Asiakasrekisteri myynti Excel Pohja - Ilmainen

1. Vaihe 1 — Avaa Asiakasrekisteri-välilehti. Keltaiset solut ovat syöttösoluja ja harmaat solut sisältävät laskentakaavoja.
2. Vaihe 2 — Lisää asiakas ensimmäiselle tyhjälle riville ja anna Asiakas-ID, yrityksen nimi, yhteyshenkilö, Y-tunnus, sähköposti ja puhelin.
3. Vaihe 3 — Syötä asiakkuuden aloituspäivä, viimeisin yhteydenotto ja seuraava yhteydenotto muodossa PP.KK.VVVV.
4. Vaihe 4 — Valitse asiakastyyppi, kaupunki, myyntivastaava, myyntivaihe ja tuoteryhmä pudotusvalikoista.
5. Vaihe 5 — Anna kappalemäärä, veroton myynti, ALV-kanta ja kateprosentti. Pohja laskee ALV:n, myynnin yhteensä ja katteen euroina.
6. Vaihe 6 — Tarkista Asiakastyyppi tarkistus -sarakkeen ilmoitus ja korjaa tarvittaessa asiakastyypin valinta.
7. Vaihe 7 — Siirry Myyntiyhteenveto-välilehdelle. Tarkista tunnusluvut ja kuvaajat, ja käytä Ohjeet-välilehteä syöttö- ja tietosuojamuistiona.

Toiminimiyrittäjä tarvitsee rekisteriä yleensä silloin, kun asiakkaiden määrä kasvaa yli oman muistin. Pienen osakeyhtiön (Oy) kirjanpitäjä voi käyttää sitä myynnin ennakkotarkistukseen ennen kuukausittaista laskutusta ja tilinpäätöksen valmistelua. Rakennusliikkeen toimistovastaavalle tärkein tieto on seuraava yhteydenotto, kun tarjouskanta pitää käydä läpi ennen uuden sesongin alkua.

Asiakastiedot yhdellä rivillä

Kuva 1 näyttää Asiakasrekisteri-välilehden: yhdellä rivillä ovat Asiakas-ID, yrityksen nimi, yhteyshenkilö, Y-tunnus, yhteystiedot, yhteydenottopäivät, myyntivaihe, tuoteryhmä, veroton myynti, ALV-kanta ja kateprosentti. Esimerkiksi Pohjolan IT-palvelut Oy:n veroton myynti on 7 850,00 € ja kateprosentti 32 %. Kate euroina on tällöin 7 850,00 € × 32 % = 2 512,00 €.

Yhteydenotot ennen kuin tarjous vanhenee

Jos seuraava yhteydenotto on kulunut, tila on Yhteydenotto erääntynyt. Jos päivämäärä on seuraavan 14 päivän sisällä, tila on Yhteydenotto lähestyy. Tämä sopii viikoittaiseen myyntipalaveriin: suodata taulukosta lähestyvät asiakkaat ja jaa tehtävät myyntivastaaville.

Verkkokauppa, jolla on 300 tilausta kuukaudessa, ei käytä tätä tilausten rivikohtaiseen käsittelyyn, vaan asiakas- ja myyntikannan seurantaan. Yhdistyksen rahastonhoitaja tai yksityishenkilö ei yleensä tarvitse kaikkia kenttiä, mutta voi käyttää samaa rakennetta pienempään yhteyshenkilölistaan.

Ohjeet-välilehti muistuttaa, että ALV-kannaksi valitaan 25,5 %, 14 % tai 10 %. Yleinen ALV on 25,5 %, elintarvikkeiden ja ravintola- ja ateriapalvelujen alennettu kanta 14 % sekä esimerkiksi kirjojen, lääkkeiden, liikuntapalvelujen ja majoituksen kanta 10 %. Tarkista kanta aina myydyn tuotteen tai palvelun perusteella.

Myynti ilman ja kanssa ALV:n

Jos veroton myynti on 12 400,00 € ja kanta 25,5 %, ALV on 12 400,00 € × 25,5 % = 3 162,00 €. Myynti ALV:n kanssa on 15 562,00 €. Pohjan Asiakasrekisteri-välilehti laskee nämä kenttiin ALV ja Myynti yhteensä, mutta taulukko ei muodosta arvonlisäveroilmoitusta OmaVeroon.

Kun yrityksen liikevaihto ylittää 20 000 € vuodessa, alv-rekisteröinti on Suomessa yleensä tarpeen. Myyntiyhteenveto ei korvaa kirjanpitoa eikä Verohallinnolle annettavaa arvonlisäveroilmoitusta; täsmäytä sen luvut myyntilaskuihin ja kirjanpitoon ennen ilmoituksen lähettämistä.

Y-tunnus ja henkilötiedot

Y-tunnus ja yhteyshenkilön nimi ovat henkilötietojen kanssa käsiteltäviä tietoja, joten noudata GDPR:n, tietosuojalain ja yrityksesi tietosuojakäytäntöjen vaatimuksia. Rajoita käyttöoikeudet työtehtävän mukaan ja poista tarpeettomat puhelin- ja sähköpostitiedot, kun niitä ei enää tarvita.

Kirjanpitolain mukainen kuuden vuoden säilytys koskee kirjanpitoaineistoa silloin, kun asiakastieto liittyy tositteeseen tai muuhun kirjanpitoaineistoon. Pelkkää myyntiliidiä ei pidä säilyttää automaattisesti kuutta vuotta ilman käyttötarkoitusta.

Asiakasrekisteri kaatuu pienyrityksessä usein siihen, että sama asiakas lisätään uudelleen eri nimellä. Jos 40 asiakkaan joukossa on 5 kaksoiskappaletta ja jokaiselle tehdään yksi ylimääräinen yhteydenotto kuukaudessa, myyntivastaava käyttää helposti yli tunnin turhaan. Käytä Asiakas-ID:tä ja tarkista Y-tunnus ennen uuden rivin lisäämistä.

Väärä ALV-kanta vääristää laskelmaa

Jos 10 000,00 €:n myynti merkitään 10 %:n kannalla 25,5 %:n sijasta, taulukon ALV on 1 000,00 € vaikka sen pitäisi olla 2 550,00 €. Ero on 1 550,00 €, joka on korjattava kirjanpidossa ja tarvittaessa arvonlisäveroilmoituksella.

Kateprosentti ei ole sama kuin kate euroina

12 400,00 €:n myynti ja 28 %:n kate tuottavat 3 472,00 € katetta. Jos syötät kateprosentin muodossa 28 etkä 28 %, Excel tulkitsee arvon 2 800 %:ksi, jolloin tulos vääristyy satakertaiseksi. T4-sarakkeen kelpoisuustarkistus sallii arvon väliltä -100 %–100 %, mutta yksikkö pitää silti syöttää oikein.

Myös tyhjän seuraavan yhteydenoton päivämäärän täyttäminen arvolla 00.00.0000 tai tekstinä estää asiakkuuden tilan luotettavan seurannan. Päivämäärät syötetään päivämäärinä, ei tekstimuotoisina kopioina sähköpostista.

Älä kirjoita harmaisiin kaavasarakkeisiin R, U, V ja X. Kaavan päälle kirjoitettu arvo voi jäädä huomaamatta ja vaikuttaa 110 valmistellun rivin koontiin, vaikka asiakasrekisterin yksittäinen rivi näyttäisi oikealta.

Kiinnitä taulukko olemassa olevaan myyntirytmiin. Käy Asiakasrekisteri-välilehti läpi joka perjantai ennen myyntipalaveria ja tarkista kaikki tilat Yhteydenotto erääntynyt sekä Yhteydenotto lähestyy. Kuukauden lopussa vertaa verotonta myyntiä laskutusjärjestelmään ennen ALV-aineiston toimittamista.

Kolmen kierroksen toimintatapa

• Maanantaina päivitä uudet liidit, yhteystiedot ja myyntivastaava.
• Perjantaina kirjaa viimeisin yhteydenotto ja seuraava sovittu päivämäärä.
• Kuukauden viimeisenä työpäivänä tarkista veroton myynti, ALV-kanta ja kateprosentti.

Kuva 2 näyttää Myyntiyhteenveto-välilehden koontinäkymän. Sen tunnusluvut sisältävät asiakkaiden kokonaismäärän, aktiiviset asiakkaat, verottoman myynnin, myynnin ALV:n kanssa, keskimääräisen myynnin, keskimääräisen kateprosentin, tarjoukset, voitot ja voittoasteen.

Jos myyntivastaavia on viisi ja jokainen lisää 10 asiakasta kuukaudessa, 50 uuden rivin tarkistus vie vähemmän aikaa, kun valintalistat pidetään käytössä. Kun asiakkaita on yli 110 tai tarvitset tehtävämuistutukset, käyttöoikeudet, laskutuksen ja historiatiedot samaan järjestelmään, siirry taloushallinto- tai CRM-ohjelmaan. Tämä pohja sopii seurannan aloitukseen, ei laskutusjärjestelmän korvikkeeksi.

Ohjeet-välilehti muistuttaa perusasioista

Kuva 3 sisältää syöttöohjeet, tietosuojahuomiot ja valintalistojen lähdetiedot. Pidä se mukana tiedostossa, jotta uusi käyttäjä näkee heti, mitkä solut ovat syöttösoluja ja mitä tietoja ei pidä muuttaa.