Ennakkolaskun seuranta Excel Pohja - Ilmainen

1. Vaihe 1 — Avaa Ennakkolaskut-välilehti ja lisää jokainen ennakkolasku omalle rivilleen. Aloita laskunumerosta ja täytä asiakkaan sekä laskun perustiedot.
2. Vaihe 2 — Syötä laskupäivä ja eräpäivä muodossa PP.KK.VVVV. Tarkista, että eräpäivä vastaa asiakkaalle lähetettyä laskua.
3. Vaihe 3 — Valitse ALV-kanta pudotusvalikosta ja syötä veroton summa. Pohja laskee ALV:n K-sarakkeeseen ja verollisen laskusumman L-sarakkeeseen.
4. Vaihe 4 — Kun maksu saapuu, syötä vastaanotettu summa M-sarakkeeseen ja maksupäivä N-sarakkeeseen. Osasuorituksessa maksamatta oleva saldo jää O-sarakkeeseen.
5. Vaihe 5 — Kun ennakko kohdistetaan lopulliseen laskuun, lisää lopullinen laskunumero R-sarakkeeseen. S-sarake näyttää tällöin tilaksi Kohdistettu.
6. Vaihe 6 — Avaa Yhteenveto-välilehti ja tarkista laskujen kokonaismäärä, maksettu määrä, avoin saldo, maksuaste sekä myöhässä olevat laskut.
7. Vaihe 7 — Käytä Ohjeet-välilehteä kenttien tarkistamiseen ja säilytä laskut sekä maksutositteet kirjanpitoaineiston yhteydessä.

Toiminimiyrittäjä tarvitsee ennakkolaskujen seurannan yleensä silloin, kun asiakkaalta saadaan maksu ennen työn valmistumista. Pienen osakeyhtiön (Oy) kirjanpitäjä taas tarvitsee listan, josta näkee, mitkä ennakot ovat vielä avoinna ja mihin lopulliseen laskuun ne on kohdistettu.

Ennakkolaskut-välilehti (kuva 1) on varsinainen syöttötaulukko. Riveillä 4–103 ovat kentät laskunumerolle, asiakkaalle, Y-tunnukselle, yhteyshenkilölle, kaupungille, lasku- ja eräpäivälle, työn kuvaukselle, ALV-kannalle sekä summille. Keltaisiin syöttösoluihin lisätään myös maksettu määrä, maksupäivä, lopullinen laskunumero ja huomautus.

Kirvesmiehen ennakot ennen työmaan aloitusta

Kirvesmies, jolla on 4 työntekijää, voi laskuttaa materiaalihankintoihin 2 850 € verottoman ennakon. Jos riville valitaan 25,5 % ALV, K-sarakkeeseen tulee 726,75 € ja L-sarakkeeseen yhteensä 3 576,75 €. Kun asiakas maksaa 1 500 €, O-sarakkeeseen jää 2 076,75 €.

Rakennusliikkeen toimistovastaava voi tarkistaa rivin joka perjantai ennen maksukierrosta. Jos eräpäivä on mennyt eikä M-sarakkeessa ole koko laskusummaa, Q-sarake näyttää Myöhässä ja P-sarake kertoo viiveen päivinä.

Yhteenveto tukee kuukauden päätöstä

Yhteenveto-välilehti (kuva 2) kokoaa syöttöalueen tunnusluvut: ennakkolaskujen määrän, laskujen yhteissumman, maksetun summan, maksamatta olevan summan, maksuasteen, myöhässä olevien laskujen määrän ja keskimääräisen ennakkolaskun. Kolme kaaviota näyttävät tilojen lukumäärät, tilojen eurot ja laskupäiviin perustuvan kuukausijaon.

Yhdistyksen rahastonhoitaja voi käyttää samaa rakennetta tapahtuman ennakkomaksuihin, kun taas verkkokaupan 300 tilausta kuukaudessa käsittelevälle yritykselle tämä 100 rivin syöttöalue on liian pieni. Silloin kannattaa siirtää tapahtumat taloushallinto-ohjelmaan ja käyttää Exceliä vain rajattuun täsmäytykseen.

Ennakkolaskun ALV-käsittely ei ratkea pelkän maksupäivän perusteella, vaan sinun on huomioitava veron suorittamisvelvollisuus, laskutus ja oman kirjanpitosi menettely. Pohjan ALV-kenttä on laskentaa varten, ei viranomaisen tekemä verokannan valinta.

Ennakkolaskut-välilehden I4:I103-alueella on pudotusvalikko, jonka vaihtoehdot tulevat U3:V5-taulukosta. Mukana ovat 25,5 %, 14 % ja 10 % -arvot sekä niitä vastaavat selitteet. Kaikki tuotteet ja palvelut eivät kuitenkaan kuulu samaan verokantaan, joten tarkista soveltuva kanta Verohallinnon ajantasaisesta ohjeesta ennen laskun lähettämistä.

Laskuesimerkki verottomasta ennakosta

Jos veroton ennakko on 1 200 € ja soveltuva kanta on 25,5 %, ALV on 306,00 € ja asiakkaalle lähetettävä summa 1 506,00 €. Pohja tekee tämän K- ja L-sarakkeissa automaattisesti. Älä kirjoita laskettua ALV:ta käsin näihin sarakkeisiin.

Laskussa on oltava myyjän ja ostajan nimi ja osoite, myyjän Y-tunnus, juokseva laskunumero, laskupäivä, toimituksen tai työn kuvaus, veroton hinta, verokanta ja ALV:n määrä. Verohallinnon käytännön vaatimukset täyttävä lasku ja kirjanpidon tosite on säilytettävä kirjanpitolain edellyttämän vähimmäisajan, joka on kirjanpitoaineistolle tyypillisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä.

Ilmoittaminen ja kohdistaminen

ALV ilmoitetaan OmaVerossa oman verokautesi mukaan kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain. Ennakkolaskun kirjauksessa on tärkeää, että ennakkomaksu ja myöhempi lopullinen lasku eivät jää kahdeksi erilliseksi myynniksi.

Lisää lopullinen laskunumero R-sarakkeeseen vasta, kun kohdistus on tehty kirjanpidossa. Silloin Q-sarake muuttuu Kohdistettu-tilaan, mutta Excel ei itsessään muodosta hyvityslaskua, kirjanpitovientiä tai ALV-ilmoitusta.

Ennakkolasku näyttää helposti maksetulta, vaikka asiakas olisi maksanut vain osan summasta. Jos syötät M-sarakkeeseen koko laskusumman ennen pankkitilin tarkistamista, O-sarake näyttää nollaa ja Q-sarake Maksettu. Se voi peittää 900 €:n avoimen saatavan.

Osasuoritus merkitään liian myöhään

Oikea tapa on kirjata M-sarakkeeseen vain vastaanotettu summa ja N-sarakkeeseen sen maksupäivä. Esimerkiksi 3 576,75 €:n laskusta maksettu 1 500 € jättää avoimeksi 2 076,75 €. Jos loppumaksu jää viikoksi huomaamatta, toimistovastaava käyttää helposti tunnin pankkitapahtumien ja sähköpostien vertailuun.

Kohdistamaton ennakko jää roikkumaan

Kun lopullinen lasku tehdään, R-sarake on täytettävä. Muuten S-sarake näyttää edelleen Avoin, vaikka raha olisi saatu ja työ toimitettu. Kymmenen kohdistamatonta ennakkoa kuukaudessa tarkoittaa 120 epäselvää riviä vuodessa, jos asiaa ei käsitellä kuukausittain.

Väärä ALV-kanta vääristää laskua

Jos 2 000 €:n verottomaan laskuun valitaan 25,5 %:n sijasta 10 %, ALV:n ero on 310,00 €. Pohja laskee valinnan mukaisen summan oikein, mutta se ei tiedä, mikä kanta kuuluu kyseiseen työhön. Väärä kanta voi johtaa laskun korjaamiseen, kirjanpidon oikaisuun ja virheelliseen ALV-ilmoitukseen.

Myös laskupäivän ja eräpäivän vaihtaminen kesken kuukauden vääristää Yhteenveto-välilehden kuukausisummaa. Kaavio perustuu laskupäivään, ei maksupäivään, joten päivämäärävirhe näkyy koko kuukauden raportoinnissa.

Excel-pohja toimii vain, jos päivität maksut ja kohdistukset samaan aikaan joka kuukausi. Käytännössä paras ajankohta on pankkitilin täsmäytyksen jälkeen ja ennen ALV-ilmoituksen valmistelua OmaVerossa.

Kuukauden viimeinen perjantai

Varaa 20 minuuttia kuukauden viimeiselle perjantaille. Vertaa pankkitiliä M- ja N-sarakkeisiin, suodata Q-sarakkeesta Myöhässä ja käy jokainen avoin saldo läpi asiakkaan kanssa.

• Kirjaa pankissa näkyvä suoritussumma täsmälleen M-sarakkeeseen.
• Lisää maksupäivä N-sarakkeeseen heti saman tarkistuksen aikana.
• Lisää lopullinen laskunumero R-sarakkeeseen, kun kohdistus on tehty.
• Kirjoita T-sarakkeeseen poikkeama, kuten osasuoritus tai hyvityslaskun tarve.

Kuva 3 näyttää Ohjeet-välilehden, jossa kuuden ensimmäisen vaiheen käyttöohjeet ja sarakkeiden kuvaukset ovat vierekkäin. Ohjeissa muistutetaan myös säilyttämään tositteet kirjanpitolain ja oman organisaation säilytysohjeen mukaisesti.

Milloin Excel ei enää riitä

Jos käsittelet 300 ennakkolaskua kuukaudessa tai tarvitset usean käyttäjän samanaikaista kirjausta, tämä pohja ei ole oikea pääjärjestelmä. Se sisältää 100 valmisteltua syöttöriviä, eikä siinä ole verkkolaskujen tuontia, käyttöoikeuksia tai kirjanpitovientejä.

Useimmille pienille yrityksille kuukausittainen tarkistus on parempi kuin satunnainen päivitys. Kun ennakkoja on esimerkiksi 15 ja keskimääräinen lasku on 1 500 €, Yhteenveto näyttää 22 500 €:n kokonaisuuden nopeasti, mutta kirjanpidon lopullinen käsittely on silti tehtävä asianmukaisessa taloushallinnon järjestelmässä.