Projektin kapasiteettisuunnittelu Excel Pohja

1. Avaa Kapasiteettidata-välilehti ja lisää jokaiselle projektille oma rivi. Syötä viikko, päivämäärät, projekti, asiakas, henkilö ja suunnitellut tunnit.
2. Täytä käytettävissä olevat tunnit. Jos yhden henkilön työviikko on 37,5 tuntia ja hänellä on 5 tuntia koulutusta, käytettävissä on 32,5 tuntia.
3. Tarkista, että kuormitusaste muodostuu oikein. Kun suunniteltu työ on 40 tuntia ja käytettävissä 32,5 tuntia, kuormitus on 123,1 %.
4. Siirry Yhteenveto-välilehdelle ja katso, missä viikoissa kapasiteetti ylittyy. Käytä koontia päätöksenteon tukena, älä vain raporttina.
5. Käytä Ohjeet-välilehteä, jos haluat pitää syöttötavan samana eri käyttäjillä. Näin rivit pysyvät vertailukelpoisina.
6. Päivitä taulukko vähintään kerran viikossa. Jos projekti vaihtuu nopeasti, tarkista luvut myös ennen palaveria, jotta päätökset eivät perustu vanhaan kuormaan.

Tätä pohjaa käyttää käytännössä se ihminen, jonka pöydälle kasaantuu monta työjonoa yhtä aikaa. Projektipäällikkö, toimistovastaava, konsulttiyrittäjä ja pienen tiimin vetäjä tarvitsevat saman tiedon: paljonko työaikaa on käytettävissä ja mihin se on jo sitoutunut.

Kuva 1 näyttää Kapasiteettidata-välilehden, jossa jokainen rivi kuvaa yhtä viikkoa, projektia ja henkilöä. Sarakkeet Viikko, Alku-päivä, Loppu-päivä, Projekti, Asiakas, Henkilö, Rooli, Suunnitellut h, Käytettävissä h, Kuormitusaste % ja Vapaa kapasiteetti tekevät työmäärästä vertailukelpoisen.

Miltä tarve näyttää arjessa

Jos sinulla on 4 hengen tiimi ja jokaisella 37,5 tuntia käytettävissä, viikkokapasiteetti on 150 tuntia. Kun projektit vievät 168 tuntia, sinulla on 18 tunnin ylitys jo ennen kuin yksikään uusi työ on kirjattu.

Miksi yksi taulukko riittää alkuun

Useimmille pienille tiimeille erillinen järjestelmä on vielä ylimitoitettu, jos rivejä on muutama kymmentä viikossa. Excel toimii hyvin, kun haluat nopeasti nähdä kuormituksen, verrata henkilöitä keskenään ja siirtää työtä ilman raskasta käyttöönottoa.

Kapasiteettisuunnittelu ei ole vain kalenterin täyttämistä, vaan työn ja vapaan ajan vertaamista. Tässä pohjassa logiikka on suoraviivainen: suunnitellut tunnit jaetaan käytettävissä olevilla tunneilla, ja tuloksena saat kuormitusasteen prosentteina.

Jos yhdellä henkilöllä on 30 tuntia suunniteltua työtä ja 24 tuntia käytettävissä, kuormitus on 125 %. Vapaa kapasiteetti on tällöin -6 tuntia, eli työkuorma on jo ylitetty kuudella tunnilla.

Tekninen tapa on käytännössä paras

Sinun kannattaa laskea kuormitus aina samasta logiikasta, ei käsin arvioimalla. Kun rakenne on vakio, voit käyttää SUMMA- ja JOS-ajattelua myös omissa lisäluvuissasi, vaikka itse pohja hoitaa peruslaskennan valmiiksi.

Mihin rajaan tämä sopii

Kun rivejä on esimerkiksi 50–300 kuukaudessa, Excel on vielä nopea. Jos syötettävää dataa on tuhansia rivejä, tarvitset jo yleensä erillisen taloushallinto- tai projektinhallintajärjestelmän, koska käsin ylläpito alkaa hidastaa päätöksentekoa.

Yleisin virhe on se, että työ arvioidaan optimistisesti ja todellinen kuorma huomataan vasta myöhässä. Kun projektissa luvattiin 80 tuntia ja todellinen tarve onkin 112 tuntia, sinulla on 32 tunnin vajaus, joka syö sekä aikataulun että katteen.

Kuva 2 näyttää Yhteenveto-välilehden, jossa kuormitus näkyy koottuna ja poikkeamat erottuvat nopeasti. Jos yksi henkilö on 140 %:ssa ja toinen 65 %:ssa, työtä pitää siirtää ennen kuin asiakas huomaa viivästyksen.

Ylityö maksaa enemmän kuin luulet

Jos 2 asiantuntijaa tekee kuukaudessa kumpikin 12 tuntia ylitöitä ja tuntihinta on 55 €, lisätyön arvo on 1 320 € kuukaudessa. Se on rahaa, joka olisi voitu säästää aikaisella kuormituksen seurannalla.

Myöhäinen reagointi maksaa myös aikaa

Kun kapasiteetti näkyy vasta kuukausiraportissa, päätökset tulevat liian myöhään. Viikkotasolla tehty tarkistus on käytännössä parempi, koska se antaa sinulle aikaa siirtää tehtäviä, pitää lupaukset ja välttää kiireessä tehtyjä virheitä.

Viikkotarkistuksen jälkeen seuraava käytännön vaihe on kirjata myös ajot erikseen, jotta kilometrien erittely pysyy ajan tasalla.

Paras tapa käyttää pohjaa on sitoa se samaan hetkeen joka viikko. Kun tarkistat kuormituksen esimerkiksi maanantaina ennen viikkopalaveria, taulukko pysyy käytössä eikä jää yhden kokeilun varaan.

Kuva 3 näyttää Ohjeet-välilehden, jossa kerrotaan syöttötapa ja tärkeimmät kentät. Jos kaikki käyttävät samaa kirjaustapaa, vertailu pysyy luotettavana ja rivejä on helpompi lukea.

Kolme käytännön tapaa pitää käyttö elossa

• Kopioi edellisen viikon tai kuukauden rivit ja päivitä vain muuttuneet tiedot.
• Käytä ehtomuotoilua, joka värjää yli 100 % kuormituksen punaiseksi.
• Pidä yksi vastuuhenkilö, joka tarkistaa luvut ennen palaveria ja ennen uusien töiden hyväksymistä.

Milloin Excel ei enää riitä

Jos sinulla on jatkuvasti yli 10 henkilöä, useita rinnakkaisia projekteja ja tarve työajan kirjaukselle päivittäin, erillinen järjestelmä on usein parempi. Silloin kannattaa siirtyä työkaluihin, joissa tuntikirjaus, hyväksyntä ja raportointi ovat samassa kokonaisuudessa.

Silloin myös tasoittumisjakson seuranta kannattaa pitää erillisenä, jotta työajan kirjaukset ja hyväksynnät pysyvät samassa rytmissä.