Matkalasku Excel Pohja

1. Avaa Matkalasku-välilehti ja täytä henkilön, matkan ja kululajin tiedot ensimmäiselle vapaalle riville. Jos matkoja on 8 kuukaudessa, pidä sama rivijako koko ajan samana, jotta koonti pysyy siistinä.
2. Lisää matkan aloitus- ja päättymispäivä, kohdekaupunki, matkan tarkoitus sekä kuittitieto. Kun kuitti on mukana, sinun on helpompi tarkistaa myöhemmin, mikä meno kuuluu millekin matkalle.
3. Syötä kilometrimäärä, km-korvaus €/km ja päivärahan tyyppi. Jos ajat 240 km ja korvaus on 0,57 €/km, kilometrikorvaus on 136,80 €.
4. Kirjaa hotellit, ateriat ja muut kulut omiin sarakkeisiinsa. Näin JOS- ja summa-kaavat voivat erottaa ne koontia varten ilman käsin lajittelua.
5. Tarkista ALV-kanta, ALV € ja korvattava summa € ennen hyväksyntää. Jos matka sisältää 250 € hotellin ja 60 € muita kuluja, koonti näyttää kokonaisuuden heti yhdessä rivissä.
6. Siirry Yhteenveto-välilehdelle ja tarkista, että summat täsmäävät matkalaskujen kanssa. Käytä tätä vaihetta aina ennen kuin lähetät laskelman maksatukseen.
7. Kirjoita hyväksynnän pvm ja tallenna tiedosto samalla tavalla joka kuukausi. Kun teet tämän palkanmaksun tai muun kuukausirutiinin yhteydessä, taulukko pysyy käytössä eikä jää puolivalmiiksi.

Tätä pohjaa käyttää tyypillisesti toiminimiyrittäjä, pienen Oy:n toimistovastaava, projektipäällikkö tai työntekijä, joka matkustaa asiakkaalle ja tarvitsee korvauksen nopeasti oikein. Matkalasku syntyy usein juuri silloin, kun matka, kuitti ja hyväksyntä pitäisi saada samaan pakettiin ennen palkanmaksua tai maksatusaikaa.

Esimerkiksi 4 hengen myyntitiimissä voi kertyä 12 matkaa kuukaudessa. Jos jokaisella matkalla on 3 kuittia, sinulla on jo 36 liitettä, ja ilman selkeää taulukkoa niiden yhdistäminen vie helposti tunnin ylimääräistä aikaa.

Kun matkoja kertyy säännöllisesti

Jos ajat työajoa, vierailet asiakkailla tai käyt seminaareissa, liitteiden seuraaminen käsin muuttuu nopeasti sekavaksi. Kun kirjaat yhden matkan alle sekä kilometrikorvauksen että liitteen nimen, sinä näet heti, mikä meno on jo käsitelty ja mikä puuttuu.

Kun haluat tarkistaa summan ennen maksatusta

Koonti auttaa myös silloin, kun matkakuluja maksetaan kuukausittain. Jos 8 matkasta kertyy esimerkiksi 1 240,50 € korvattavia kuluja, tarkistus on paljon helpompaa kuin erillisten viestien ja kuittikuvien selaaminen.

Matkalaskun perusta tulee käytännössä työnantajan kulukorvauskäytännöistä, kirjanpidon tositteista ja Verohallinnon hyväksymistä korvausperiaatteista. Kun käsittelet työntekijän tai yrittäjän matkakuluja, sinun kannattaa kirjata matkan tarkoitus, päivämäärät, kuitit ja hyväksyntä niin, että tositteet kestävät tarkistuksen.

Verohallinto hyväksyy matkakuluissa vain sen, mikä on dokumentoitu järkevästi. Jos kuitista puuttuu liitteen nimi tai matkan yhteys työhön, sinä joudut myöhemmin etsimään selityksiä, ja se vie aikaa juuri silloin kun maksatuksen pitäisi jo olla menossa.

Liitteet ja säilytys

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa säilytetään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Siksi tämän pohjan liitekentät eivät ole koriste, vaan käytännön tapa sitoa kuitti, päivämäärä ja korvaus samaan tositteeseen.

Kulkulaskelma ja ALV

Jos matkalla on esimerkiksi 250 € hotellikulu ja 60 € aterioita, ALV-käsittely pitää saada oikein jo taulukossa. Kun erottelet ALV-kannan ja ALV € -sarakkeen, sinä vähennät myöhemmän oikaisun riskiä ja helpotat kirjanpitoa.

Kun ALV-käsittely on jo eroteltu taulukkoon, samaa tarkkuutta tarvitaan myös viivästyskorkoihin, ja siksi korkoerittely kannattaa pitää valmiina muistutuslaskua varten.

Yleisin virhe on liitteen puuttuminen tai väärä liitteen nimi. Jos 18 € kuitti on ilman selitystä, sitä joudutaan metsästämään jälkikäteen, ja aikaa kuluu helposti 10–15 minuuttia yhtä tositetta kohti.

Toinen tyypillinen ongelma on kilometrit ja päiväraha laskettu käsin väärin. Jos 240 km:n ajosta merkitään vahingossa 200 km, korvaus heittää heti 22,80 €:lla, kun korvaus on 0,57 €/km.

Myöhästynyt käsittely maksaa työaikaa

Jos matkakuittien yhteenveto tehdään vasta kuun lopussa, sinulla on helposti 20–30 minuuttia per työntekijä pelkkään tarkastamiseen. Viidessä matkalaskussa se tekee jo yli 2 tuntia hukkaa, vaikka itse summat olisivat pieniä.

Puuttuva hyväksyntä hidastaa maksatusta

Ilman esimiehen hyväksyntää matka jää helposti odottamaan. Kun hyväksynnän pvm on oma sarakkeensa, sinä näet heti, onko laskelma valmis vai vielä kesken, eikä raha jää turhaan kiinni.

Kun hyväksynnän pvm on oma sarakkeensa, samalla kannattaa pitää hyvitysten seuranta ajan tasalla, jotta myös hyvitykset etenevät ilman turhaa odottelua.

Paras tapa on sitoa matkalasku samaan rytmiin kuin palkanmaksu tai laskujen hyväksyntä. Kun täytät taulukon esimerkiksi joka kuun 1. ja 15. päivä, sinun ei tarvitse kerätä kuittipinoja viikon lopuksi käsin.

Jos matkoja tulee paljon, kopioi edellisen kuukauden välilehti uuteen tiedostoon ja tyhjennä vain syöttökentät. Näin rakenne pysyy samana ja virheet vähenevät.

Pidä syöttö kurissa

• Käytä tietojen kelpoisuustarkistusta päivämäärille ja euromäärille.
• Lisää ehdollinen muotoilu, joka korostaa tyhjät liitekentät.
• Pidä ALV-kanta valmiina pudotusvalintana, jos käytät samaa pohjaa usein.
• Tee Yhteenveto-välilehdestä aina tarkistuspaikka ennen maksatusta.

Milloin Excel ei enää riitä

Jos matkakuluja syntyy jatkuvasti yli 50 kuukaudessa tai liitteitä on satoja, taulukko alkaa olla hidas ylläpitää. Silloin taloushallinto-ohjelma tai matka- ja kululaskusovellus on yleensä parempi kuin käsin rakennettu Excel.