Määrälaskelma rakennushanke Excel Pohja

1. Vaihe 1 — Avaa Määrälaskelma-välilehti ja täytä kohteen nimi, päivämäärä ja laatija. Esimerkkitiedostossa kohde on omakotitalo osoitteessa Kuninkaantie 14, Espoo.
2. Vaihe 2 — Lisää jokainen rakennusosa omalle rivilleen, esimerkiksi maanrakennustyöt, kaivuu ja täyttö, runkotyöt tai pintarakenteet.
3. Vaihe 3 — Kirjoita yksikkö ja määrä. Jos kaivettavaa on 85 m³, merkitse yksiköksi m³ ja määräksi 85.
4. Vaihe 4 — Syötä materiaalin ja työn hinta yhtä yksikköä kohti. Esimerkiksi materiaali 18,00 € / m³ ja työ 42,00 € / m³ tuottavat 85 kuutiolla yhteensä 5 100,00 €.
5. Vaihe 5 — Tarkista rivikohtaiset materiaali-, työ- ja kokonaissummat sekä Osuus %-sarake. Korjaa poikkeavat yksiköt tai hinnat ennen kuin käytät laskelmaa tarjouksessa.
6. Vaihe 6 — Siirry Yhteenveto-välilehdelle ja tarkista kustannusten jakautuminen. Lue lopuksi Ohje-välilehti, jos haluat varmistaa syöttötavan tai pohjan rakenteen.

Urakkatarjous alkaa työvaiheista

Rakennusliikkeen toimistovastaava käyttää taulukkoa ennen tarjouksen lähettämistä, kun piirustuksista pitää saada työmäärät euroiksi. Kirvesmies, jolla on neljä työntekijää, voi erotella esimerkiksi 160 m² seinärunkoa, 420 jm koolausta ja 85 m³ maanrakennusta sen sijaan, että kaikki kirjataan yhdeksi epämääräiseksi rakennuskuluksi.

Määrälaskelma-välilehden kuva 1 näyttää tämän rakenteen konkreettisesti: ensin rakennusosa ja työlaji, sitten yksikkö ja määrä, lopuksi materiaali-, työ- ja kokonaishinta. Kun työvaiheelle on määrä 160 m², materiaalihinta 24,00 € ja työhinta 38,00 € neliöltä, rivin kokonaisarvo on 160 × (24,00 € + 38,00 €) = 9 920,00 €.

Rakennuttajan ja urakoitsijan eri tarpeet

Omakotitalon rakennuttaja tarvitsee määrälaskelman ennen hankintoja ja urakkaneuvotteluja. Hän voi verrata esimerkiksi kolmea kattotarjousta samaa 180 m² kattopinta-alaa vasten, kun taas urakoitsija käyttää pohjaa työmenekin, materiaalin ja oman katteensa tarkistamiseen.

Myös pienen osakeyhtiön (Oy) projektipäällikkö voi käyttää tiedostoa viikoittain työmaan etenemisen seurantaan. Yhteenveto-välilehden kuva 2 kokoaa kustannukset niin, että 48 000,00 €:n hankkeessa esimerkiksi maanrakennuksen 7 200,00 € näkyy 15,0 %:n osuutena.

Milloin taulukko avataan

Tarve syntyy tyypillisesti sesongin alussa, ennen tarjouspyyntöjä, materiaalitilauksia ja työmaan kuukausittaista kustannuskatsausta. Rakennuttajan kannattaa päivittää määrät ennen suuria tilauksia, ei vasta laskujen saavuttua, koska silloin ylimääräinen 12 m³ betonia tai 35 m² eristettä havaitaan ajoissa.

Erottele veroton hinta ja alv

Määrälaskelma on ensisijaisesti kustannus- ja määrälaskelma, joten sinun pitää päättää käytätkö yksikköhintoja verottomina vai arvonlisäverollisina. Yrityksen tarjouslaskennassa veroton hinta on yleensä selkein: jos työ ja materiaali ovat yhteensä 10 000,00 € alv 0 %, yleinen ALV 25,5 % on 2 550,00 € ja asiakkaan laskutettava summa 12 550,00 €.

Yksityishenkilön omakotitalohankkeessa tarjouksia vertaillaan tavallisesti maksettavana loppusummana. Älä kuitenkaan sekoita samaan laskelmaan verottomia materiaalihintoja ja verollisia työhintoja, sillä 4 000,00 €:n ero kustannusarviossa voi syntyä pelkästä verokannan käsittelystä.

Rakentamisen käännetty verovelvollisuus

Rakentamispalvelujen myynnissä yritykselle voi soveltua arvonlisäverolain 8 c §:n käännetty verovelvollisuus, jolloin myyjä ei lisää laskulle alvia ja ostaja ilmoittaa veron. Ehto ei koske automaattisesti jokaista rakennusalan laskua: esimerkiksi yksityiselle kuluttajalle tehtävä työ ei muutu käännetyn verovelvollisuuden laskuksi.

Siksi Määrälaskelma-välilehdelle kannattaa merkitä hinnan veroperuste esimerkiksi työlajin kuvaukseen tai erilliseen omaan muistiinpanoon, mutta älä muuta pohjan rakennetta lisäämällä laskennallista veroa ilman, että tiedät tarjouksen verokäsittelyn. Yhteenveto-välilehden kuva 2 on kustannuskoonti, ei virallinen arvonlisäveroilmoitus OmaVerossa.

Kirjanpidon tositteet syntyvät myöhemmin

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa säilytetään pääsääntöisesti 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta. Säilytä siis laskelma yhdessä tarjousten, tilausten, vastaanottotietojen ja ostolaskujen kanssa, mutta kirjaa kirjanpitoon lopulta tositteiden mukaiset tapahtumat.

Yksikkövirhe moninkertaistaa summan

Tyypillinen virhe on merkitä eristeen määrä kuutioina, vaikka toimittaja hinnoittelee sen neliöinä. Jos seinäpinta-ala on 220 m² ja hinta 19,50 € / m², kustannus on 4 290,00 €. Jos sama luku tulkitaan virheellisesti 220 m³:ksi, tilaus- ja budjettikeskustelu karkaa heti väärälle tasolle.

Tarkista jokaisella rivillä, että Määrä ja Yksikkö kuuluvat yhteen: betoni m³, lattia m², lista juoksumetreinä ja ovet kappaleina. Kuva 1:n erilliset Yksikkö- ja Määrä-sarakkeet ovat juuri tätä tarkistusta varten.

Työ jää pois materiaalin rinnalta

Rakennuttaja saattaa kerätä tarjouksista vain materiaalihinnat ja unohtaa asennuksen. Esimerkiksi 300 m² kipsilevyä hintaan 11,00 € / m² näyttää 3 300,00 €:n kululta, mutta 27,00 € / m²:n asennustyö lisää summaan 8 100,00 €. Todellinen kustannus on tällöin 11 400,00 €, ei 3 300,00 €.

Kun työ ja materiaali syötetään omiin yksikköhintakenttiinsä, puuttuva työ näkyy Työkustannus € -sarakkeessa. Tämä on käytännössä parempi kuin yksi kokonaishinta, koska voit verrata omaa työtä, aliurakkaa ja toimittajan asennusta.

Hukka ja muutostyöt jäävät näkymättömiksi

Jos tilaat tarkasti 100 m² lattiamateriaalia 100 m²:n alalle, sauma- ja leikkaushukka voi pakottaa lisätilaukseen. Jo 8 %:n hukka nostaa tarpeen 108 m²:iin; hinnalla 32,00 € / m² erotus on 256,00 € ennen alvia.

Toinen kallis ongelma on keskeneräisen työn merkitseminen valmiiksi. Jos 6 500,00 €:n kattourakka näkyy valmiina, vaikka pellitykset puuttuvat, Yhteenveto-välilehden kokonaiskuva johtaa väärään maksuvalmiusarvioon ja tilaukset tehdään liian aikaisin.

Juuri tällaisissa hukka- ja muutostilanteissa materiaalimenekin laskenta on tarpeen, jotta 100 m²:n tilauksen rinnalle saadaan näkyviin todellinen menekki ja lisäerien vaikutus kustannuksiin.

Yhdistä päivitys työmaan päätöspisteeseen

Paras hetki päivittää laskelma on samaan aikaan kuin työmaan viikkopalaveri tai perjantain hankintakierros. Kun kirvesmies ja neljän työntekijän tiimi käyvät läpi viikon valmistuneet työvaiheet, Tilanne-sarake päivitetään samalla eikä tieto jää työmaan viestiketjuihin.

Käytä yhtä sovittua vastuuhenkilöä määrien muuttamiseen ja pyydä muilta vain puuttuvat luvut. Jos maanrakennuksesta on toteutunut 72 m³ suunnitellun 85 m³:n sijaan, muuta määrä tai lisää uusi rivi vain silloin, kun kyse on aidosti eri työvaiheesta.

Tee tarkistus ennen tilausta

• Vertaa määrä- ja yksikkötietoa piirustukseen, mittauspöytäkirjaan tai toimittajan tarjoukseen.
• Tarkista, että materiaalihinta ja työhinta ovat molemmat samalla veroperusteella.
• Katso Yhteenveto-välilehdeltä, onko yhden rakennusosan Osuus % noussut poikkeuksellisen suureksi.
• Merkitse Tilanne-sarakkeeseen, onko työ vasta arvioitu, tilattu vai valmis.

Kuva 2 näyttää koontinäkymän, jota kannattaa käyttää viikkopalaverissa, ja kuva 3 näyttää Ohje-välilehden, josta tarkistat pohjan käyttötavan. Säilytä alkuperäinen tiedosto ja tallenna jokaisesta kuukaudesta oma versio, jotta kustannusarvion muutokset eivät katoa.

Milloin Excel ei enää riitä

Excel-pohja sopii yhdelle työmaalle, rajatulle työvaihejoukolle ja tilanteeseen, jossa muutama henkilö päivittää tietoja. Jos hankkeessa on 15 aliurakoitsijaa, yli 1 000 kustannusriviä tai päivittäin muuttuvat määrät, siirry rakennusalan kustannus- tai taloushallinto-ohjelmaan.

Pidä Excel tällöin tarjousvaiheen muistiona, mutta siirrä hyväksytyt määrät ja toteutuneet kustannukset järjestelmään. Näin sama lasku ei päädy kahteen paikkaan eikä 6 000,00 €:n materiaalitilaus jää vain yhden työntekijän koneelle.

Kun hyväksytyt määrät ja toteutuneet kustannukset siirretään järjestelmään, myös työmaan päivittäinen seuranta kannattaa pitää samassa rytmissä, jotta muutokset ja tapahtumat pysyvät kirjassa ajan tasalla.