Tarjous Excel Pohja myyntiin - Ilmainen

1. Vaihe 1 — Avaa Ohje-välilehti ja tarkista käyttötapa. Pohjassa on erillinen Tarjous-välilehti perustiedoille ja laskettaville tarjousriveille.
2. Vaihe 2 — Täytä Tarjous-välilehden perustiedot: tarjouksen numero, tarjouspäivä, voimassa asti -päivä, myyjä, asiakas, Y-tunnus, osoite, maksuehto, toimitusehto, viite ja lisätiedot.
3. Vaihe 3 — Valitse tarjousrivillä B20:B119 tuotekoodi pudotusvalikosta. Tuote, kuvaus, yksikkö, hinta, alv-prosentti ja toimitusaika haetaan Tuoterekisteri-välilehdeltä.
4. Vaihe 4 — Syötä määrä sarakkeeseen E ja mahdollinen alennusprosentti sarakkeeseen I. Määrän on oltava vähintään 0, ja alennus hyväksytään välillä 0–100 %.
5. Vaihe 5 — Tarkista sarakkeista J–L veroton summa, alennus euroina ja verollinen summa. Sarake N ilmoittaa, onko rivi hinnoiteltu vai pitääkö määrä tarkistaa.
6. Vaihe 6 — Päivitä tarvittaessa Tuoterekisteri-välilehden 100 rekisteririviä: tuotekoodi, tuote, kuvaus, kategoria, hinta ilman alv:tä, alv-%, yksikkö ja toimitusaika.
7. Vaihe 7 — Tarkista Yhteenveto-välilehdeltä kokonaissummat ja kaaviot sekä käy Ohje-välilehden tarkistuslista läpi ennen tarjouksen lähettämistä.

Tarjouspohjaa käyttää esimerkiksi toiminimiyrittäjä, pienen osakeyhtiön (Oy) myyjä, rakennusliikkeen toimistovastaava tai suunnittelutoimiston yrittäjä. Tarve syntyy yleensä ennen asiakastapaamista, sesongin alkua tai kuukauden myyntikatsausta, kun asiakkaalle pitää antaa useasta tuotteesta tai palvelusta selkeä kokonaishinta.

Kuva 1 näyttää Tarjous-välilehden rakenteen. Yläosassa ovat tarjouksen numero, päiväys, voimassaoloaika, myyjä, asiakas, Y-tunnus, osoite, maksuehto, toimitusehto, viite ja lisätiedot; tarjousrivit alkavat riviltä 19.

Tarjousrivillä on kaikki hinnoittelun kannalta olennainen

Sarakkeessa B valitset tuotekoodin. Sen jälkeen sarakkeet C, D, F, G, H ja M täyttyvät rekisteristä: tuote tai palvelu, kuvaus, yksikkö, á-hinta ilman alv:tä, alv-% ja toimitusaika. Sinä syötät käytännössä määrän sarakkeeseen E ja alennuksen sarakkeeseen I.

Oletetaan, että kirvesmies myy neljän työntekijän tiimin toteuttaman työn hintaan 75,00 € tunnilta ja tarjoukseen tulee 80 tuntia. Veroton summa on 6 000,00 €. Kun alv on 25,5 %, verollinen summa ilman alennusta on 7 530,00 €.

Tuoterekisteri vähentää käsin kirjoittamista

Kuva 2 näyttää Tuoterekisteri-välilehden sarakkeet. Esimerkkituotteena PAL-001 on verkkosivuston suunnittelu, jonka hinta on 1 850,00 € ilman alv:tä, alv 25,5 %, yksikkö työ ja toimitusaika 10 työpäivää.

Jos hinta muuttuu, päivitä se rekisteriin ennen uuden tarjouksen tekemistä. Älä kirjoita hintaa erikseen jokaiselle riville, koska silloin rekisterin ja lähetetyn tarjouksen välinen tarkistus vaikeutuu.

Yhteenveto sopii myynnin tarkistukseen

Kuva 3 näyttää Yhteenveto-välilehden keskeiset tunnusluvut. Näet verottoman tarjousarvon, alv:n määrän, tarjouksen loppusumman, rivien lukumäärän, keskimääräisen rivisumman, suurimman rivin ja alennukset yhteensä.

Yhteenveto ei ole erillinen myyntijärjestelmä, vaan tämän tarjouksen laskennan koonti. Kuva 4 näyttää Ohje-välilehden käyttöohjeet ja välilehtien tarkoitukset.

Myyntitarjouksen hinnat eivät vielä ole kirjanpidon tosite, mutta niiden alv-kantojen on oltava oikein, jotta myöhempi lasku voidaan tehdä oikein. Suomessa yleinen ALV on vuonna 2026 25,5 %. Elintarvikkeisiin ja ravintola- ja ateriapalveluihin sovelletaan yleensä 14 %:n kantaa, ja kirjoihin, lääkkeisiin, liikuntaan, majoitukseen ja henkilökuljetuksiin yleensä 10 %:n kantaa.

Pohjan Tuoterekisteri-välilehdellä alv-% valitaan arvoista 25,5 %, 14 % tai 10 %. Valitse kanta tuotteen tai palvelun verokohtelun perusteella, älä sen perusteella, miltä kilpailijan tarjous näyttää.

Tarjouksen ja laskun tiedot eivät saa ajautua erilleen

Kun tarjous hyväksytään, laskussa pitää olla muun muassa myyjän ja ostajan nimi ja osoite, myyjän Y-tunnus, juokseva laskunumero, laskun päiväys, verokanta ja alv:n määrä. Tarjouspohjan asiakas-, Y-tunnus-, viite- ja maksuehtokentät auttavat siirtämään nämä tiedot oikein, mutta ne eivät korvaa varsinaista laskua.

Esimerkiksi 10 kappaletta tuotetta à 109,00 € tekee verottomaksi arvoksi 1 090,00 €. Kun kanta on 25,5 %, alv on 277,95 € ja loppusumma 1 367,95 €. Jos rekisterissä on vahingossa 14 %, ero alv:ssa on 125,95 €.

Voimassaoloaika ja maksuehto ovat kaupallisia ehtoja

Pohjan maksuehdon valinnat ovat 7, 14 ja 30 päivää netto. Useimmille pienille yrityksille 14 päivää netto on käytännöllinen kompromissi: se tukee maksuvalmiutta paremmin kuin 30 päivää, mutta ei ole yhtä tiukka kuin 7 päivää.

Tarjouspäivä ja voimassa asti -päivä kannattaa täyttää aina. Esimerkkipohjassa 08.09.2026 päivätty tarjous on voimassa 08.10.2026 asti. Hinnan lisäksi ilmoita tarvittaessa toimitusehto, toimitusaika ja tieto siitä, ovatko hinnat ilman alv:tä.

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Hyväksytty tarjous liittyy myyntitapahtuman dokumentointiin. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa, kuten tositteita, säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy; säilytä tarjous yrityksesi dokumentointikäytännön mukaisesti.

Tarjouslaskennan virheet syntyvät harvoin itse kertolaskusta. Tavallisemmin väärä tuotekoodi, vanha hinta, puuttuva määrä tai väärä alv-kanta pääsee asiakkaalle asti, koska tarjousta katsotaan vain loppusummasta.

Väärä tuotekoodi tuo väärän hinnan

Tarjous-välilehden tuotekoodi hakee tiedot Tuoterekisteristä. Jos valitset PAL-002:n eli 790,00 € maksavan logosuunnittelun PAL-001:n eli 1 850,00 € maksavan verkkosivuston suunnittelun sijaan, yhden rivin veroton ero on 1 060,00 € ja 25,5 %:n alv mukaan lukien 1 330,30 €.

Tarkista siksi vähintään tuotteen nimi, kuvaus ja toimitusaika ennen lähettämistä. Pelkkä koodi ei riitä, jos asiakas näkee tarjouksessa palvelun kuvauksen.

Nolla- tai puuttuva määrä pysäyttää rivin

Rivin sarakkeessa N näkyy Tarkista määrä, jos määrä ei ole suurempi kuin nolla. Tämä on tärkeä hälytys: 12 tunnin asennustyö, jonka määrä on jäänyt tyhjäksi, ei muodosta laskettavaa verotonta summaa samalla tavalla kuin 12 × 85,00 € eli 1 020,00 €.

Älä peitä huomautusta poistamalla saraketta tai kirjoittamalla summia käsin. Korjaa alkuperäinen määrä ja tarkista, että sarakkeiden J, K ja L laskenta päivittyy.

Alennus vähentää katetta ennen kuin huomaatkaan

Jos 1 850,00 €:n palvelusta annetaan 10 % alennus, alennus on 185,00 € ja veroton myynti jää 1 665,00 euroon. Yritykselle, jolla on kuukaudessa 20 vastaavaa tarjousta, ero on 3 700,00 € ennen alv:tä.

Alennusprosentti on eri asia kuin alennus euroina. Syötä prosentti sarakkeeseen I, tarkista sarake K ja varmista Yhteenveto-välilehden alennukset yhteensä ennen hyväksyntää.

Myöhäinen tarkistus aiheuttaa uuden tarjouskierroksen

Jos asiakas huomaa väärän toimitusajan tai puuttuvan maksuehdon vasta hyväksymisen jälkeen, työ ei pääty lähettämiseen. Esimerkiksi 30 minuutin korjaus viidessä tarjouksessa vie 2,5 tuntia, eikä virhe vielä kerro toimitusviiveen mahdollista kustannusta.

Tarjouspohja toimii parhaiten, kun käytät sitä aina samassa kohdassa myyntiprosessia. Varaa esimerkiksi perjantaina 30 minuuttia avoimien tarjousten tarkistamiseen ja käytä samaa hetkeä Tuoterekisterin hintojen sekä toimitusaikojen läpikäyntiin.

Pidä syöttö ja tarkistus eri hetkinä

Laadi tarjous asiakastapaamisen jälkeen heti, mutta tee lähetyksen tarkistus erillisenä kolmen kohdan kierroksena. Tarkista asiakkaan nimi ja Y-tunnus, rivien määrä ja hinnat sekä alv, maksuehto ja voimassaoloaika.

• Syötä perustiedot ensin Tarjous-välilehdelle.
• Valitse tuotekoodit ja anna määrät tarjousriveille.
• Vertaa Yhteenveto-välilehden loppusummaa omiin laskelmiisi.
• Korjaa Tuoterekisteriä keskitetysti, jos hinta tai toimitusaika on muuttunut.

Yhdessä viikoittaisessa käsittelyssä viisi tarjousta, joissa on keskimäärin kuusi riviä, tarkoittaa 30 tarjousrivin tarkistusta. Se on realistisesti hallittavissa Excelillä, kun tuotteet ovat rekisterissä eivätkä hinnat ole eri tavalla kirjoitettuina eri tiedostoihin.

Käytä Ohje-välilehteä luovutustarkistuslistana

Ohje-välilehti muistuttaa, että perustiedot, rivit, hinnat, alv-kannat, maksuehto, toimitusehto, viite ja voimassaoloaika on tarkistettava. Kuva 4 näyttää tämän tarkistuslistan sekä lyhyet kuvaukset kaikista neljästä välilehdestä.

Älä muuta laskettuja sarakkeita J–L tai tuoterekisteristä haettavia sarakkeita C, D, F, G, H ja M, ellei sinulla ole perusteltua tarvetta. Suomenkielisessä Excelissä näet funktiot yleensä nimillä JOS, PHAKU ja JOSVIRHE; tiedosto käyttää kansainvälisiä funktionimiä ja Excel kääntää ne käyttöliittymän kielelle.

Milloin Excel ei enää riitä

Siirry taloushallinto-ohjelmaan, kun tarjouksia syntyy esimerkiksi yli 50 kuukaudessa, useampi myyjä muokkaa samaa aineistoa tai hyväksytyt tarjoukset pitää siirtää laskutukseen ilman käsityötä. Excel-pohja on järkevä, kun tarjouksia on vähän tai kohtalaisesti ja haluat hallita hinnaston itse.