Ennakkoveron jaksotus Excel Pohja

1. Avaa välilehti Asetukset ja syötä ennakkoveron peruslukemat, kuten maksukaudet, summa ja mahdollinen eräjako. Näin pohja osaa laskea jaksotuksen oikein.
2. Täytä Jaksotus-välilehdelle kuukaudet ja tosiasialliset maksut. Jos maksat esimerkiksi 1 200 € neljässä erässä, kirjaat 300 € per kuukausi.
3. Tarkista Yhteenveto-välilehdeltä kertymä, erot ja mahdollinen jäljellä oleva osuus. Näet yhdellä silmäyksellä, onko jaksotus ajan tasalla.
4. Lue Ohjeet-välilehti ennen ensimmäistä käyttökertaa, jotta tiedät, mitä rivejä sinun kuuluu päivittää kuukausittain ja mitä ei pidä muuttaa.
5. Kopioi seuraavan kuukauden rivit edellisestä jaksosta, jos maksurytmi ei muutu. Tämä vähentää syöttötyötä ja pitää historian ehjänä.
6. Tarkista lopuksi, että summat vastaavat Verohallinton päätöstä ja OmaVeron maksutietoja. Jos erottaa tulee, korjaa se heti ennen seuraavaa maksua.

Ennakkoveron jaksotus on sinulle käytännössä tapa jakaa koko vuoden verotaakka kuukausille niin, että et ylläty maksuhetkellä. Kun ennakkovero on esimerkiksi 4 800 € vuodessa, kuukausikohtainen jaksotus on 400 € kuukaudessa, ja se näkyy suoraan kassassa.

Tätä pohjaa käyttää usein toiminimiyrittäjä, pieni Oy tai kirjanpidon hoitaja, joka seuraa verojen vaikutusta jo ennen maksupäivää. Jos liikevaihto on 8 000 € kuukaudessa ja ennakkovero vie siitä 400 €, tiedät heti, paljonko jää muihin kuluihin.

Kun tarve syntyy

Tarve syntyy yleensä silloin, kun OmaVerosta on tullut ennakkoveropäätös ja haluat sovittaa maksut omaan rytmiisi. Jos maksat veroa neljässä erässä, 1 200 € erä on helpompi huomata ajoissa kuin koko 4 800 € kertamaksu tilikauden lopussa.

Miksi Excel on tässä käytännöllinen

Excelissä voit laskea jaksotuksen SUMMA-kaavalla ja käyttää JOS-ehtoa, jos jokin kuukausi on poikkeava. Käytännössä tämä on nopeampi tapa kuin laskea erät käsin joka kerta, etenkin jos sinulla on useampi maksuerä tai ennakkoveron muutos kesken vuoden.

Ennakkovero liittyy Verohallinton määräämään veronmaksuun, ja sitä seurataan OmaVerossa. Kun ennakkoveron määrä on päätetty, sinun kannattaa jaksottaa se kuukausille tai eräpäiville niin, että maksuvalmius pysyy hallinnassa eikä tili tyhjene kerralla.

Yleistapauksessa ennakkoveroa maksetaan useissa erissä vuoden aikana, ei vasta vasta lopussa. Jos vuosisummaa on 6 000 €, kuukausijaksotus on 500 € kuukaudessa; jos eräjako on kuusi kertaa vuodessa, yhdelle erälle tulee 1 000 €.

Kirjanpidon ja kassanhallinnan näkökulma

Kirjanpidossa jaksotus auttaa sinua näkemään, paljonko vero kuuluu millekin kuukaudelle. Tämä on käytännöllistä myös silloin, kun teet tilinpäätöstä ja haluat tarkistaa, että verot on kohdistettu oikein oikealle tilikaudelle.

Tekninen kanta siihen, miten tätä kannattaa tehdä

Jos seuranta on pieni, Excel-pohja riittää paremmin kuin raskas järjestelmä. Kun rivejä kertyy kymmeniä mutta ei tuhansia, selkeä taulukko on nopeampi, halvempaa ylläpitää ja riittävän tarkka; varsinainen taloushallinto-ohjelma on järkevä vasta, kun tietoa tulee useista lähteistä ja maksat säännöllisesti useita veroeriä kuukaudessa.

Kun rivejä kertyy kymmeniä, myös jaksotettujen menojen täsmäytys sopii samaan Excel-ratkaisuun, koska sen avulla varmistat, että kirjaukset pysyvät oikealla tilikaudella.

Yleisin virhe on se, että kirjaat koko vuoden ennakkoveron yhteen riviin etkä jaa sitä kuukausille. Jos 5 200 € veroa jää yhdelle riville, et näe ajoissa, että kassasta lähtee keskimäärin 433,33 € kuukaudessa, ja yllätys tulee vasta maksupäivänä.

Toinen tavallinen moka on jättää maksupäivät tarkistamatta OmaVerosta. Jos eräpäivä siirtyy ja maksat myöhässä, ennakkovero ei enää tue kassaa suunnitellusti, vaan se voi osua samaan aikaan palkkojen, vuokran tai ALV-maksun kanssa.

Mitä virhe maksaa euroina ja ajassa

Jos ennakkoveron jaksotus puuttuu, sinä et yleensä menetä vain aikaa vaan myös rahaa hallinnoinnissa. Kaksi tuntia kuussa hukkuu helposti siihen, että etsit vanhoja maksutietoja, ja jos laskutat omaa työtäsi esimerkiksi 70 € tunnilta, se on 140 € menetettyä laskutusaikaa kuukaudessa.

Väärä rytmi tekee kassasta epätasaisen

Huono tapa on maksaa vero vasta silloin, kun rahat muistetaan siirtää sivuun. Parempi tapa on kirjata jaksotus heti kuukauden alussa, koska silloin näet todellisen tasen kannan ja osaat sovittaa maksut muihin menoihin ennen kuin rahat katoavat käyttötililtä.

Paras tapa saada pohja käyttöön on sitoa se samaan hetkeen joka kuukausi. Käytännössä hyvä paikka on palkanmaksun, ALV-ilmoituksen tai kuukauden päätöksen yhteydessä, koska silloin tarkistat jo muutenkin numerot.

Rutiini, joka toimii käytännössä

• Päivitä jaksotus aina samana päivänä, esimerkiksi kuukauden 1. tai 2. päivänä.
• Kopioi edellisen kuukauden rivit, jos ennakkoveron määrä ei muuttunut.
• Tarkista, että maksut vastaavat OmaVeron tietoja eikä päällekkäisiä rivejä ole.
• Käytä tietojen kelpoisuustarkistusta, jos syötät kuukausia tai euromääriä usein käsin.
• Hyödynnä ehdollista muotoilua, joka korostaa puuttuvan maksun tai poikkeavan summan.

Milloin pohjasta kasvaa ulos

Jos sinulla on useita veroeriä, työntekijöitä, paljon laskuja tai useita tilejä, Excel alkaa nopeasti vaatia liikaa käsityötä. Silloin kannattaa siirtyä taloushallinto-ohjelmaan, mutta siihen asti tämä pohja on nopein tapa pitää ennakkoveron jaksotus selvänä ilman turhaa järjestelmäpainetta.

Jos kuukausittain seurattavia rivejä on esimerkiksi 12 ennakkoverolle, 8 ALV-erälle ja 5 muulle maksulle, olet jo 25 rivissä kuukaudessa. Siinä vaiheessa hyvä taulukko säästää edelleen aikaa, mutta automatisointi alkaa olla perusteltu seuraava askel.

Saman seurannan rinnalle nousee usein myös vähennyskelpoisten kulujen seuranta, kun kuukausittain kirjattavia rivejä alkaa kertyä enemmän kuin pelkkiä ennakkoveroja.