Hyvityslasku erittely Excel Pohja - Ilmainen

1. Täytä Hyvityslasku-välilehden vaaleankeltaisiin soluihin yrityksen ja asiakkaan nimi, Y-tunnus ja osoitetiedot.
2. Anna hyvityslaskun numero, hyvityspäivä, alkuperäisen laskun numero, laskun päiväys, maksuehto ja viitenumero.
3. Kirjaa riville tuote tai palvelu, tuotekoodi, alkuperäinen määrä, hyvitettävä määrä, yksikkö ja yksikköhinta ilman ALV:tä.
4. Valitse alennusprosentti, ALV-kanta ja hyvityksen syy. Syötä määrät positiivisina; pohjan otsikko ja erittely osoittavat, että kyse on hyvityksestä.
5. Tarkista sinertävistä laskentakentistä veroton hyvitys, ALV:n määrä ja hyvitys yhteensä.
6. Kirjaa sama hyvitys Hyvitysrivit-välilehdelle, määritä käsittelytila ja vastuuhenkilö. Kaupunki haetaan asiakasluettelosta automaattisesti.
7. Tarkista Yhteenveto-välilehden luvut ja säilytä valmis hyvityslasku sekä siihen liittyvä alkuperäinen lasku kirjanpitoaineistona.

Toiminimiyrittäjän yksittäinen korjaus

Toiminimiyrittäjä tarvitsee hyvityslaskun erittelyn tavallisesti silloin, kun asiakas palauttaa tuotteen, laskulle on tullut hinnoitteluvirhe tai palvelua ei toimitettu sovitusti. Hyvityslasku-välilehdellä täytät esimerkiksi alkuperäisen laskun L-2026-0438, hyvityslaskun HL-2026-001 ja hyvityspäivän 28.08.2026.

Jos hyvität yhden ohjelmistolisenssin hintaan 180,00 € ilman ALV:tä ja kanta on 25,5 %, veroton hyvitys on 180,00 €, ALV 45,90 € ja hyvitys yhteensä 225,90 €. Syötä määrä positiivisena lukuna 1; kaavat laskevat hyvityksen automaattisesti.

Yrityksen kuukausittainen seuranta

Pienen osakeyhtiön (Oy) kirjanpitäjä tai rakennusliikkeen toimistovastaava voi kirjata jokaisen hyvityksen Hyvitysrivit-välilehdelle. Näkyvissä ovat esimerkiksi asiakas, Y-tunnus, alkuperäinen lasku, hyvityksen syy, ALV-kanta, käsittelytila ja vastuuhenkilö.

Kuva 1 näyttää Hyvityslasku-välilehden asiakirjan: yläosassa ovat yritys- ja asiakastiedot, rivitaulukossa sarakkeet A–M ja alhaalla yhteenvedon laskentakentät. Kuva 2 näyttää Hyvitysrivit-välilehden seurantarakenteen, jossa on 100 valmisteltua riviä ja suodatus otsikkorivillä.

Yhteenveto ennen tilinpäätöstä

Yhteenveto-välilehti laskee esimerkiksi hyvitysten lukumäärän, verottoman kokonaismäärän, ALV:n ja keskimääräisen hyvityksen. Kolme kaaviota kokoavat hyvitykset syyn, käsittelytilan ja kuukausittaisen kehityksen mukaan; Ohjeet-välilehti kertoo syöttösolujen ja laskentakaavojen merkityksen.

Alkuperäinen lasku on sidottava hyvitykseen

Hyvityslaskussa pitää pystyä tunnistamaan myyjä, ostaja, Y-tunnus, päiväys ja juokseva laskunumero. Käytännössä tärkein kenttä on alkuperäisen laskun numero, koska hyvitys korjaa tietyn myyntilaskun eikä ole irrallinen miinusmerkintä.

Merkitse myös hyvityksen syy, esimerkiksi virheellinen toimitus tai hinnoitteluvirhe. Pohjassa viitenumero on oma kenttänsä, joten sama hyvitys voidaan kohdistaa pankki- ja kirjanpitokäsittelyssä alkuperäiseen tapahtumaan.

ALV-kanta ratkaisee veron määrän

Vuonna 2026 yleinen ALV-kanta on 25,5 %. Elintarvikkeiden sekä ravintola- ja ateriapalvelujen alennettu kanta on 14 %, ja 10 % koskee muun muassa kirjoja, lääkkeitä, liikuntapalveluja ja majoitusta. Valitse riville todellista myyntiä vastaava kanta, älä oletusarvoa.

Esimerkiksi 2 asennustuntia à 85,00 € tekee 170,00 € verotonta hyvitystä. ALV 25,5 % on 43,35 €, joten loppusumma on 213,35 €. Jos 5 %:n alennus koskee 420,00 €:n konsultointiriviä, veroton hyvitys on 399,00 € ja ALV 25,5 %:lla 101,75 €.

Kirjanpidon tositteet

Hyvityslasku, alkuperäinen lasku ja perustelu kuuluvat kirjanpitoaineistoon. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy; pidä Excelin lisäksi tallessa lähetetty asiakirja ja tositteet.

OmaVero-ilmoituksella myynnin ALV:n määrä pienenee vasta, kun hyvitys on käsitelty oikein ja kohdistettu alkuperäiseen myyntiin. Tämä pohja tukee erittelyä, mutta se ei muodosta virallista sähköistä laskutus- tai kirjanpitoilmoitusta.

Väärä määrä tai miinusmerkki muuttaa lopputuloksen

Ohjeet-välilehti neuvoo syöttämään hyvitettävät määrät positiivisina. Jos kirjoitat määrän −2, kun tarkoitus on hyvittää kaksi kappaletta, kaava voi muodostaa negatiivisen rivin ja hyvityksen kokonaismäärä vääristyy. Kahden 85,00 €:n rivin tapauksessa veroton summa pitäisi olla 170,00 €, ALV 43,35 € ja loppusumma 213,35 €.

Toinen tavallinen virhe on alkuperäisen laskun numeron puuttuminen. Silloin asiakkaan reskontraan voi jäädä 1 000,00 € avoimeksi, vaikka hyvitys on jo lähetetty, ja selvitykseen kuluu helposti tunti.

ALV-kannan vaihtaminen ilman perustetta

Jos 500,00 €:n veroton hyvitys kirjataan 25,5 %:n sijasta 14 %:lla, ALV:n ero on 57,50 €. Yhden rivin virhe on korjattavissa, mutta 20 samanlaista hyvitystä tarkoittaa jo 1 150,00 €:n eroa ilmoitettavassa verossa.

Hyvitysrivit-välilehden valintalista rajoittaa ALV-kannan arvoihin 25,5, 14 ja 10, mutta valinta ei ratkaise tuotteen verokohtelua puolestasi. Tarkista kanta ennen lähettämistä ja varmista, että hyvityksen syy kuvaa tapahtumaa.

Käsittelytila jätetään luonnokseksi

Rivi voi olla laskettu oikein, mutta käsittelytila voi silti olla Luonnos tai Tarkistettava. Tarkistettu-sarake näyttää OK:n vain, kun loppusumma on yli nollan ja tila on Hyväksytty, Lähetetty tai Maksettu. Jos lähetät laskun ilman tätä tarkistusta, avoin työvaihe jää helposti kuukauden vaihteessa huomaamatta.

Yhteenveto-välilehden 3 kaaviota ja käsittelytilakoonti auttavat löytämään keskeneräiset hyvitykset ennen ALV-ilmoitusta ja tilinpäätöstä.

Kytke taulukko laskutuksen katkaisupäivään

Helpoin tapa pitää seuranta elävänä on käsitellä hyvitykset aina samassa yhteydessä kuin myyntireskontra. Varaa esimerkiksi kuukauden viimeisenä työpäivänä 20 minuuttia: suodata Hyvitysrivit-välilehti, tarkista Tarkistettu-sarake ja vertaa Yhteenveto-välilehden summia kirjanpidon raporttiin.

Jos kuukaudessa syntyy 12 hyvitystä ja jokaisen tarkistus kestää 2 minuuttia, rutiini vie 24 minuuttia kuukaudessa. Se on selvästi vähemmän kuin 12 puuttuvan alkuperäisen laskun tai väärän ALV-kannan selvittäminen jälkikäteen.

Pidä syöttö yhdenmukaisena

• Käytä valintalistoja hyvityksen syylle, ALV-kannalle ja käsittelytilalle.
• Kirjaa yksi hyvitys per seurantirivi, vaikka samaan hyvityslaskuun kuuluisi useita tuotteita.
• Merkitse vastuuhenkilöksi se henkilö, joka tarkistaa tai lähettää asiakirjan.
• Älä kirjoita laskentakaavojen sinertäviin soluihin; muokkaa vain vaaleankeltaisia syöttösoluja.

Milloin Excel ei enää riitä

Pohjassa on 100 valmista seurantiriviä ja 100 rivipaikkaa laskuerittelylle. Kun hyvityksiä syntyy esimerkiksi 150 kuukaudessa tai useat käyttäjät käsittelevät niitä samanaikaisesti, taloushallinto-ohjelma on käytännössä turvallisempi ratkaisu kuin rivien jatkuva kopiointi.

Excel sopii yksittäiselle yrittäjälle ja pienelle tiimille, kun alkuperäiset laskut, hyväksynnät ja lähetetyt versiot säilytetään samalla kurinalaisuudella joka kuukausi.