Jaksotettujen menojen Excel Pohja

1. Avaa välilehti Täsmäytys ja syötä jokaiselle jaksotetulle menolle kirjanpitopäivä, jakson alku ja loppu sekä toimittaja. Näin rivit pysyvät vertailukelpoisina koko kuukauden ajan.
2. Merkitse alkuperäinen summa, jaksotettava prosentti ja jaksotettava summa. Jos lasku on 1 200 € ja jaksotat siitä 3 kuukautta, taulukko auttaa sinua seuraamaan 400 €:n kuukausisummaa.
3. Tarkista tili ja kustannuspaikka ennen tallennusta. Tämä vähentää myöhempiä siirtoja, kun huomaat virheen jo syöttövaiheessa.
4. Siirry Yhteenveto-välilehdelle ja katso kokonaissummat. SUMMA.JOS-tyyppinen koonti auttaa sinua näkemään, paljonko jaksotuksia on yhteensä tileittäin.
5. Käytä Ohjeet-välilehteä, jos tarvitset mallin siitä, miten rivi täytetään oikein. Se on hyödyllinen etenkin silloin, kun useampi henkilö syöttää tietoja samaan tiedostoon.
6. Säädä Asetukset-välilehdellä oletukset, kuten kauden aloitus, valuuttamuoto ja mahdolliset tarkistusrajat. Kun oletukset ovat valmiit, seuraavan kuukauden täsmäytys nopeutuu selvästi.

Jaksotettujen menojen täsmäytys on käytännössä kirjanpidon tarkistuslista niille menoille, jotka eivät kuulu vain yhdelle kuukaudelle. Tyypillisiä ovat vakuutukset, ohjelmistolisenssit, vuokrat, huoltosopimukset ja muut etukäteen maksetut kulut. Kun lasku on esimerkiksi 1 800 € ja se kuuluu kuudelle kuukaudelle, jokaiselle kuukaudelle kuuluu 300 €.

Tätä käyttävät etenkin toiminimiyrittäjä, pienen Oy:n kirjanpitäjä ja toimistovastaava, joka tekee kuukauden päätöstä. Jos yrityksellä on 25 jaksotusriviä ja jokainen on keskimäärin 480 €, puhutaan jo 12 000 €:n aineistosta, joka kannattaa pitää yhdessä taulukossa eikä sähköposteissa.

Kuka tätä käyttää ja milloin tarve syntyy

Tarve syntyy yleensä kuukauden vaihteessa, ennen tilinpäätöstä tai silloin, kun menoja siirretään oikealle kaudelle tuloslaskelmaan. Jos sinulla on vaikka verkkokauppa, jossa on 300 tilausta kuukaudessa, et halua jokaisen laskun jaksotusta tehdä muistista.

Mitä tämä taulukko käytännössä kokoaa

Täsmäytys-välilehti kokoaa laskun päivämäärän, jaksotuskauden, summan, tilin ja erotuksen samaan näkymään. Kun rivi näyttää 1 200 € alkuperäisenä summana ja 1 000 € jaksotettavana osuutena, näet heti, että 200 € jää muulle kaudelle tai pois kirjauksesta.

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa säilytetään 6 vuotta tilikauden päättymistä seuraavan vuoden alusta. Siksi jaksotukset kannattaa dokumentoida niin, että myöhemmin näkyy selvästi, miksi meno kohdistettiin tietylle kaudelle ja millä perusteella summa jaettiin.

Jos ostolasku on 2 500 € + ALV 25,5 %, jaksotus tehdään yleensä verottomasta summasta kirjanpidossa, mutta laskun ALV pitää olla oikein käsitelty OmaVerossa ja ostoreskontrassa. Kun sinulla on 10 tällaista laskua kuussa, yhden virheen vaikutus on helposti satoja euroja väärällä kaudella.

Milloin jaksotus menee kirjanpidossa oikein

Oikea tapa on kirjata meno sille kaudelle, jolle hyöty kohdistuu. Jos maksat 1 440 € vuoden ohjelmistosta, kuukausijaksotus on 120 € kuukaudessa, ei koko summa yhdelle kuukaudelle.

Miksi täsmäytys auttaa tilinpäätöksessä

Tilinpäätöksessä jaksotukset vaikuttavat taseeseen ja tuloslaskelmaan. Kun käytät taulukkoa, jossa alkuperäinen summa, jaksotettu osuus ja erotus näkyvät rinnakkain, huomaat heti, jääkö jokin osa edelleen siirtosaamisiin tai siirtovelkoihin.

Yleisin virhe on kirjata koko meno yhdelle kuukaudelle, vaikka hyöty tulee useammalle kuukaudelle. Jos 3 600 €:n vuosivakuutus kirjataan kerralla kuluksi, yksi kuukausi näyttää liian suurelta ja seuraavat 11 kuukautta liian kevyiltä.

Toinen virhe on unohtaa tarkistaa erotus. Jos taulukossa jaksotettava osuus on 92 % mutta summassa käytät vahingossa 90 %, 5 000 €:n laskulla ero on 100 € — ja jos rivejä on 20, virhe voi kasvaa 2 000 €:oon ennen kuin huomaat sen.

Mitä virhe maksaa käytännössä

Väärä kausitus tekee tuloslaskelmasta harhaanjohtavan ja hankaloittaa kassaseurantaa. Jos sinulla on 8 laskua, joissa jokaisessa on 50 € virhe, hukassa on jo 400 € ja paljon aikaa, kun alat etsiä syytä jälkikäteen.

Miksi käsin tehty vertailu pettää

Käsin tehty tarkistus toimii ehkä viidellä rivillä, mutta ei enää 50 rivillä. Kun rivejä on paljon, LASKE.JOS- ja SUMMA.JOS-tyyppinen tarkistus on käytännössä nopeampi kuin silmämääräinen läpikäynti, ja se vähentää myös tuplakirjauksia.

Paras tapa on sitoa täsmäytys aina samaan hetkeen kuin muukin kuukausityö, esimerkiksi palkanmaksuun tai arvonlisäveroilmoitusen valmisteluun OmaVerossa. Kun teet saman työn aina kuun 2. tai 3. arkipäivänä, siitä tulee rutiini eikä erillinen projekti.

Jos sinulla on 30 jaksotusriviä kuukaudessa ja yhden rivin tarkistus vie 2 minuuttia, koko tarkistus vie noin tunnin. Jos käytät valmista pohjaa ja kopioit edellisen kuukauden välilehden, aikaa voi pudota alle 30 minuuttiin.

Mitkä oikotiet oikeasti toimivat

• Kopioi edellisen kuukauden Täsmäytys-välilehti ja muuta vain päivämäärät ja summat.
• Käytä tietojen kelpoisuustarkistusta, jotta tilit ja kustannuspaikat tulevat valituiksi listasta.
• Lisää ehdollinen muotoilu, joka korostaa erotuksen nollasta poikkeavat rivit.
• Pidä Asetukset-välilehdellä oletuskanta ja kauden nimet valmiina.

Milloin Excel ei enää riitä

Jos rivejä on jatkuvasti satoja kuukaudessa tai usean henkilön pitää tehdä kirjauksia samaan aikaan, taulukko alkaa hidastaa sinua. Silloin on järkevää siirtyä taloushallinto-ohjelmaan, mutta 20–80 rivin kuukausitasolla tämä pohja on edelleen nopein tapa pysyä kärryillä.

20–80 rivin kuukausitasolla tämä pohja toimii edelleen nopeasti, ja rinnalle sopii edustuskulujen vähennyskelpoisuus Excel-pohja, kun haluat tarkistaa samalla myös vähennyskelpoisuuteen liittyvät kirjaukset.