miten rivit pidetään siisteinä ja miten vältät päällekkäiset kirjaukset.
6. Kun uusi lasku syntyy, kopioi pohja seuraavaa toimeksiantoa varten. Näin sinulla on aina sama rakenne eikä vanhoja tietoja tarvitse kaivaa erikseen.

Sinä käytät tätä pohjaa silloin, kun ennakkolasku on lähetetty ennen työn valmistumista ja loppulasku tehdään vasta lopuksi. Tyypillinen tilanne on urakka, jossa ensimmäinen lasku on 40 % sopimussummasta ja lopullinen lasku kattaa loput 60 % sekä mahdolliset lisätyöt.

Jos sopimuksen arvo on 18 000 € ja ennakko on 7 200 €, loppulaskulle jää 10 800 € ennen mahdollisia muutoksia. Kun täsmäytys on taulukossa, sinun ei tarvitse laskea tätä muistissa tai etsiä vanhoja sähköposteja.

Mikä tässä on käytännössä hyöty

Täsmäytys toimii parhaiten, kun laskutat vaiheittain eikä yhdessä erässä. Rakennusliikkeen toimistovastaava, pienen Oy:n kirjanpitäjä tai yksinyrittäjä näkee samalla rivillä, onko ennakko jo vähennetty oikein ja jääkö loppulaskulle enää saldoa.

Milloin tämä pohja on sinulle tarpeen

Tarve syntyy yleensä silloin, kun työ valmistuu osissa, materiaaleja tilataan etukäteen tai asiakkaan maksuerät sovitaan projektin etenemisen mukaan. Jos laskuja on kuukaudessa 8 ja jokaisessa on vain 1-2 täsmäytettävää erää, säästät helposti useita tunteja kuussa.

Laskulla pitää näkyä vähintään myyjän tiedot, ostajan tiedot, Y-tunnus, juokseva laskunumero, päiväys sekä ALV-erittely. Kun ennakkolasku ja loppulasku liittyvät samaan työhön, sinun kannattaa merkitä molempiin selkeä viite, jotta kirjanpidossa ne löytyvät parina.

Yleinen ALV on 25,5 % vuonna 2026. Jos veroton ennakko on 4 000 €, ALV on 1 020 € ja brutto 5 020 €; loppulaskulla vastaava laskentatapa pitää tehdä samasta verokannasta, ellei kyseessä ole 14 % tai 10 % alennettu kanta.

Jos olet ALV-rekisterissä, ilmoitat myynnit OmaVerossa kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain sen mukaan, mikä ilmoitusjakso sinulle on määrätty. Verohallinto odottaa, että erät täsmäävät kirjanpitoon, joten sekava ennakkolasku ja loppulasku aiheuttavat turhaa selvittelyä.

Kirjanpitoaineisto ja tositteet säilytetään 6 vuotta kirjanpitolain mukaan. Siksi tämäntyyppinen pohja on järkevä tapa pitää erät yhdessä, etenkin kun samaan projektiin voi tulla myös hyvitys, lisätyö tai osasuoritus.

Yleisin virhe on se, että ennakkolasku kirjataan yhdelle riville ja loppulasku toiselle ilman samaa viitettä. Silloin täsmäytys tekee sinusta käsityöläisen: joudut etsimään numerot manuaalisesti ja yksi 3 000 € erä voi jäädä avoimeksi.

Toinen kallis moka on ALV:n käsittely. Jos ennakko on laskutettu 25,5 %:lla mutta loppulasku tehdään vahingossa ilman ALV-erittelyä, kirjanpito ei täsmää ja korjaaminen vie helposti 30-60 minuuttia per lasku sekä aiheuttaa riskin väärästä ilmoituksesta OmaVerossa.

Kolmas ongelma on se, että loppulasku lähetetään ennen kuin ennakko on varmasti kirjattu. Esimerkiksi 12 500 € urakassa 5 000 € ennakko ja 7 500 € loppulasku voivat mennä sekaisin, jos maksuerien aikataulu puuttuu tai rivit on kopioitu väärin.

Jos laskuja kertyy 20 kuukaudessa ja vain kahdessa on virhe, menetät helposti tunnin tai kaksi selvittelyyn. Rahassa se on pieni erä yksittäin, mutta vuoden aikana siitä tulee jo työpäivä tai enemmän.

Kun selvittelyä kertyy näin paljon, hyvityslaskun seuranta pitää kirjaa siitä, mitkä korjaukset on jo hyvitetty ja mitkä ovat vielä avoinna.

Paras tapa on sitoa täsmäytys samaan rutiiniin kuin laskutus tai palkanmaksu. Kun käymäsi yritys lähettää laskut aina kuun lopussa, avaat pohjan samana päivänä ja tarkistat samalla kaikki avoimet ennakot.

Käytä aina samaa toimintatapaa: kopioi edellisen projektin välilehti, tyhjennä vanhat summat ja täytä uusi aineisto. Jos teet tämän 10 kertaa vuodessa, yhden minuutin säästö per projekti on jo 10 minuuttia, mutta oikea hyöty tulee siitä, että virheet vähenevät.

Kun rivien määrä kasvaa esimerkiksi yli 200 ja samoja ehtoja, hyvityksiä ja maksueriä on jatkuvasti, taulukko alkaa olla työläs. Silloin kannattaa siirtyä taloushallinto-ohjelmaan, mutta pienelle yritykselle tämä Excel-pohja on vielä nopein ja halvin tapa pitää ennakkolasku ja loppulasku ojennuksessa.

Pidä rutiini yksinkertaisena

• Tarkista täsmäytys aina ennen kuin lähetät loppulaskun.
• Käytä samaa nimeämistapaa jokaisessa projektissa.
• Hyödynnä SUMMA- ja JOS-kaavoja, jotta manuaalinen laskenta vähenee.
• Lisää tarvittaessa ehdollinen muotoilu, joka korostaa avoimen erotuksen.

Jos avoin erotus pitää vielä purkaa riveittäin, sitä varten löytyy koontilaskun erittely.