Urakkatarjouksen tarjouslaskenta Excel Pohja

1. Vaihe 1 — Avaa Tarjouslaskenta-välilehti ja tarkista kohteen nimi sekä tarjouspäivä. Pohjan esimerkkikohde on asuinkerrostalo Tuulikuja 5:ssä Espoossa.
2. Vaihe 2 — Lisää jokainen urakan työvaihe omalle rivilleen. Käytä esimerkiksi rivejä maanrakennustöille, perustuksille ja runkotöille.
3. Vaihe 3 — Kirjoita työvaiheen selite, yksikkö ja määrä. Yksikkö voi olla esimerkiksi m³, h, kpl tai erä.
4. Vaihe 4 — Syötä materiaalin ja työn yksikkökustannukset omiin sarakkeisiinsa. Älä yhdistä aliurakkaa materiaalikuluun, jos haluat seurata kustannuksia myöhemmin erikseen.
5. Vaihe 5 — Valitse riskiluokka ja tarkista riskilisäprosentti. Korkean riskin perustusrivillä 20 %:n riskilisä lisää 10 000 €:n välisummaa 2 000 €.
6. Vaihe 6 — Tarkista rivien kustannus yhteensä, kateprosentti ja myyntihinta. Vertaa lopuksi Yhteenveto-välilehden lukuihin ennen tarjouksen lähettämistä.

Kenelle laskelma sopii

Tämä pohja sopii erityisesti pienelle rakennusliikkeelle, pääurakoitsijalle ja rakennusliikkeen toimistovastaavalle, joka kokoaa tarjousta ilman raskasta tarjouslaskentaohjelmaa. Toiminimiyrittäjä voi käyttää sitä yhden talon tai remonttikohteen laskentaan, kun taas pienen osakeyhtiön (Oy) kirjanpitäjä voi tarkistaa, että tarjouksen kustannuspohja vastaa johdon hyväksymää katetavoitetta.

Tarve syntyy yleensä tarjouspyynnön saapuessa, ennen työmaan aloitusta tai sesongin alussa, kun useita kohteita hinnoitellaan peräkkäin. Esimerkiksi kirvesmies, jolla on neljä työntekijää, voi erotella 95 m³ perustuksia ja 420 m³ maanrakennusta sen sijaan, että kaikki kustannukset arvioidaan yhtenä summana.

Mitä kuva 1 näyttää

Tarjouslaskenta-välilehti (kuva 1) alkaa kohteen otsikolla ja tarjouspäivällä. Varsinaisessa taulukossa sarakkeet ovat Nro, Työvaihe, Selite, Yksikkö, Määrä, Materiaali €/yks, Työ €/yks, Materiaalikustannus, Työkustannus, Välisumma, Riskiluokka, Riskilisä %, Riskilisä €, Kustannus yhteensä, Kate % ja Myyntihinta.

Syötät esimerkiksi riville Maanrakennustyöt määräksi 420 m³, materiaalin yksikköhinnaksi 8,50 € ja työn yksikköhinnaksi 12,00 €. Suorat kustannukset ovat tällöin 420 × 8,50 € + 420 × 12,00 € = 8 610,00 €. Kun riville lisätään 18 %:n riskilisä, kustannuspohja on 10 159,80 € ennen katetta.

Työvaihekohtainen laskenta on parempi kuin yksi kokonaissumma

Perustusten, runkotöiden ja maanrakennuksen riskit eivät ole samoja. Kun jokainen vaihe on omalla rivillään, voit muuttaa vain epävarman erän määrää tai hintaa ja nähdä vaikutuksen myyntihintaan ilman koko tarjouksen laskemista uudelleen.

Yhteenveto-välilehti (kuva 2) on tarkoitettu kokonaisuuden tarkistamiseen. Ohje-välilehti (kuva 3) kertoo pohjan käytöstä ja auttaa uutta käyttäjää tulkitsemaan syöttö- ja tulossarakkeita.

Arvonlisävero erotetaan myyntihinnasta

Rakennusliikkeen tarjouksessa ilmoita selvästi, onko hinta arvonlisäveroton vai sisältääkö se ALV:n. Suomessa yleinen arvonlisäverokanta on vuonna 2026 25,5 %. Jos pohjan myyntihinta on 100 000,00 € alv 0 %, asiakkaalle ilmoitettava hinta on 125 500,00 € yleisellä verokannalla.

Rakentamisen käännetty arvonlisäverovelvollisuus voi koskea tiettyjä rakennusalan myyntejä toiselle rakennusalan yritykselle. Silloin laskulle ei merkitä myynnin veroa samalla tavalla kuin kuluttajamyynnissä, vaan laskumerkintä ja ostajan verovelvollisuus on tarkistettava ennen laskutusta. Tarjouslaskennan myyntihinta ei yksin ratkaise tätä käsittelyä.

Tarjouksen kustannuspohja ja kirjanpito

Pidä materiaalit, palkat ja aliurakat tositteiden perusteella erillään. Kirjanpitolaki edellyttää kirjanpitoaineiston säilyttämistä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy, joten toimittajien tarjoukset, määrälaskelmat ja hyväksytyt urakkatarjoukset kannattaa tallentaa laskelman kanssa.

Työvoimakustannukseen ei pidä syöttää vain työntekijän tuntipalkkaa. Jos palkka on 20,00 €/h ja työnantajan palkkasivukuluiksi, lomapalkoiksi ja muiksi henkilöstökuluiksi arvioidaan yhteensä 30 %, laskennallinen kustannus on 26,00 €/h ennen työmaan yleiskuluja. TyEL-maksu, työttömyysvakuutus, sairausvakuutus ja tapaturmavakuutus muodostavat yhdessä merkittävän lisän palkkaan.

Tarjouksen ehdot on kirjoitettava näkyviin

Urakkahinta ei kerro yksin, mitä olet luvannut toimittaa. Kirjaa tarjoukseen vähintään työn laajuus, rajaukset, aikataulu, maksuerät, voimassaoloaika, materiaalien oletukset ja lisä- tai muutostöiden hinnoittelu. Maksuerien sitominen esimerkiksi työn valmistumisasteeseen on käytännössä turvallisempi kuin koko laskutus vasta luovutuksessa.

Maksuerien sitominen työn valmistumisasteeseen vähentää riskiä, mutta jos erä erääntyy silti maksamatta, tarvitaan viivästyskoron laskenta erääntyneille saataville.

Määrävirhe näkyy vasta työmaalla

Yleisin kallis virhe ei ole väärä Excel-kaava vaan liian pieni määrä. Jos perustusten toteutunut betonimäärä on 110 m³, mutta tarjoukseen on syötetty 95 m³, erotus on 15 m³. Materiaalin hinnalla 145,00 €/m³ puuttuva kustannus on jo 2 175,00 € ennen pumppausta, työtä ja mahdollista viivästystä.

Erityisesti maanrakennuksessa massat, kuljetusmatkat ja läjitysmaksut jäävät helposti liian pieniksi. 420 m³:n kaivumäärä ei tarkoita automaattisesti 420 m³:n kuljetusmäärää, koska maa voi löyhtyä kuljetuksessa. Merkitse laskelmaan oletus ja tarkista se ennen tarjouksen sitovaa lähettämistä.

Riskilisä ei korvaa puuttuvaa kustannusriviä

18 %:n riskilisä 8 610,00 €:n kustannukselle on 1 549,80 €. Se ei kuitenkaan korjaa tilannetta, jossa työmaasähkö, nostot, sääsuojat tai aliurakoitsijan työ puuttuvat kokonaan. Jos puuttuva nostokustannus on 4 500,00 €, riskilisä ei tee tarjouksesta kannattavaa.

Toinen käytännön virhe on saman kulun lisääminen sekä työvaiheen yksikköhintaan että erillisenä yleiskuluna. Tarkista ennen tarjouksen hyväksymistä, että esimerkiksi kuljetus on joko materiaalin yksikkökustannuksessa tai omalla rivillään, ei molemmissa.

Kateprosentti lasketaan väärästä perusteesta

Kateprosentti ei ole sama asia kuin kustannukseen lisättävä korotusprosentti. Jos kustannus on 80 000,00 € ja haluat 20 %:n katteen myyntihinnasta, myyntihinnan pitää olla 80 000,00 € / 0,80 = 100 000,00 €. Pelkkä 20 %:n lisäys tuottaisi 96 000,00 € ja katteeksi vain 16 000,00 €, eli 16,7 % myyntihinnasta.

Kun ero on 4 000,00 € yhdessä urakassa, virhe toistuu nopeasti. Kymmenessä samanlaisessa tarjouksessa liian pieni kate tarkoittaa 40 000,00 €:n eroa ennen veroja ja rahoituskuluja.

Lukitse laskennan ajankohta

Älä jätä tarjouslaskentaa satunnaiseksi työksi. Varaa esimerkiksi tiistai-iltapäivä uusille tarjouspyynnöille ja perjantai aamupäivä avoimien laskelmien tarkistamiseen. Kun tarjouksen voimassaoloaika on 14 päivää, tarkistus kannattaa tehdä viimeistään kaksi arkipäivää ennen lähettämistä.

Kytke tarkistus olemassa olevaan rutiiniin: käy seuraavan viikon tarjoukset läpi samalla, kun tarkistat työmaan hankinnat ja palkka-aineiston. Näin laskelma ei jää vain tarjouspyynnön vastaanottopäivän muistin varaan.

Tee tarkistus aina samalla kaavalla

• Tarkista määrä yksiköittäin: esimerkiksi 420 m³, 95 m³ ja tuntimäärä eivät saa perustua samaan vanhentuneeseen työselitykseen.
• Vertaa materiaali- ja aliurakkahintoja viimeisimpiin toimittajien tarjouksiin.
• Varmista, että riskiluokka ja riskilisä vastaavat työmaan epävarmuutta, eivät vain edellisen kohteen oletuksia.
• Tarkista, onko kate laskettu myyntihinnasta vai kustannuksen päälle lisättynä korotuksena.
• Varmista, että alv-käsittely, maksuerät ja tarjouksen rajaukset ovat kirjallisessa tarjouksessa.

Milloin Excel ei enää riitä

Excel-pohja on toimiva, kun tarjouksia on esimerkiksi 5–20 kuukaudessa ja työvaiheita hallitaan muutamalla kymmenellä rivillä. Jos tarjouslaskelmia syntyy 100 kuukaudessa, hinnastot muuttuvat päivittäin tai samaa kustannustietoa tarvitsee yhtä aikaa myynti, työnjohto ja taloushallinto, siirry tarjouslaskenta- tai taloushallinto-ohjelmaan.

Pidä silti hyväksytty Excel-laskelma tallessa PDF:nä tai alkuperäisenä tiedostona. Se helpottaa tilinpäätöksen kustannusvertailua ja osoittaa myöhemmin, millä määrillä, hinnoilla ja katetavoitteella tarjous on tehty.

Kun hyväksytty laskelma on tallessa PDF:nä tai alkuperäisenä tiedostona, samat määrät, hinnat ja katetavoitteet on helppo pitää linjassa myös lisä- ja muutostöiden seurannan kanssa.