Jaksotusten täsmäytys Excel Pohja - Ilmainen

1. Vaihe 1 — Avaa Täsmäytys-välilehti ja vaihda soluun B2 oikea raportointipäivä, esimerkiksi 31.08.2026.
2. Vaihe 2 — Syötä yrityksen nimi ja Y-tunnus sekä jokaisesta jaksotuksesta tositenumero, tositepäivä, toimittaja, kaupunki, kustannuspaikka ja selite.
3. Vaihe 3 — Valitse tili F-sarakkeen pudotusvalikosta. Tiliryhmä täydentyy Tilikartta-välilehden perusteella.
4. Vaihe 4 — Syötä jaksotus alkaa- ja jaksotus päättyy -päivät, alkuperäinen summa sekä tositteelta tarkistettu ALV-%.
5. Vaihe 5 — Syötä Q-sarakkeeseen kirjanpidon saldo raportointipäivänä. Älä muuta vihreiden laskentasarakkeiden kaavoja.
6. Vaihe 6 — Tarkista Tila-sarake ja selvitä Poikkeama- sekä Tarkista-rivit tositteelta ja pääkirjalta.
7. Vaihe 7 — Siirry Yhteenveto-välilehdelle ja tarkista kokonaisero sekä tiliryhmäkohtaiset laskennalliset ja kirjanpidon saldot. Merkitse vastuuhenkilö ja Tarkistettu-kenttä.

Kenelle taulukko sopii

Toiminimiyrittäjä voi käyttää pohjaa vuosilaskujen ja ennakkoon maksettujen palvelujen seurantaan ennen kirjanpidon kuukausikatkoa. Pienen osakeyhtiön (Oy) kirjanpitäjälle se sopii esimerkiksi vakuutusten, ohjelmistolisenssien, vuokrien ja puhelinpalvelujen saldojen tarkistamiseen.

Rakennusliikkeen toimistovastaava voi kirjata kunkin työmaan kustannuspaikan erikseen. Jos kirvesmiehellä on neljä työntekijää ja yritykselle tulee kuukausittain 12 jaksotettavaa ostolaskua, jokainen lasku saa oman tositenumeronsa, alkamis- ja päättymispäivänsä sekä kirjanpidon saldonsa.

Mitä kuva 1 kertoo

Kuva 1 näyttää Täsmäytys-välilehden sarakkeet A–V. Syötettäviä tietoja ovat esimerkiksi tositenumero, tositepäivä, toimittaja, tili, jaksotuskausi, alkuperäinen summa, ALV-% ja kirjanpidon saldo. Vihreissä sarakkeissa näkyvät ilman ALV:tä laskettu summa, jaksotuskuukaudet, raportointikauden osuus, jäljellä oleva jaksotus, täsmäytysero, täsmäytys-% ja tila.

Esimerkkirivillä 4 800,00 € sisältää 25,5 % ALV:n. Veroton summa on 4 800,00 € / 1,255 = 3 824,70 €. Kun vuosijaksotus alkaa 01.01.2026 ja raportointipäivä on 31.08.2026, laskennallinen saldo on noin 2 553,36 € päivätarkan jakolaskun perusteella.

Yhteenveto päätöksenteossa

Kuva 2 näyttää Yhteenveto-välilehden dashboardin. Se kokoaa rivimäärän, alkuperäiset summat, raportointikauden laskennalliset saldot, kirjanpidon saldot ja kokonaiseron. Lisäksi tiliryhmät, kuten IT- ja ohjelmistokulut sekä vakuutukset, voidaan tarkistaa rinnakkain ilman jokaisen tositteen avaamista.

Suoriteperuste ratkaisee kulun kohdistamisen

Kirjanpitolain mukainen suoriteperuste tarkoittaa, että kulu kohdistetaan sille ajalle, jota se koskee, ei automaattisesti maksupäivälle. Esimerkiksi 01.07.2026–30.06.2027 voimassa oleva 12 000,00 €:n ohjelmistolasku tuottaa 12 kuukauden kustannuksen, josta 6 kuukautta kuuluu vuoden 2026 kuluksi ja 6 kuukautta seuraavalle kaudelle.

Pohjan Jaksotus alkaa- ja Jaksotus päättyy -päivät ohjaavat raportointikauden osuuden laskentaa päivätasolla. Tämä on parempi kuin pelkkä summa jaettuna kuukausien lukumäärällä, kun jakso alkaa tai päättyy kesken kuukauden.

ALV ei kuulu kulujaksotukseen samalla tavalla

Syötä K-sarakkeeseen tositteen bruttosumma ja L-sarakkeeseen tositteelle kuuluva ALV-kanta. Pohja laskee M-sarakkeeseen verottoman summan kaavalla summa / (1 + ALV). Jos lasku on 1 255,00 € ja ALV on 25,5 %, veroton summa on 1 000,00 € ja ALV 255,00 €.

Suomen yleinen ALV-kanta on 25,5 %. Elintarvikkeissa ja ravintola- ja ateriapalveluissa käytetään 14 %:n kantaa, kun taas esimerkiksi kirjoissa, lääkkeissä, liikuntapalveluissa ja majoituksessa käytetään 10 %:n kantaa. Tilikartta-välilehden ALV-oletus on muokattava parametri, ei tositteen automaattinen totuus.

Tosite ja säilytys

Kirjanpitolain mukaan tositteet ja kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta. Pohja ei korvaa laskua, pääkirjaa tai kirjanpitojärjestelmää, vaan toimii täsmäytyksen työpaperina.

Kuva 3 näyttää Tilikartta-välilehden tilinumerot 4000–4900, tiliryhmät ja ALV-oletukset. Kuva 4 näyttää Ohje-välilehden, jossa kuvataan syöttösolut, laskennat, tilalogiikka ja aineiston säilytys.

Bruttosumma kirjataan verottoman sijaan

Yleinen virhe syntyy, kun 1 255,00 €:n lasku kirjataan jaksotukseen kokonaan, vaikka 25,5 % ALV:n sisältävä veroton kulusumma on 1 000,00 €. Jos koko summa jaksotetaan 12 kuukaudelle, kuukausikuluksi tulee 104,58 € oikean 83,33 €:n sijaan. Vuoden aikana ero on 255,00 €.

Tarkista siksi L-sarakkeen ALV-% ennen kuin vertaat O-sarakkeen laskennallista saldoa kirjanpidon saldoon. Vakuutuslaskulla ALV voi olla 0 %, joten tilikartan oletusta ei pidä hyväksyä katsomatta tositetta.

Päivämäärät venyttävät saldoa

Jos laskun jaksotus päättyy 31.01.2027 mutta syötät vahingossa 31.01.2026, raportointipäivän 31.08.2026 saldo voi näyttää koko kulun tai tyhjää vastaavan osuuden väärin. 9 600,00 €:n 12 kuukauden palvelusopimuksessa virhe muuttaa yhden kuukauden laskennallista osuutta 800,00 €:lla.

Toinen käytännön riski on se, että raportointipäivä B2 jää edellisen kuukauden päivään. Silloin kaikki O-sarakkeen saldot ovat vanhentuneita, vaikka kaavat toimivat teknisesti oikein.

Täsmäytyseroa ei tutkita rivitasolla

Tila on Täsmää, kun ero on alle 0,01 €. Tarkista tarkoittaa enintään 2 %:n eroa laskennallisesta saldosta, ja Poikkeama ylittää 2 %. Esimerkiksi 2 553,36 €:n laskennalliseen saldoon 30,00 €:n ero on noin 1,17 % ja kuuluu Tarkista-luokkaan; 60,00 €:n ero on noin 2,35 % ja kuuluu Poikkeama-luokkaan.

Jos kirjanpidon saldo Q-sarakkeessa on jätetty tyhjäksi, täsmäytystä ei synny. Myös väärä tili tuottaa Tiliryhmä-sarakkeeseen tekstin Tuntematon tili, jolloin Yhteenveto ei ryhmittele riviä halutulla tavalla.

Kytke tarkistus kuukauden katkoon

Pidä täsmäytys samassa työjärjestyksessä kuin kuukauden kirjanpidon sulkeminen. Käytännöllinen ajankohta on ensimmäinen arkipäivä sen jälkeen, kun pääkirja ja ostolaskut ovat päivittyneet; esimerkiksi elokuun saldo tarkistetaan 01.–05.09.2026 ja raportointipäiväksi asetetaan 31.08.2026.

Aloita Yhteenveto-välilehdeltä ja katso ensin kokonaisero sekä Poikkeama-rivien määrä. Siirry vasta sen jälkeen Täsmäytys-välilehdelle, jotta käytät ajan olennaisiin eroihin etkä lue kaikkia rivejä järjestyksessä.

Pidä syöttö hallittuna

• Kopioi edellisen kuukauden avoimet jaksotukset ja päivitä vain muuttuneet päivät, saldot ja tositetiedot.
• Valitse tili pudotusvalikosta sen sijaan, että kirjoitat tilinumeron käsin.
• Pidä ALV-% muodossa 0,255, 0,14, 0,10 tai 0, jotta laskenta tulkitsee prosenttiosuuden oikein.
• Merkitse Vastuuhenkilö ja Tarkistettu heti, kun rivi on verrattu pääkirjaan.
• Älä ylikirjoita vihreitä kaavasarakkeita G ja M–T.

Ohje-välilehti toimii työparin muistilistana, ja kuva 4 näyttää sen käyttöohjeen rakenteen. Säilytä täsmäytys yhdessä tositteiden ja pääkirjaraportin kanssa; kirjanpitoaineiston vähintään 6 vuoden säilytysaika koskee myös täsmäytyksen perustana olevaa aineistoa.

Milloin Excel ei enää riitä

Pohja on käytännöllinen, kun jaksotettavia rivejä on kymmeniä tai noin sata ja täsmäytys tehdään kuukausittain. Jos rivejä tulee jatkuvasti yli valmisteltujen 110 rivin, useita käyttäjiä muokkaa tietoja samanaikaisesti tai tarvitaan tositteiden automaattinen tuonti, siirry taloushallinto-ohjelmaan ja säilytä Excel työpaperina vain tarvittaessa.